Wiele firm nie decyduje się jednak na ten krok, ponieważ zwyczajnie nie wiedzą, od czego zacząć. W jaki sposób dokonać analizy przedstawianych ofert? Na co zwrócić uwagę podczas poszukiwania idealnego EOD? O co pytać potencjalnych dostawców takiego systemu? Podpowiadamy, jak wybrać EOD, czego się wystrzegać, a czego oczekiwać od swojego producenta IT.

1. Zgodność ze specyfiką firmy

Sprawdzenie zgodności produktu ze specyfiką przedsiębiorstwa to pierwszy, najbardziej ogólny etap przygotowań do zakupu systemu EOD. Należy przyjrzeć się swojej firmie „z boku” i przemyśleć jej główne potrzeby. Jakie działy mają największy problem z komunikacją? Gdzie procesuje się najwięcej dokumentów? Który element pracy przedsiębiorstwa uznajemy za najbardziej kluczowy dla jego rozwoju? Odpowiedzi na te pytania pozwolą ustalić później priorytety podczas wdrażania kolejnych rozwiązań EOD. Producent oprogramowania uzyska wówczas także dokładniejsze oczekiwania ze strony klienta i będzie mógł w miarę możliwości dopasować narzędzia i procesy do zakomunikowanych potrzeb. W innym wypadku, zaproponuje gotowe, uniwersalne (może nawet pudełkowe) produkty, które niekoniecznie przyniosą odpowiednie rezultaty. Wiele firm dbających o dobro zgłaszających się przedsiębiorstw jest w stanie doradzić i zaproponować analizę potrzeb, jednak również one niewiele zdziałają, jeśli klient nie będzie świadomy źródła własnych problemów.

2. Rodzaj dokumentów obecnych w obiegu

W celu opracowania jak najbardziej przyjaznego front-endu danej aplikacji do EOD, należy ustalić, jakie dokumenty będą w nim najczęściej procesowane i jakie czynności wykona na nich użytkownik. To pozwoli na ułożenie czytelnych i przydatnych formatek oraz wygodnych pasków narzędzi. Poniżej przykłady dokumentów, które najczęściej trafiają w elektroniczny obieg w firmach. Warto wykorzystać ten spis jako checklistę podczas analizy potrzeb i sprawdzić, czy Twoją firmę interesuje:

- elektroniczny obieg dokumentów księgowych

- elektroniczny obieg faktur

- elektroniczny obieg wniosków zakupowych

- elektroniczny obieg przepustek

- elektroniczny obieg umów

- elektroniczny obieg reklamacji

- elektroniczny obieg dokumentacji magazynowej

- elektroniczny obieg dokumentów kadrowych

- elektroniczny obieg listów przewozowych

- elektroniczne rozliczanie samochodu służbowego i delegacji

To oczywiście tylko niewielki odsetek wszystkich pism przetwarzanych wewnątrz przedsiębiorstw, jednak lista wskazuje te najczęściej spotykane.

3. Intuicyjność

Jeśli firma wprowadza do użytku nowy system, w zamierzeniu ma zwykle ułatwienie pracy różnych działów, a nie dodatkowe jej skomplikowanie. Zatem użyte w tym celu narzędzie nie może wymagać od pracowników wybitnych umiejętności informatycznych. Każdy, nawet największy laik, powinien z łatwością sam dojść do tego, jak obsłużyć dany proces. Pamiętajmy, iż część kadry stanowią osoby starsze, które nie miały całe życie styczności z technologią, a jednak stanowią ważny zasób dla firmy ze względu na wiedzę i doświadczenie. Takim pracownikom również należy dać szansę przystosowania się do nowych narzędzi, dlatego system do elektronicznego obiegu dokumentów musi być jak najbardziej intuicyjny. Kupujący ma więc obowiązek zwrócić uwagę na to, czy system został stworzony lub przetłumaczony na język polski, czy jasno prowadzi użytkownika i pozwala odszukać żądane funkcje oraz czy posiada wgrane procedury. Można zapytać producenta o schemat notacji BPMN, by prześledzić przejrzystość i logikę kolejnych etapów.

4. Procedury

Jeśli jesteśmy już przy temacie procedur, to należy podkreślić ich wagę w systemach do elektronicznego obiegu dokumentów. Wprowadzenie jakiegokolwiek workflow stanowi ogromne ułatwienie w pracy nad dokumentacją. Istnieje mniejsze ryzyko zagubienia pism, trafiają one wyłącznie do osób odpowiedzialnych za dany etap. Trudniej również o opóźnienia, gdyż system przypomina o konieczności wykonania części procesu. Następuje także znaczna eliminacja błędów, ponieważ każdy etap posiada przypisane konkretne czynności i bez ich poprawnego wykonania system nie „przepuszcza” procedury dalej. Osoby nadzorujące całość dokumentacji mają wgląd we wszystkie procedury i mogą sprawnie filtrować rejestry według stopnia zaawansowania danego procesu obiegu. Dobre firmy IT konstruują procedury na zamówienie, pod dyktando klienta i nie próbują narzucać gotowych rozwiązań. Warto również zwrócić uwagę właśnie na tego typu otwartość na klienta pod względem dopasowywania procesów do metod własnych danej firmy.

