.

Trudne czasy dla przedsiębiorców

Obecnie wielu przedsiębiorców szuka szybkich sposobów na obniżanie kosztów ze względu na trudną sytuację gospodarczą i polityczną. Niemal wszyscy dotkliwie odczuwają rosnące ceny energii i paliw, które nierzadko stanowią podstawę działalności przedsiębiorstw (np. w uprawie szklarniowej nie można pozwolić na obniżenie temperatury nawet o kilka stopni). Problemy z drożejącą lub trudno dostępną energią to jednak tylko początek. Trwające konflikty odcięły wiele biznesów od ich rynków zbytu, od surowców, dostaw i od siły roboczej. W zatrważającym tempie wzrastają ceny, a klientów nie przybywa. Co robić w takich okolicznościach? Jak dalej się rozwijać i przy okazji zaoszczędzić bez narażania firmy na niepotrzebne ryzyko?

Jak EOD pomaga oszczędzać? Kontrola i automatyzacja

Odpowiedź na to pytanie stanowią firmy takie jak KORSOL. Zajmujemy się dostarczaniem najnowszych technologii informatycznych wszędzie tam, gdzie potrzebna jest większa kontrola i automatyzacja czynności. To dwa najważniejsze aspekty naszych rozwiązań prowadzące do oszczędności. Kontrola pozwala na szybkie wychwytywanie punktów, w których firma traci pieniądze, czas, możliwości, potencjał pracowniczy. Umożliwia wyśledzenie działów lub stanowisk generujących największe koszty przy znikomej efektywności. W skrajnych przypadkach pozwala nawet na wytropienie niegospodarności. Automatyzacja zwiększa z kolei oszczędność czasu i energii pracowników. Zastępuje zarówno czynności wymagające pracy mięśni jak i procesy myślowe. W równej mierze przydaje się zatem pracownikom produkcji oraz kadrze biurowej.

.

.

Jak EOD pomaga oszczędzać?

Przejdźmy jednak do konkretów. Poniżej przedstawiamy kilka przypadków, w których KORSOL stał się dla swoich Klientów przepustką do znacznych oszczędności.

Kontrola zużycia surowców

Duże przedsiębiorstwa utrzymują nieraz własne odpowiedniki składów węgla. Zapotrzebowanie na to paliwo jest tak wielkie, że dostawy odbywają się co kilka dni i w związku z tym coraz trudniej je kontrolować. Tego typu materiały trudno ważyć, ponieważ w zależności od warunków atmosferycznych odczyty wag mogą się różnić. Sypkie materiały szybko ulegają wietrzeniu, łatwo też stają się przedmiotem kradzieży. To jednak tylko początek problemów przedsiębiorcy z zarządzaniem własnymi paliwami. Na straty wpływać może nieodpowiednia praca pieców, nagły spadek kaloryczności surowca, rozszczelnienie termiczne budynku. Firmy zachodzą w głowę, jakim cudem te same dostawy wystarczają na coraz krótszy czas, chociaż zimy mamy ostatnimi czasy dość łagodne.

KORSOL umożliwia sczytywanie danych z wag na wjeździe i wyjeździe samochodów dostawczych. Te informacje trafiają natychmiast do rejestru, skąd podglądać, filtrować i porównywać może je szef lub inna osoba odpowiedzialna. To daje pole do czynienia wielu obserwacji i poszukiwania dróg „wycieku” funduszy przeznaczanych na opał. To także ułatwienie w planowaniu dostaw materiału na kolejne miesiące oraz w analizowaniu opłacalności tego typu inwestycji. Dzięki naszym rozwiązaniom firmy dochodziły często do wniosku, że mają do czynienia z nieuczciwymi dostawcami, że padają ofiarą włamań na teren swoich składów, że pracownicy marnują uzyskane ciepło. Za każdym razem dane dostarczane w jasny, przejrzysty sposób ułatwiały dokonywanie analiz i wewnętrznego audytu. W wyniku tego przedsiębiorcy byli w stanie poczynić znaczne oszczędności i uzyskali możliwość łatwiejszego gospodarowania materiałem opałowym.

