Obieg dokumentu
Elektroniczny Obieg faktur
ułatwienie w zarządzaniu dokumentami księgowymi
Stan zastany
- W firmie istnieje kilka miejsc, do których wpływają faktury zakupu.
- Faktura wpływa do firmy w formie papierowej lub elektronicznej.
- Faktura zostaje zarejestrowana i opisana merytorycznie na odwrocie lub osobnej kartce przez osobę odpowiedzialną za dany zakup.
- Dokument faktury musi zostać przekazany do każdego z działów, który dokonał zakupu.
- Następnie faktura trafia do osób akceptujących je do zapłaty.
- Faktura wraz z opisami trafia do działu finansowo-księgowego.
- Czas obiegu faktury w firmie od momentu wpłynięcia do momentu zapłaty - 30 dni roboczych.
- Istnieje ryzyko zagubienia lub zniszczenia faktury.
- Istnieje ryzyko przekroczenia terminu płatności faktury.
Wdrożenie
- W firmie stworzono jedno miejsce wpływu faktur zakupu.
- Oprogramowano procedurę workflow sterującą obiegiem faktury.
- Papierowa faktura zakupu zostaje zeskanowana i wprowadzona do systemu.
- Elektroniczna faktura zakupu zostaje wprowadzona do systemu.
- Oryginalna wersja faktury od razu trafia do działu księgowości.
- Stworzono elektroniczny dziennik faktur.
- Stworzono możliwość zdalnej kontroli merytorycznej faktur oraz ich elektronicznego opisu.
- Stworzono możliwość dodawania komentarzy do faktur.
- Stworzono system kontroli i akceptacji faktur przez przełożonych.
- Nadano pracownikom loginy i hasła do systemu, dzięki temu mają oni dostęp do faktury związanej ze stanowiskiem i obowiązkami, które pełnią w firmie.
- Zintegrowano system obiegu z istniejącym systemem finansowym w celu automatycznego eksportu dekretu faktury i synchronizacji słowników.
- Dostosowano elektroniczny obieg faktury do istniejącej struktury organizacyjnej firmy.
- Stworzono moduł zestawień faktur raportujący dane pomocne w zarządzaniu finansami firmy na różnych poziomach organizacyjnych.
pełna
kontrola
bezpieczeństwo
i pewność
oszczędność
czasu
czysty
zysk
wzrost
efektywności
gwarantowany
sukces
Korzyści
- Wyeliminowanie możliwości zagubienia lub zniszczenia faktury.
- Dostęp do faktury dla wszystkich uprawnionych pracowników jest możliwy zaraz po jej zarejestrowaniu w dzienniku faktur.
- Łatwość wyszukiwania konkretnych faktur bez względu na datę ich rejestracji.
- Możliwość dokonywania opisu faktury przez kilka osób, niezależnie od siebie, w tym samym czasie.
- Łatwiejsze planowanie i wykonanie budżetu.
- Utrudniono dokonywanie oszustw i wyłudzeń.
- Możliwość stałego monitorowania dokumentu faktury, jej opisów oraz płatności.
- Szybki dostęp do historii dekretacji faktury.
- Opis faktury dokonany przez pracownika eliminuje powielanie tej czynności przez dział księgowości.
- Możliwość generowania zestawień i raportów w szerokim zakresie.
- Obieg faktury w firmie skrócono nawet do 3 godzin.
- Łatwy eksport zestawień do arkusza kalkulacyjnego Excel.