5. Praca wspólna na dokumentach

Nawet najlepszy system traci na wydajności, jeśli produkowana jest w nim niepotrzebna nadwyżka dokumentów. W teczkach i sprawach powstaje bałagan, a pracownikom trudno odnaleźć właściwy plik. Jeśli nad stworzeniem lub wypełnieniem jednego pisma pracuje kilka do kilkunastu osób, sprawa się jeszcze bardziej komplikuje. W tej sytuacji bardzo pomocne okazuje się wersjonowanie dokumentów oraz możliwość prowadzenia dyskusji do nich przypisanej. Wielką wartością systemu EOD, której należy zawsze szukać podczas analiz rynkowych jest właśnie prowadzenie grupowych prac nad dokumentami. W czasie pandemii Covid-19 oraz w obliczu miesięcy pracy zdalnej okazało się, jak bardzo potrzebujemy szybkiej, sprawnej i przede wszystkim uporządkowanej pracy w wirtualnej grupie. Kilka osób posiadających uprawnienia i są odpowiedzialnych za stworzenie danego dokumentu może pracować na jednym załączniku, który edytują, po czym następuje automatyczne nadpisanie nowej wersji w systemie. Dobre narzędzie wyświetli datę i godzinę ostatniej aktualizacji. Jeszcze lepsza sytuacja następuje, gdy po otwarciu okienka danego dokumentu można przełączyć się na zakładkę czatu, w którym kolejni pracownicy zamieszczają komentarze lub informują o zmianach wprowadzonych do dokumentu. Zwierzchnik, który na przykład podczas lockdownu nie może zebrać swojego zespołu na spotkaniu, z łatwością prześledzi dyskusję nad danym dokumentem i błyskawicznie wdroży się w proces. To nieoceniona cecha systemu EOD, jeśli chodzi o sprawny przepływ informacji.

6. Szkolenia

Dobry dostawca rozwiązań IT nie poprzestaje na sprzedaniu produktu. Jeśli obie strony mają być zadowolone z transakcji, należy zadbać również o szkolenie pracowników. Nawet bardzo intuicyjne programy dobrze jest przećwiczyć wraz z producentem/dystrybutorem, ponieważ to znacznie przyśpieszy proces wdrażania użytkowników. Szkolący są także w stanie podpowiedzieć „drogi na skróty” i uczulić przed praktykami, które mogą potencjalnie zaburzać właściwe i uporządkowane funkcjonowanie sprzedawanego produktu. Ważne jest także nawiązanie kontaktu pomiędzy specjalistami IT sprzedającego oraz klienta, ponieważ to oni w przyszłości będą współpracować nad zmianami i ulepszeniami. Dobra komunikacja z firmą oraz gotować przeprowadzenia szkoleń to z pewnością zaleta, której należy szukać u potencjalnych dostawców EOD.

7. Skalowalność

Każda firma nastawiona jest na rozwój. Stałe zwiększanie obrotów, zysków, zasobów ludzkich oraz wchodzenie na coraz to nowe obszary działalności to marzenie prawdopodobnie większości przedsiębiorców. Wraz z takimi zmianami podąża przepływ dokumentów, których strumień rozszerza się. Niektóre firmy produkujące narzędzia EOD nie rozumieją jednak tej prostej zależności i na nie należy uważać. W razie jakiegokolwiek rozszerzenia działalności klienta, system obiegu dokumentów powinien się dostosować i zachować jak największą wydajność. Trzeba zatem za każdym razem pytać producenta o skalowalność systemu oraz jego możliwości zapewnienia odpowiedniej infrastruktury, jeśli system nie jest postawiony w wersji „on premise” u klienta. A nawet jeśli jest, powinna być zawsze możliwość przejścia do dostawcy zewnętrznej infrastruktury, w momencie, gdy ta dostępna na miejscu przestaje wystarczać. Chyba każda firma życzy sobie takiego rozwoju i takich nowych potrzeb, jednak zanim te się pojawią, warto mieć system gotowy na rozwój. Trudno bowiem o większy paradoks, gdy przedsiębiorca decyduje się na EOD w celu przyspieszenia rozwoju, a w razie sukcesu, to samo narzędzie okazuje się hamulcem.