Wewnętrzny System Magazynowy

Z oszczędnym zużyciem energii i opału wiąże się także optymalizacja zajmowanych powierzchni magazynowych oraz produkcyjnych. Producenci często nie są w stanie usprawnić działań logistycznych bez odpowiednich narzędzi informatycznych. Moduł WMS od KORSOL informuje użytkownika o stanie zapełnienia poszczególnych alejek lub innych jednostek powierzchni używanych na magazynie lub na przestrzeni produkcyjnej. Często są one eksploatowane jedynie połowicznie, pracownicy zapełniają tylko te całkiem puste w obawie, że w innym przypadku nie zmieszczą całej partii towaru w jednym miejscu. W konsekwencji producent musi dbać o odpowiednią temperaturę i oświetlenie (oraz inne konieczne parametry) bardzo dużego obszaru. Gdyby całość produkcji lub składowania bardziej skoncentrować, mogłoby to stworzyć pole do sporych oszczędności. I to bez zbędnego mieszania partii lub zamówień. Narzędzie KORSOL w przejrzysty graficznie sposób wyświetla plan całej powierzchni, z informacją o ilości wolnych stanowisk w poszczególnych alejkach. Planowanie ułożenia partii staje się wówczas prostą układanką, a optymalizacja wykorzystania powierzchni magazynowej pozwala na dodatkowe oszczędności.

Kontrola opłacalności

Na pracę firm składają się często mnogość przedsięwzięć, projektów i kampanii. Gdy czas ich przeprowadzania się wydłuża, kadra zarządzająca często traci pojęcie o ich opłacalności. Czy początkowe założenia są spełnione? Jak wyglądają postępy prac i ile czasu zostało do pierwotnego deadline’u? KORSOL pozwala na śledzenie tego typu informacji, ale nie tylko. Przede wszystkim umożliwia weryfikację budżetu. Kierownik projektu wie, ile pieniędzy wydano na konieczne inwestycje, a ile udało się zarobić. Dzięki temu nieudane pomysły można szybciej wycofywać lub korygować. To także znaczne ułatwienie w ewaluacji pracy poszczególnych załóg. Dzięki podziałowi firmowych spraw i dokumentów na wygodne jednostki typu projekt/kampania, firma zyskuje skuteczne narzędzie analityczne, dzięki któremu business intelligence (BI) nabiera nowego wymiaru. Porównań można także dokonywać z zakończonymi już projektami, filtrując według dowolnych parametrów. Posiadając narzędzia KORSOL firmy są w stanie zaoszczędzić, ponieważ w porę wycofują nierentowne przedsięwzięcia, nie brnąc dalej w koszty.

.

.

Efektywność pracowników

Pracownicy, którzy tracą czas, walcząc z trudnościami technicznymi lub komunikacyjnymi, to norma. Tak samo częste są również przypadki koncentrowania się na powtarzalnych, prostych czynnościach, których automatyzacja dałaby czas na bardziej istotne działania. Prostym przykładem mogą być działy księgowości, które muszą pilnować opisywania każdej faktury, choć można je łatwo w tej kwestii odciążyć. Zamiast biegać z dokumentami po różnych działach firmy (jedna faktura może wszak posiadać kilka miejsc powstawania kosztów) i prowadzić wszystkich uczestników procesu za rękę, księgowi powinni skupić się na pilniejszych obowiązkach. Jak jednak usprawnić ten proces? Jak zmusić pozostałych pracowników do sumiennego opisywania faktur?

Tu znów z pomocą przychodzi KORSOL, który dla każdego Klienta jest w stanie stworzyć dopasowane procedury workflow. Odpowiednio ustawione etapy procedur wraz z uczestnikami i ich obowiązkami pozwalają na uporządkowanie pracy w nawet najbardziej skomplikowanych procesach firmowych. Wówczas system pilnuje kolejności wykonywanych zadań oraz przypomina osobom odpowiedzialnym za dany etap o konieczności podjęcia działań. Dzięki temu potencjał zasobów ludzkich zostaje odpowiednio rozlokowany, eliminowane są przestoje a firma oszczędza cenny czas pracowników.

Praca zdalna

Rosnące ceny paliw i prądu generują ogromne problemy z utrzymaniem przestrzeni pracy. Rośnie czynsz w wynajmowanych biurach, opłaty za media wystrzeliły w górę. To samo dotyczy podstawowych elementów wyposażenia takich jak chociażby kawa, herbata czy nawet papier toaletowy. Szukające oszczędności firmy starają się wysyłać jak największą liczbę pracowników na pracę zdalną. To pomysł, który szczególną popularność zdobył w trakcie pandemii i który w sezonach większej zachorowalności na grypę wciąż pozwala zapewnić bezpieczną izolację.

Pracodawcy, choć kuszeni potencjalnymi oszczędnościami wynikającymi z pracy zdalnej lub hybrydowej, bardzo często obawiają się dezorganizacji i obniżenia wydajności firmy. Brak dobrej komunikacji na odległość, konieczność wynoszenia firmowego sprzętu (często to jedyny sposób na dostęp do firmowych zasobów IT), brak kontroli nad pracownikami itp. Nic dziwnego, że tego typu zmiana budzi obawy ze strony pracodawców. Zdarza się, że nawet pracując na miejscu, poszczególne działy nie są w stanie odpowiednio sprawnie się skomunikować i działać bez opóźnień, co dopiero w trakcie home office’u.

