Obieg dokumentu

Wniosek szkoleniowy

szybkie planowanie i akceptacja szkoleń

Obieg wniosku szkoleniowego odbywa się przy użyciu standardowego formularza papierowego.
W trakcie wykonywania pracy zdalnej (np. podczas pandemii Covid-19) pracownik ma problem z fizycznym dostarczeniem formularza do firmy.
Pracownik musi uzyskać pisemną akceptację swojego przełożonego.
Pracownik musi odrębnie zawnioskować o zaliczkę na pokrycie kosztów szkolenia.
Pracownik musi odrębnie zawnioskować do działu kadr o urlop szkoleniowy.
Rozliczenie szkolenia następuje w formie papierowej.
Dział księgowości dokonuje rozliczenia kosztów szkolenia po dostarczeniu przez pracownika papierowego dowodu zakupu.
Czas planowania i akceptacji wniosku szkoleniowego w firmie - do kilku dni.
Czas rozliczenia delegacji - do kilku dni.

Opracowano elektroniczny formularz – wniosek szkoleniowy.
Oprogramowano procedurę workflow sterującą obiegiem wniosków szkoleniowych.
Wprowadzono jednolity rejestr i numerację wniosków dla całego zakładu.
Nadano pracownikom loginy i hasła do systemu, dzięki czemu mają oni dostęp do wniosków zgodnie z zajmowanym stanowiskiem w firmie.
Nadano statusy wnioskom szkoleniowym w zależności od etapu procedury.
Każda zmiana statusu wniosku szkoleniowego powoduje automatyczne przesłanie informacji do wszystkich uprawnionych komórek w firmie.
System „podpowiada” podstawowe dane w trakcie uzupełniania formularza.
System automatycznie pyta o wysokość zaliczki na pokrycie kosztów szkolenia.
Umożliwiono podpięcie skanów faktur do wniosku szkoleniowego.
Zintegrowano system obiegu dokumentów z istniejącym już w firmie systemem kadrowo-płacowym w celu wymiany danych.
Stworzono moduł raportujący szkolenia w różnych konfiguracjach.

Akceptacja wniosku szkoleniowego odbywa się drogą elektroniczną w czasie rzeczywistym.
Każdy uprawniony pracownik ma dostęp do pełnej informacji o wniosku. System podpowiada mu metodę rozliczenia.
Jednolita numeracja wniosków szkoleniowych w całej firmie.
Załączniki do wniosków szkoleniowych przechowywane są w formie elektronicznej.
Możliwość zdalnego złożenia wniosku bez potrzeby fizycznej wizyty w miejscu pracy.
Opis kosztowy wniosku szkoleniowego wykonany przez pracownika eliminuje powielanie tej czynności przez dział księgowości.
Szybki dostęp do historii i dekretacji wniosków szkoleniowych.
Wyeliminowanie możliwości zagubienia lub zniszczenia druku wniosku.
Możliwość generowania zestawień i raportów w szerokim zakresie.
Łatwy eksport zestawień do arkusza kalkulacyjnego Excel.
Skrócono czas planowania i akceptacji wniosku szkoleniowego w firmie do 3 godzin.
Czas rozliczenia delegacji - do godziny.