.

Zarządzanie projektami - na czym polega?

Na początku warto wyjaśnić dokładnie, czym tak naprawdę jest zarządzanie projektami w firmach. Wielu przedsiębiorców posiada błędne pojęcie na ten temat, w związku z czym często dochodzi do nieporozumień na etapie poszukiwania systemu informatycznego. Zarządzanie projektami jest potrzebne wszędzie tam, gdzie rozpoczyna się rozłożone w czasie przedsięwzięcie, które wymaga:

- podziału na etapy,

- zaangażowania grupy osób,

- wydania firmowych funduszy na różnych etapach,

- stałego monitorowania,

- organizowania spotkań, wymiany komentarzy,

- wyznaczania zadań.

Czym jest projekt i z czym wiąże się zarządzanie?

Zarządzanie projektami to przede wszystkim pilnowanie, by założone cele były osiągane na czas i w przewidzianym budżecie. Składa się na nie praca nad odpowiednim planem, tworzeniem harmonogramu, zdefiniowaniem kamieni milowych, zebraniem zespołu, szacowaniem kosztów (w aspekcie finansów, czasu, wkładu poszczególnych pracowników). Następnie konieczny jest nadzór nad przebiegiem prac, reagowanie na zaistniałe problemy lub potrzeby, odpowiednie delegowanie zadań. Wreszcie przychodzi czas na podsumowanie zakończonego projektu oraz dostarczenie przełożonym odpowiednich raportów.

Czym konkretnie może być projekt? To przede wszystkim nowe działania podejmowane w firmie, które wymagają sporej dozy elastyczności. Dlaczego? Ponieważ zwykle mają za zadanie stworzenie czegoś innowacyjnego lub sprawdzanie nowych metod. Projektem mogą być badania nad nowym lekiem, testowanie oprogramowania, opracowanie nowej strategii firmy lub stworzenie prototypu jakiegoś produktu.

.

.

Zarządzanie projektami - na czym polega? Jakie są kluczowe działania w zarządzaniu projektami?

Przedstawiamy szereg zadań, jakie czekają menedżera i jego zespół w trakcie projektu:

- planowanie projektu,

- wyznaczanie kryteriów sukcesu/porażki,

- definiowanie etapów, kamieni milowych i zadań krytycznych,

- zebranie zespołu i przydzielenie obowiązków,

- realizacja kolejnych zadań,

- monitorowanie pracy/postępów/kosztów/zaangażowania,

- zbieranie dokumentacji,

- wyznaczanie i odbywanie spotkań,

- wymiana uwag, wewnętrzna komunikacja,

- zakończenie projektu,

- ocena i wnioski.

Zarządzanie projektami - na czym polega? Jak skutecznie dbać o sukces projektu?

Aby projekt zakończył się pożądanym wynikiem, należy przede wszystkim opracować skuteczną strategię. Jednakże niemniej ważne są narzędzia wspomagające pracę całego zespołu. Dzięki nim usprawniona zostaje komunikacja i obieg dokumentów. Ułatwiają monitorowanie postępów i działań zarówno przez kadrę zarządzającą, jak i samych uczestników. Pozwalają trzymać rękę na pulsie i trzymać w ryzach zużycie zasobów. Umożliwiają także zachowanie należytego tempa pracy nawet w przypadku, gdy część zespołu pracuje zdalnie. Niektórzy uczestnicy projektu muszą stale porozumiewać się na odległość, gdyż pozyskuje się ich za pomocą resourcingu lub są zatrudnieni w innych filiach. W podobnych przypadkach dużego rozproszenia zespołu, niezbędne są odpowiednie narzędzia IT.

Project manager, który chce wykonywać swoje obowiązki sprawnie i na czas, nie może spędzać połowy czasu w pracy na podliczaniu tabelek. W podobny sposób jego czas kradnie przełączanie się pomiędzy różnymi systemami, narzędziami i komunikatorami. Zamiast skupić się na kluczowych elementach projektu, marnuje energię na dodatkowe czynności. Wszystko dlatego, iż nie posiada jednego narzędzia, dedykowanego właśnie do projektów. Skuteczne zarządzanie tego typu przedsięwzięciami wymaga zatem inwestycji w dobry produkt IT, najlepiej zintegrowany z innymi systemami obecnymi w firmie.

.

.

Zarządzanie projektami – na czym polega? Najczęstsze nieporozumienia

Wielu przedsiębiorców błędnie postrzega projekty i w konsekwencji ma w związku z nimi niewłaściwe oczekiwania. Warto rozwiać wszelkie wątpliwości i naprawić najczęstsze nieporozumienia. Projekt oznacza coś innowacyjnego, nowego, koniecznego do opracowania. Zatem narzędzia projektowe wspierają tego właśnie typu czynności, a nie np. projektowanie budynków. Kolejnym błędnym założeniem jest mylenie zarządzania projektami z zarządzaniem procesami. Zwykle proces stanowi wynik prac projektowych – działanie według opracowanego prototypu lub schematu, np. produkcję przebadanego leku lub wdrażanie nowej koncepcji. Jeżeli firma posiada zapotrzebowanie na zarządzanie procesami, narzędzia należy odpowiednio rozszerzyć o funkcjonalności dedykowane.

Bardzo często oczekiwania i postrzeganie zamawianych narzędzi informatycznych znacznie różnią się na linii klient – firma IT. Z tego typu nieporozumień może jednak w każdym przypadku wyniknąć coś innowacyjnego. Wszystko zależy od otwartości obu stron na modyfikacje.

