Różne branże, a przede wszystkim te wydawnicze pozostają obecnie bezradne wobec niedoboru surowca, jakim jest papier. Coś, co do niedawna wydawało się najmniejszym zmartwieniem, obecnie spędza sen z powiek drukarniom i sieciom wydawczym. Co wywołało tak wielkie problemy z pozyskaniem materiału?

Brak papieru na rynku - przyczyny

Przede wszystkim wzrost zapotrzebowania na papier w innych branżach. Na niego zbiegły się zaś dwa czynniki. Pierwszy to konieczność opakowywania jak największej ilości produktów w celach higienicznych. Druga związana jest z zagadnieniami ekologicznymi. Z jednej strony firmy, szczególnie związane z branżą spożywczą, dbają o bezpieczeństwo konsumentów. Nawet owoce i warzywa zyskują osobne pudełka, by jak najbardziej zmniejszyć kontakt kupujących z żywnością. Z drugiej strony usilnie odchodzi się od jednorazowych opakowań plastikowych, dotąd wszechobecnych. Wobec ogromu zanieczyszczeń wywołanych przez wolno rozkładające się tworzywa sztuczne, powraca się do bardziej przyjaznej środowisku tektury. Dodajmy na domiar wszystkiego pandemiczne utrudnienia w transporcie i „kryzys papierniczy” gotowy.

Chociaż artykuły rozpisują się o problemach drukarzy i wydawców książek, problem ten może dotknąć tak naprawdę każde średnie lub duże przedsiębiorstwo. W nich także zużywa się spore ilości papieru, które w skali jednego dnia mogą wydawać się szczątkowe. Jeżeli jednak bierze się pod uwagę wszystkie działy w skali miesiąca lub roku, ilość papieru gwałtownie wzrasta. Drukowanie umów, kontraktów, wniosków, dokumentów informacyjnych, faktur i całej pozostałej dokumentacji to nie tylko koszty związane z papierem. Wliczyć należy bowiem także eksploatację drukarek, tusz itp. A pracownicy zwykle nie oszczędzają specjalnie na tego typu artykułach. Czasem też nie mają możliwości obniżenia ilości produkowanych kartek, ponieważ każda sprawa do załatwienia w firmie wymaga przedłożenia „papierka”.

Brak papieru na rynku - rozwiązaniem są systemy typu EOD

Jak uwolnić firmę z błędnego koła obiegu papieru? Jak zmniejszyć koszty z tym związane i jednocześnie uczynić przedsiębiorstwo przyjaznym środowisku? Największa nadzieja w cyfryzacji. We wprowadzeniu do obiegu dokumentów elektronicznych i załatwianiu spraw tylko i wyłącznie za ich pomocą. Jakie są zalety wdrożenia systemów informatycznych w zastępstwie papieru?

Zaleta nr 1: Oszczędność pieniędzy

Jak już zostało wspomniane wcześniej, papier generuje obecnie o wiele większe koszty niż w latach poprzednich. Jest też trudniejszy do zdobycia, pomimo skutecznych metod odzyskiwania go z makulatury. Jeżeli zastępuje się nim plastik (tekturowe opakowania, talerzyki, sztućce, słomki do napojów, torebki na produkty…), w obiegu musi znaleźć się jeszcze więcej surowca. To dalej nakręca kryzys i grozi dalszymi podwyżkami cen. Po co zatem wciąż korzystać z papieru i obserwować coraz wyższe kwoty na fakturach?

Sama inwestycja w system informatyczny może się inicjalnie wydawać droga, jednak przynosi w dalszej perspektywie sporo korzyści. I nie są one związane jedynie z oszczędzaniem na papierze. Nowoczesne rozwiązania IT wspierają rozwój firmy na wielu płaszczyznach, chociażby takich jak ułatwiona komunikacja, brak opóźnień, lepsza koordynacja zespołami, większa kontrola nad procesami. Zatem nie warto porównywać zysków i strat jedynie w zestawieniu z surowcami, tylko spojrzeć na przemiany w przedsiębiorstwie po wprowadzeniu ulepszeń.

Zaleta nr 2: Ochrona środowiska

Zapotrzebowanie na więcej papieru w obiegu sprawia, że odzysk z makulatury przestaje wystarczać. Trzeba wyciąć jeszcze więcej drzew, jeszcze bardziej nadwyrężyć naturalne ziemskie zasoby. I to w jakim celu? Żeby nadrukować na kartce kilka linijek, tylko po to by jedna osoba przeczytała krótką informację, po czym wyrzuciła dokument do kosza? Czy to nie marnotrawstwo? Oczywiście nie negujemy konieczności drukowania części kluczowej dokumentacji. Jednak zmiana świadomości wpływa także na większą oszczędność materiałów biurowych.

Jeszcze kilka uwag w temacie świadomości właśnie. To co znajduje się w firmowym systemie, ma nie mniejszą wartość informacyjną i sprawczą niż dokumenty papierowe. Proste powiadomienia w systemie, komentarze pod sprawami i czat mogą zastąpić setki papierowych notatek (nota bene wyjątkowo łatwych do zgubienia). Faktura wygenerowana jako załącznik lub pobrana do systemu z maila zostanie przeprocesowana z takim samym priorytetem jak ta papierowa. Tylko skanowanie i odczytywanie wszystkich danych zostanie oszczędzone pracownikom działu księgowości. Wszystko zatem zależy od odpowiedniego nastawienia pracowników w stosunku do nowych, bardziej ekologicznych rozwiązań.

