Księgowość online w firmie – niepotrzebne obawy

Dział księgowości w niemal każdej firmie stanowi odseparowane, specyficzne środowisko. Pracujące w nim osoby wypracowują przez lata własne metody pracy, przynoszące najlepsze efekty w danych okolicznościach. Księgowi i księgowe zwykle ogromną ilość czasu poświęcają na stałe aktualizowanie swojej wiedzy prawnej o finansach. Nie lubią zatem jakichkolwiek zmian, bo zazwyczaj nie mają nawet kiedy się z nimi zapoznać. Często zostają w pracy po godzinach, w „gorących okresach”, ponieważ brakuje rąk do pracy.

Z wyżej wymienionych powodów działy księgowości bywają najbardziej uprzedzone w stosunku do jakichkolwiek nowinek technologicznych w firmie. Nie wynika to z lenistwa czy braku umiejętności. Głównym czynnikiem jest tu właśnie brak czasu, a każda zmiana wymaga jego poświęcenia. Wśród pracowników pokutuje jednak błędne przekonanie, że wszystkie ułatwienia dosłownie wywracają do góry nogami przyjęte metody i organizację. Że wszystkiego trzeba będzie się uczyć nowa, a zaległości błyskawicznie się namnożą, gdy tylko księgowość zacznie testować nowe narzędzia.

Księgowość online w firmie - dedykowane rozwiązania

Księgowi i księgowe często słusznie obawiają się zmian. Szczególnie, jeśli firma decyduje się na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań przenoszących finanse w sferę cyfrową, jednak bez próby wsłuchania się w rzeczywiste potrzeby zainteresowanych działów. Często zarząd wykupuje pudełkowe rozwiązanie, które wymaga dostosowania się pracowników do metod przyjętych przez producenta. A wiadomo, że co firma to inne sposoby prowadzenia ksiąg i inne procedury.

Istnieją jednak systemy EOD, które dopasowują się do potrzeb klienta. KORSOL jest firmą IT, która wszystkie swoje wdrożenia poprzedza dokładną analizą pracy poszczególnych działów i dopiero wówczas przygotowuje odpowiednio customizowany produkt. Customizowany, to znaczy zmodyfikowany tak, by odpowiadał procedurom, nazewnictwu, strukturze organizacyjnej i metodom danego przedsiębiorstwa. KORSOL słucha pracowników odpowiedzialnych za konkretne zadania i w wielu przypadkach wprowadza zmiany pod ich dyktando.

Wyrażanie swoich potrzeb

Co często wprowadza pracowników w błąd podczas rozmów z firmami? Przede wszystkim przekonanie, że wstępnie prezentowane rozwiązania nie podlegają żadnym modyfikacjom. Z naszego doświadczenia wynika, że pracownicy bardzo dosłownie odbierają wszelkie przykładowe materiały oraz nie zawsze rozumieją, iż pokazywany im system ma formę demonstracyjną. Na początek firmy IT starają się przede wszystkim oddać charakter proponowanych rozwiązać i zaprezentować z grubsza ich możliwości. Szczegóły dopasowuje się później. Czasem, w ramach proof of concept, KORSOL przygotowuje prezentacje i wersje testowe już dopasowane do danego klienta. Najważniejsze jednak, by zarówno zarząd jak i pracownicy mieli świadomość, że możliwości modyfikacji wersji pokazowej systemu są ogromne. Wystarczy jasno komunikować swoje potrzeby i nie bać się pytać o potrzebne ułatwienia. Na spotkaniach (organizowanych online bądź stacjonarnie) chętnie rozwiewamy wszelkie wątpliwości.

Jakie narzędzia dla księgowości online proponuje KORSOL?

Oto ułatwienia dla działów księgowych, o które najczęściej pytają nasi klienci:

• Elektroniczny obieg faktur – ułatwione zarządzanie dokumentami księgowymi.
• OCR - automatyczne zaczytywanie faktur do systemu.
• Rozliczenie delegacji – pełne i szybkie sprawozdania oraz wydatki z wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych.
• Rejestr kontraktów – ułatwione rozliczenie kosztów, umowy długoterminowe.
• Faktura zbiorcza za paliwo - nowelizacja z 2019, łatwe rozliczanie samochodów firmowych według obowiązujących przepisów.
• Wniosek Zakupowy – krótki czas obiegu, zestawienia i raportowanie.
• Poczta elektroniczna – szybkie i bezpieczne przesyłanie wiadomości wewnątrz firmy.
• Kalendarz – ustawianie ważnych dat i przypomnień o zbliżającym się deadline.

KORSOL – księgowość online w firmie

To oczywiście tylko ułamek naszych możliwości. Jeśli tylko firma odczuwa nadmierne obciążenie papierową dokumentacją, bądź ilością wykonywanych czynności, polecamy kontakt z KORSOL. Zwykle już kilka minut rozmowy z naszymi handlowcami pozwala przekonać się, czy dedykowane systemy informatyczne są dla Państwa. Jeszcze większe zalety mają spotkania i wideokonferencje ze specjalistami KORSOL. W ich trakcie służymy radą i doświadczeniem w tworzeniu ułatwień dla księgowości oraz pozostałych działów.

Zapraszamy do niezobowiązującego kontaktu przez nasz komunikator Messenger, poprzez wiadomość email na Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub do rozmowy telefonicznej +48 32 494 50 50.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, czym jest EOD i jak może pomóc firmie, kliknij w link do artykułu.

W celu odnalezienia idealnego systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, polecamy ofertę KORSOL wraz ze wszystkimi modułami działu Księgowość.