Zarządzanie projektami - dlaczego warto wybrać KORSOL?

Wszystko w jednym miejscu

Właśnie ze względu na naszą elastyczność i stałą gotowość do rozbudowywania tworzonych rozwiązań. Oferujemy moduły dedykowane do zarządzania projektami, które zawierają w sobie podstawowe narzędzia potrzebne do właściwej realizacji założeń. Uprawniony użytkownik jest w stanie przejrzeć dokumenty załączone w danej sprawie/projekcie, tworzyć i wyznaczać zadania wraz z deadline’ami, komentować poszczególne pozycje. Okno danego projektu posiada zakładkę przeznaczoną do tematycznej konwersacji pomiędzy użytkownikami. Ułatwiono monitoring postępów, szacowanie terminów realizacji kolejnych etapów, uzyskiwanie raportów w szerokim zakresie.

Przydatne narzędzia

Rozwiązaniom KORSOL towarzyszy cały pakiet wygodnych narzędzi, które znacząco przyczyniają się do sukcesu firmowych przedsięwzięć. Prace koncepcyjne nad projektami ułatwić może na przykład łatwość konstruowania map myśli oraz wizualizacji powstałych w wyniku dyskusji zespołu. Automatyczny zapis zadań i terminów w indywidualnych kalendarzach pracowników oraz czytelne ich rozłożenie na tablicy Kanban ogranicza opóźnienia i nieporozumienia w kwestii podziału obowiązków.

Bezpieczeństwo i tajność

Rozwiązania KORSOL umożliwiają także ograniczanie dostępów do poszczególnych funkcji, dzięki czemu łatwiej kontrolować zmiany dokonywane w projektach oraz przydzielać zadania. Poufne dokumenty oraz informacje nie dostają się w niepowołane ręce, co pozwala na większą dyskrecję podczas realizacji innowacyjnych projektów.

.

.

Task management

Narzędzia KORSOL posiadają także rozbudowane funkcje task managementu, wraz z opcją przypisywania do tablicy Kanban. Jasny podział zadań umożliwia sprawdzanie poziomu zaangażowania w projekt poszczególnych członków oraz przeliczanie czasu pracy. To także dodatkowe dane do analiz opłacalności przedsięwzięcia – łatwo sprawdzić, ile roboczogodzin wykorzystano na konkretnych etapach projektu. Dzięki tego typu funkcjom o wiele łatwiejsze staje się delegowanie poszczególnych elementów projektu przez menadżera. Pracownicy z kolei są w stanie skupić się na przydzielonych, węższych zakresach bez niepotrzebnego rozpraszania się.

Procedury

Firmę KORSOL warto wybrać również ze względu na możliwość budowania procedur. Wprawdzie projekt sam w sobie zakłada innowacyjność i pewną nieprzewidywalność, jednak wiele procesów wewnątrz niego można ująć w pewne ramy. Dzięki temu zachowujemy większy porządek, unikamy rozproszenia odpowiedzialności i upewniamy się, że poszczególne pomysły zyskują akceptację wszystkich niezbędnych decydentów. Procedury minimalizują także możliwość przeoczenia zadań lub zawieruszenia się koniecznych do przeprocesowania dokumentów. Natomiast największa trudność napotykana przez managerów projektowych, to jest zmiany w procedurach, została w przypadku KORSOL usunięta. System jest na tyle elastyczny, że z łatwością pozwala na wszelkie żądane zmiany, których tylko projekt wymaga. Tą możliwość dostosowywania się do założonych wymagań nazywamy customizacją.

Customizacja

Niekiedy prowadzenie projektów w przedsiębiorstwie ma absolutnie wyjątkowy charakter. Pewne autorskie metody sprawdzają się w danym środowisku pracy i firma nie chce ich zmieniać. Tutaj sprawdza się elastyczność KORSOL i customizacja oferowanych narzędzi. Skuteczne zarządzanie projektami może skrajnie się różnić w zależności od charakteru danego biznesu i te różnice należy uszanować. Zwykle stanowią bowiem najlepszy sposób na wprowadzanie innowacji dopasowanych do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Większość dostawców rozwiązań IT sprzedaje gotowe, pudełkowe produkty, które rzadko realizują w 100% potrzeby klientów. Firmy muszą dostosowywać się do tego, co kupują, choć powinno dziać się na odwrót. KORSOL szanuje pomysły i strategie wypracowane przez przedsiębiorstwa, ponieważ niejednokrotnie to one decydują o sukcesie w branży.

Jeśli zależy Państwu na usprawnieniu zarządzania różnymi przedsięwzięciami w firmie – niezależnie czy są to projekty, czy procesy – zapraszamy do kontaktu. KORSOL pozwala na wzmocnienie kontroli w przedsiębiorstwie i przyspieszenie obiegu informacji. A to wszystko z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb i specyfiki pracy Klienta.

.

.

.

.

Chcesz poznać więcej skutecznych narzędzi do sprawnego zarządzania firmą? Zapoznaj się z ofertą KORSOL.

Te artykuły mogą Państwa zainteresować:

System ATS - co to jest?

Jak system EOD pomaga firmom oszczędzać?

#system #projekt #zarządzanie #proces #management #zadania #custom #obieg #dokumenty #procedura #projectmanagement #processmanagement #naczympolega