Co jeszcze ważne dla środowiska, to większe pole do manewru jeśli chodzi o zużywane surowce. Firma opierająca się na dokumentacji papierowej nie ma wyjścia: musi kupować kartki. Musi dokładać się do nadmiernej eksploatacji lasów, śladu węglowego z transportu i wyrobu papieru. Nie wie, czy sposób wytwarzania kartek jest ekologiczny, ma na to mały wpływ. Jeśli jednak większość firmowych procesów odbywa się w sposób zdigitalizowany – zużywa się głównie energię elektryczną. A tutaj jest już nieco większe pole do manewru jeśli chodzi o jej ekologiczne źródła. W gestii pracodawcy pozostaje wybór dostawcy prądu lub zapewnienie sobie własnych źródeł, na przykład słonecznych i wiatrowych. Obecnie istnieje coraz więcej możliwości pozyskiwania energii elektrycznej z odnawialnych źródeł. Firmie jest zatem łatwiej utrzymać pracę serwera i komputerów w sposób odpowiedzialny, zrównoważony.

Zaleta nr 3: Porządek i rozwój firmy

To właściwie wartość dodana. Oszczędność papieru to tylko wierzchołek góry lodowej korzyści, jakie można wyciągnąć z implementacji nowoczesnych systemów do obiegu dokumentów. Narzędzia typu EOD, EZD, DMS pozwalają na pozbycie się stert papierów, zmniejszają ilość przechowywanych segregatorów, a więc przywracają porządek w biurach. I to nie tylko fizyczny. Także organizacja i kontrola pracy zostaje znacznie ułatwiona, gdyż przełożony ma dostęp do spraw, może podglądnąć ich stan realizacji, skontrolować poprawność dokumentów przygotowywanych przez pracowników. Może nawet sam nanieść na nie poprawki. Oferowane przez KORSOL narzędzia posiadają funkcję wersjonowania dokumentów, co byłoby nie do pomyślenia w przypadku zmian na papierze.

Wiele narzędzi, takich jak moduły KORSOL, ma też sporo możliwości customizacji, do znaczy dopasowania swoich funkcji do konkretnych potrzeb użytkowników. Część procesów firm jest bardziej skomplikowana i to utrudnia całkowite przejście z dokumentacji papierowej na elektroniczną. Wówczas warto zapytać o możliwości „uszycia” systemu na miarę w celu wprowadzenia jak największych ułatwień. Obieg wniosku zakupowego, dokumentacja fotograficzna, obieg faktur z funkcją OCR, obsługa rekrutacji, obieg wniosku urlopowego oraz szkoleniowego – to tylko kilka przykładów z szerokiej oferty KORSOL. Właściwie 90% pracy biura można przenieść do świata wirtualnego za pomocą modułów integrowanych z istniejącymi już w firmie ERP-ami.

Jak zaoszczędzić pieniądze i papier?

Podsumowując, najlepszym rozwiązaniem na trapiące rynek niedobory surowców jest zrezygnowanie z ich użycia. A przynajmniej ze znacznej minimalizacji naszego zapotrzebowania. Aby nie oznaczało to wyrzeczeń lub zaburzenia płynności pracy, dobrze jest postawić na nowoczesne rozwiązania informatyczne. Przyspieszą procesowanie spraw, pomogą wzmocnić kontrolę wewnętrzną oraz zredukują zużycie papieru. To jeszcze większa niezależność dla przedsiębiorstwa, gdyż staje się ono mniej podatne na różnego rodzaju wahania rynkowe. Z kolei pieniądze oszczędza nie tylko na papierze. Ze względu na bezpieczne przechowywanie danych w jednym środowisku IT, zmniejsza się podatność na wyciek lub zagubienie danych osobowych. Obecnie są one wysoko cenionym kapitałem, którego utrata coraz częściej wiąże się z konsekwencjami prawnymi. Ochrona przed sankcjami spowodowanymi zgubionym lub wyniesionym poza teren firmy dokumentem może okazać się sporą oszczędnością w obliczu kar za naruszenia RODO/GDPR.

Brak papieru na rynku - EOD i ekologia

Warto walczyć o lepsze jutro poprzez ochronę środowiska. W firmach wprowadza się coraz więcej ekologicznych nawyków i ulepszeń, jednak bywają one niewystarczające. Z drugiej strony w kwestii obiegu dokumentów wciąż obstaje się przy tradycyjnych metodach zużywających tony papieru. Może łatwiej, bezpieczniej i taniej będzie zmienić je na systemy DMS?

Polecamy produkty KORSOL dla ekologicznego zarządzania dokumentacją: EOD, Wniosek urlopowy, Dokumentacja fotograficzna, Elektroniczny obieg faktur.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, czym jest EOD i jak może pomóc firmie, kliknij w link do artykułu.

W celu odnalezienia idealnego systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, polecamy ofertę KORSOL wraz ze wszystkimi modułami działu Obieg dokumentu.

Źródło: Forsal