Obieg dokumentu
Wniosek Urlopowy
złożenie wniosku i odpowiedź szybsze niż kiedykolwiek
Stan zastany
- Obieg wniosku urlopowego (karty urlopowej) w formie papierowej.
- Pracownik wypisuje papierowy wniosek urlopowy, przedkłada go do podpisu przełożonemu, a następnie dostarcza do działu kadr w celu weryfikacji i odnotowania absencji.
- Dział kadr sprawdza w systemie kadrowo-płacowym ilość przysługujących dni urlopu we wnioskowanym okresie.
- Po weryfikacji pracownikowi zostaje przyznany urlop lub wniosek zostaje odrzucony.
- Pracownik musi kontaktować się z działem kadr, aby dowiedzieć się o wymiarze urlopu lub o akceptacji wniosku.
- Czas obiegu wniosku w firmie: do kilku dni.
Wdrożenie
- Opracowano elektroniczny formularz wniosku urlopowego (WU).
- Oprogramowano procedurę workflow sterującą obiegiem WU.
- Nadano statusy WU:
- NOWY – wystawienie wniosku,
- W AKCEPTACJI – wysłanie wniosku do akceptacji,
- ZAAKCEPTOWANY – wyrażenie zgody na urlop,
- ODRZUCONY – brak akceptacji przełożonego,
- ANULOWANY – anulowanie wniosku.
- Nadano pracownikom loginy i hasła dostępu do systemu.
- Każda zmiana statusu WU, powoduje automatyczne przesłanie informacji do uprawnionych komórek w firmie.
- Zintegrowano system obiegu dokumentów z istniejącym systemem kadrowo-płacowym, w celu wymiany informacji.
- Wprowadzono automatyczną kontrolę wypisywanego WU.
- Opracowano moduł zestawień raportujący WU, ilość dni urlopów wykorzystanych przez pracowników, itp.
pełna
kontrola
bezpieczeństwo
i pewność
oszczędność
czasu
czysty
zysk
wzrost
efektywności
gwarantowany
sukces
Korzyści
- Ryzyko zagubienia wniosku papierowego wyeliminowano do zera.
- Obieg WU w firmie skrócono do 3 godzin.
- Dostęp do informacji nt. WU na każdym etapie procedury.
- Możliwość podejmowania decyzji dotyczącej WU, podczas przebywania poza terenem zakładu.
- Możliwość efektywnego zarządzania terminami urlopów pracowników.
- Ułatwiona organizacja pracy działu i rozlokowania zasobów ludzkich.
- Dostępna pełna lub uproszczona historia dekretacji widoczna bezpośrednio na dokumencie WU.
- Wyeliminowana konieczność ręcznego uzupełniania absencji w istniejącym systemie kadrowo-płacowym.
- Pracownik ma dostęp do pełnej informacji związanej z urlopem.
- Możliwość generowania zestawień i informacji o WU w formie tabel zbiorczych lub indywidualnych dla działu kadr oraz przełożonych pracowników.
- Łatwy eksport zestawień do arkusza kalkulacyjnego Excel.
