Obieg dokumentu
Elektroniczny obieg dokumentu
elektroniczny obieg korespondencji w firmie
Stan zastany
- Korespondencja wpływa do firmy kilkoma różnymi drogami, głównie w formie papierowej.
- W firmie prowadzony jest papierowy dziennik korespondencji.
- Każdy rodzaj korespondencji przychodzącej przekazywany jest do Zarządu firmy w celu dekretacji.
- Pisma niższej rangi wysyłane są za pośrednictwem poczty e-mail.
- Korespondencja wychodząca tworzona jest w formie papierowej w kilku egzemplarzach.
- Korespondencja wychodząca wymaga akceptacji i podpisów przełożonych na różnych szczeblach organizacyjnych.
- Po uzyskaniu wymaganych akceptacji pismo wychodzące rejestrowane jest w papierowym dzienniku korespondencji.
- Dopiero po rejestracji pismo wysyłane jest do adresata.
Wdrożenie
- Stworzono elektroniczny dziennik korespondencji.
- Wprowadzono jednolity rejestr i numerację korespondencji.
- Umożliwiono rejestrację pism wchodzących do firmy w kilku miejscach, przy zachowaniu jednolitej numeracji w dzienniku elektronicznym.
- Korespondencja przychodząca została podzielona na kategorie, dla faktur został stworzony odrębny rejestr.
- Pismo przychodzące jest skanowane i wprowadzone do systemu.
- Dekretacja pisma następuje w sposób elektroniczny.
- Umożliwiono zdalne wydanie polecenia przez przełożonych w formie komentarza do pisma.
- Umożliwiono tworzenie i wysyłanie korespondencji wychodzącej w sposób elektroniczny.
- Stworzono elektroniczny system akceptacji pisma na różnych poziomach organizacyjnych.
- Nadano statusy korespondencji, w zależności od tego na jakim etapie się znajduje.
- Nadano pracownikom loginy i hasła do systemu, dzięki temu mają oni dostęp do korespondencji związanej ze stanowiskiem i obowiązkami, które pełnią w firmie.
- Dostosowano elektroniczny obieg korespondencji do istniejącej struktury organizacyjnej firmy.
- Stworzono moduł rejestrów/zestawień raportujący informacje np. o przebiegu korespondencji z kontrahentami.
pełna
kontrola
bezpieczeństwo
i pewność
oszczędność
czasu
czysty
zysk
wzrost
efektywności
gwarantowany
sukces
Korzyści
- Wyeliminowanie możliwości zagubienia lub zniszczenia pisma.
- Wyeliminowanie papierowego dziennik korespondencji.
- Wyeliminowanie dublowania się numeracji korespondencji.
- Dostęp do pisma dla wszystkich uprawnionych pracowników jest możliwy zaraz po jego zadekretowaniu.
- Możliwość załatwiania spraw związanych z korespondencją niezależnie od siebie, w tym samym czasie przez różne działy.
- Możliwość dodawania komentarzy do pisma, przez wszystkich uprawnionych pracowników, niezależnie od siebie.
- Możliwość szybkiego wyszukiwania konkretnych pism.
- Możliwość prowadzenia elektronicznej dyskusji nad treścią tworzonej korespondencji.
- Osoby uprawnione mają dostęp do wszelkiej korespondencji firmy w każdym momencie, nawet poza terenem firmy.
- Możliwość mobilnego zarządzania korespondencją przez osoby uprawnione, nawet podczas nieobecności w firmie.
- Ograniczenie kosztów związanych z wysyłaniem korespondencji w formie papierowej.
- Możliwość generowania zestawień i informacji koniecznych do zarządzania korespondencją.