8. Elastyczność

To prawdopodobnie najtrudniejszy temat z podejmowanych w tym artykule. Na czym polega elastyczność systemu EOD? Przede wszystkim na gotowości producenta do wprowadzania zmian na życzenie klienta oraz na konstruowaniu zupełnie nowych modułów, których nie ma nawet w ofercie. To ostateczny dowód na otwartość w stosunku do zamawiających. O dziwo, wykazują się nią zwykle mniejsze firmy, ponieważ im większa korporacja, im więcej ma klientów, tym mniej pozostawia sobie czasu na rozwiązania customowe. Łatwiej sprzedawać wersje pudełkowe, które jednak niestety wymuszają na kliencie dostosowanie się do narzuconych metod i procesów. A właśnie te niejednokrotnie stanowią główny zasób firm i ich indywidualną receptę na sukces. Zmuszanie wszystkich do działania według jednego schematu może hamować rozwój gospodarczy i utrudniać konkurowanie na rynku. Podczas rozmów z potencjalnym dostawcą usług IT warto nakreślić sytuację, w której firma wymyśla autorską metodę pracy, wytwarza swoje własne, wewnętrzne dokumenty wymagające utworzenia formatki lub potrzebuje zupełnie nowego modułu. Jeśli twórca EOD wyrazi gotowość do współpracy przy zwiększaniu customizacji, to wyraźny znak, że współpraca będzie toczyła się z korzyścią dla klienta. To dobrze rokuje, nawet jeśli ostateczna cena usług będzie wyższa. Warto rozważyć taką kandydaturę pomimo wymaganej większej inwestycji, ponieważ jest rozwojowa. Często zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorca decyduje się na tańsze, pudełkowe rozwiązanie, a w razie przeprowadzenia zmian w wewnętrznych procedurach zderza się ze ścianą. Musi wówczas, zamiast dokonywania poprawek w poszczególnych funkcjonalnościach, kupić zupełnie nowy system. W takiej sytuacji inwestycja przedstawia się w zupełnie innym świetle, ponieważ na dłuższą metę taka firma po prostu traci pieniądze. To standardowy dylemat pomiędzy ilością i jakością oraz odłożoną gratyfikacją, na jaki bardzo często natrafiają przedsiębiorcy. Decyzja, kiedy i ile pieniędzy wydadzą należy do nich.

9. Zgodność z RODO

Wewnętrzna dokumentacja firmowa to ogrom danych osobowych. Szczególnie wrażliwymi danymi operują działy kadr i księgowości, choć pozostałe departamenty nie są wolne od niebezpieczeństw z tym związanych. Informacje o płacach, stanie zdrowia, rodzinie, doświadczeniu zawodowym, karach i nagrodach – to wszystko pozostaje w posiadaniu pracodawcy i jego obowiązkiem jest zapewnienie bezpiecznego środowiska przechowywania danych. Bezpiecznego w dwóch aspektach. Po pierwsze system musi chronić zasoby przed wyciekiem na zewnątrz, po drugie powinien zapewnić odpowiednią prywatność wewnątrz samego przedsiębiorstwa. Zatrudnieni (oczywiście oprócz osób specjalnie do tego wydelegowanych) nie mogą obserwować wrażliwych danych na temat współpracowników. Właśnie w tym celu dobre systemy EOD rozbudowują swoje funkcje dostępu. Administrator udziela uprawnień osobom zalogowanym na konkretne loginy, tak by dawka dostępnych informacji odpowiadała przydzielonym obowiązkom. Team leader musi wiedzieć więcej o pracownikach (na przykład w kwestii akcji podejmowanych w systemie) niż stażysta. Z kolei kadrowa, której zadaniem jest między innymi nadzór nad ważnością badań i szkoleń, potrzebuje niemal nieograniczonego dostępu do danych pracowników. W trakcie wyboru odpowiedniego narzędzia wspomagającego elektroniczny obieg dokumentów, warto zapytać o poziom zaawansowania oraz elastyczność metody nadawania uprawnień przyjętej przez dostawcę EOD.

10. Opieka serwisowa

Raz stworzony i uruchomiony system nie będzie działał bez zakłóceń w nieskończoność i nie zakładamy absolutnie wadliwości lub złego zaprojektowania takich rozwiązań. Serwis produktów informatycznych nie jest bowiem związany wyłącznie z naprawą usterek (choć i to oferuje), a przede wszystkim z utrzymaniem ich w dobrym stanie oraz zapobieganiem zakłóceń. To dbanie o aktualizacje, nowe wtyczki, reakcje na pojawiające się wciąż nowe możliwości i zagrożenia. Podczas researchu wśród firm informatycznych należy pytać o gotowość wprowadzania zmian w systemie (o czym wspomniano już w punkcie 8). Dobrze jest również w jasny sposób ustalić warunki takich działań: czy podlegają one pod standardowy serwis oferowany przez firmę, czy wchodzą w zakres płatnej tzw. gotowości na reakcję, czy to zupełnie osobna pozycja w ofercie. Bez względu na sposób, w jaki firma informatyczna rozlicza godziny serwisowe, nie należy pomijać tego punktu. Bez utrzymania systemu oraz aktualizacji EOD będzie działać bez zakłóceń najwyżej kilka miesięcy. Później brak odpowiedniej opieki staje się coraz bardziej niebezpieczny. Przedsiębiorcy wierzą czasem, że uda im się zaoszczędzić na rezygnacji z opłat serwisowych, a później muszą wydawać horrendalne kwoty na odzyskiwanie danych w razie wycieku lub awarii systemu. Cierpi na tym płynność produkcji, finanse oraz wizerunek marki. Serwis należy więc traktować jako nieodłączną część kupowanego pakietu EOD.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, czym jest EOD i jak może pomóc firmie, kliknij w link do artykułu.

W celu odnalezienia idealnego systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, polecamy ofertę KORSOL wraz ze wszystkimi modułami działu Obieg dokumentu.