.

Ewidencja i planowanie urlopów – długie oczekiwanie

Skupmy się na początku na pierwszym problemie, jaki dotyka wielu organizacji. Jest to bardzo długi czas oczekiwania na decyzję w związku z wnioskiem urlopowym. Pomiędzy przedsiębiorstwami istnieją różnice co do tego, kto ma przydzielać urlopy i na jakiej podstawie. Zazwyczaj cały proces wygląda w ten sposób, że pracownik składa wniosek za pomocą wydrukowanego formularza, wiadomości e-mail lub słownego zapytania. Robi to za pośrednictwem działu HR lub bezpośrednio u przełożonego. Czasem wniosek wymaga także akceptacji ze strony innych działów (jeśli np. wymieniają się pracownikami). W takich sytuacjach łatwo zagubić dokument lub po prostu o zapomnieć o przedłożonej prośbie. Z kolei sam pracownik nie do końca wie, co robić w takiej sytuacji. Trudno mu ocenić, czy opóźnienie wynika z problemów z obsadzeniem danej zmiany, czy ze zwykłego przeoczenia. W konsekwencji całość procesu może trwać nawet kilka tygodni.

Jak to naprawić?

Systemy informatyczne są w stanie uporządkować tego typu zadania i wyznaczyć odpowiednie procedury pilnujące ustalonej ścieżki postępowania oraz podejmowania decyzji. Jak to się dzieje w przypadku narzędzi KORSOL? Pracownik wchodzi do odpowiedniego modułu, gdzie wyraźnie widzi, jaki posiada plan urlopowy, ile dni wolnych już wykorzystał, a ile mu jeszcze w danym roku pozostało. Następnie jednym przyciskiem tworzy nową pozycję urlopową, w której może wyznaczyć dni i godziny wnioskowanego czasu poza firmą. W dalszej kolejności zatwierdza i wysyła wniosek do akceptacji. W tym momencie system automatycznie przesyła prośbę do bezpośredniego przełożonego, który ją musi zatwierdzić. Jeśli w całym procesie pośredniczy dział HR, to jest on również uwzględniony w ścieżce decyzyjnej.

Nie zdarzają się przypadki zagubienia takich wniosków, odbiorca otrzymuje dodatkowe powiadomienie systemowe o przychodzącym dokumencie. W zależności od preferencji firmy, możliwe są także do ustawienia przypomnienia mailowe lub alertowanie o zbyt długo zalegających prośbach urlopowych. Dzięki temu trudniej zapomnieć o konieczności ich zatwierdzenia i cały proces się znacznie skraca.

.

.

Ewidencja i planowanie urlopów - korzyści

Podsumujmy korzyści z posiadania modułu urlopowego:

- jasna informacja dla pracownika co do ilości posiadanego i wykorzystanego urlopu,

- odciążenie dla działu HR, który nie musi informować osobno każdego pracownika o przysługujących mu dniach wolnych od pracy,

- krótki czas oczekiwania na decyzję w sprawie wniosku urlopowego,

- możliwość zagubienia wniosku została zminimalizowana,

- dzięki sprawnemu zatwierdzaniu urlopów firma może lepiej planować produkcję i z większym wyprzedzeniem tworzyć grafiki zmian,

- dział kadr zyskuje wygodne narzędzie do zarządzania zasobami ludzkimi w sposób zdalny.

Ewidencja i planowanie urlopów - Nieprzewidziane braki kadrowe

Narzędzia związane z urlopami mogą także posiadać dodatkowe funkcje organizacyjne. Przyjrzyjmy się prawdziwej sytuacji, w której znalazł się jeden z naszych Klientów. Ostatni weekend majowy okazał się o wiele dłuższy niż bywało to w poprzednich latach. Święta wygodnie łączyły się z sobotą i niedzielą, zatem sporo osób chciało wykorzystać ten czas na dłuższe wycieczki. Działy odpowiedzialne za planowanie zmian pracowników nie przewidziały aż tak dużego zainteresowania wyjazdami w tym jednym, konkretnym czasie. Wydanych zostało wiele pozytywnych decyzji urlopowych. W trakcie weekendu majowego okazało się jednak, iż powstały ogromne braki kadrowe, co zagrażało całości produkcji. W branży rolniczej nie można sobie pozwolić na zastój produkcyjny, ponieważ grozi to zniszczeniem produktów i ogromnymi stratami finansowymi. Zaczęły się zatem gorączkowe poszukiwania rąk do pracy i proszenie pracowników o natychmiastową rezygnację z urlopu. Choć sytuację ostatecznie udało się częściowo opanować, nie obyło się bez kosztów, nerwów i niezadowolenia osób, którym przerwano upragnioną majówkę.

.

.

Jak to naprawić?

Firmy takie jak nasz Klient nie mogą sobie pozwolić nawet na najmniejsze potknięcia. Jeden dzień bez kompletu pracowników może doprowadzić do upadku całej produkcji. Okazuje się zatem, że nawet nad urlopami ktoś musi non stop czuwać. Po co jednak zatrudniać dodatkowego pracownika, jeśli można to zadanie powierzyć systemom informatycznym? Odpowiednio skonfigurowane narzędzia IT są w stanie pilnować minimalnej liczby pracowników wpisanych w grafik zmian na danym dziale produkcyjnym. Mogą także wysyłać powiadomienia do osób decydujących o przyznawaniu urlopów, jeśli nie został spełniony warunek bezpiecznego minimum kadrowego.

Ewidencja i planowanie urlopów - korzyści

Co zyskuje Klient dzięki tego typu rozwiązaniom KORSOL?

- odciążenie dla działu kadr, który spokojniej planuje zmiany pracownicze na poszczególnych działach produkcji,

- święty spokój dla kierownictwa, które nie musi martwić się, że przez jedno niedopatrzenie na firmę spadną ogromne koszty,

- jasną informację dla pracowników, którzy w trakcie urlopu nie będą wzywani awaryjnie do pracy z powodu pustek na produkcji.

Ewidencja i planowanie urlopów – podsumowanie

Nie wszystkim firmom chwilowe braki kadrowe zagrażają aż w takim stopniu. Jednakże każda pomyłka skutkująca niedostatecznym obsadzeniem pracowników na danej zmianie pociąga za sobą pewne straty. Po co się na nie narażać, skoro można pozyskać wygodne narzędzie monitorujące całą sytuację i dodatkowo usprawniające procesy decyzyjne w firmie? Rozwiązania KORSOL są dodatkowo dopasowywane do specyfiki działań Klienta oraz indywidualnych potrzeb. Jeśli cała procedura przyznawania urlopów w firmie jest mocno skomplikowana (i w związku z tym bardziej czasochłonna), wystarczy nam o tym opowiedzieć. Z pewnością doradzimy wybór najlepszego narzędzia, które pozwoli cieszyć się świętym spokojem zarówno podczas urlopu jak i w trakcie pracy.

Więcej informacji o naszych modułach można znaleźć w katalogu KORSOL. Zapraszamy także na naszą stronę z rozwiązaniami dla kadr: https://korsol.pl/pl/nasze-rozwiazania/kadry

.

.

Chcesz poznać więcej skutecznych narzędzi do sprawnego zarządzania firmą? Zapoznaj się z ofertą KORSOL.

#system #urlop #przepustka #kadry #zamiana #grafik #wolne #wniosek #wakacje #produkcja #IT #ERP #DMS #ewidencja #planowanie