KORSOL usprawnia pracę zdalną na wielu poziomach. Przede wszystkim umożliwia pracownikom korzystanie z firmowych dokumentów, spraw i narzędzi workflow z dowolnego urządzenia, np. z prywatnego laptopa. Nasze rozwiązania dostępne są poprzez przeglądarkę, zatem nie ma konieczności instalowania jakichkolwiek programów – wystarczy dostęp do internetu, login i hasło. Komunikacja ze współpracownikami i działami przebiega błyskawicznie dzięki systemowi powiadomień i alertów, wewnętrznej poczcie elektronicznej oraz okienkom czatu i komentarzy. Każdą ze spraw można omawiać w indywidualnym dla niej oknie dialogowym, zadania i spotkania wraz z przypomnieniem trafiają do kalendarza. Pracę zespołową ułatwiają m.in. moduł Tablicy Wymiany Informacji oraz opcja edycji nowych wersji dokumentów.

Również kadra zarządzająca zyskuje na tego typu rozwiązaniach. Dzięki narzędziom do monitoringu, analiz i porównań managerowie mogą stale trzymać rękę na pulsie, nawet bez nieskończonych telefonów i wideorozmów. Widzą także natychmiast wszelkie opóźnienia lub spadek wydajności. Home office nie musi zatem oznaczać utraty kontroli – wręcz przeciwnie. Pozwoli na sprawne nadzorowanie postępów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.

.

.

Poszukiwanie źródeł kosztów

Te firmy, które nie zdecydowały się na pracę hybrydową, poszukują oszczędności w inny sposób. Zwykle dokonuje się wewnętrznego audytu finansowego w celu odszukania źródeł zbędnych kosztów. To zadanie zazwyczaj spada na dział księgowości, który i tak bywa mocno przeciążony. Żmudne przeszukiwanie wydatków firmowych i ślęczenie nad fakturami to niejednokrotnie strata czasu, ponieważ i tak nie pozwala uzyskać wiarygodnych danych na temat wypływu funduszy z firmy. KORSOL oferuje pomoc w postaci raportów dla księgowości, które w łatwy i szybki sposób można filtrować, sortować i porównywać. Dzięki nim pracownik może dokonać bardziej obiektywnej oceny wydatków poszczególnych działów, biorąc pod uwagę także dane historyczne. Wie, które zakupy dokonywane są sporadycznie, a które permanentnie uszczuplają firmowy budżet. Jest w stanie zidentyfikować, co kryje się pod enigmatycznym opisem „koszty zarządu” i trafniej oszacować, które wydatki były niezbędne, a które nadmiarowe.

E-narzędzia są tańsze w użytkowaniu

Kolejną oszczędność na podstawowym wyposażeniu firmy dostrzegamy w materiałach biurowych. Jeszcze przed przyjściem pandemii mieliśmy do czynienia ze znacznym wzrostem cen papieru. Tonery i kartridże do drukarek to także spory wydatek. Czy można jednak obniżyć zapotrzebowanie na nie i tym samym uczynić firmę bardziej ekologiczną? KORSOL pozwala na użytkowanie dokumentów w formie elektronicznej wszędzie gdzie to możliwe. Wiadomości, notatki służbowe, faktury, raporty, komentarze, dopiski, kolejne wersje pism – to wszystko nie musi być drukowane. Nawet jednorazowe przepustki zyskują nową odsłonę w duchu zero waste. Wszelkie krążące po firmie wnioski lub dokumenty wymagające uwag i dopisków z różnych działów, KORSOL wdraża w oszczędzające czas i materiały procedury workflow. Co więcej, trudniej je zgubić, zalać herbatą lub pognieść. Nawet uszkodzenie komputera nie stanowi tu problemu, gdyż dostęp odbywa się przez przeglądarkę. W konsekwencji firma zyskuje potrójnie: w kwestii bezpieczeństwa dokumentów, obniżonych kosztów materiałów biurowych oraz ekologii.

Jak EOD pomaga oszczędzać?

Powyższe przykłady to tylko skromny wycinek z szerokiego wachlarza narzędzi oferowanych przez KORSOL. To także tylko ułamek możliwych oszczędności, jakie czynią nasi Klienci, decydując się na elektroniczny obieg dokumentów. Więcej inspiracji i sposobów na umocnienie swojego biznesu (zarówno pod względem finansowym, wizerunkowym jak i organizacyjnym) znajduje się na naszej stronie www.korsol.pl. Zapraszamy do zapoznania się z przykładowymi modułami znajdującymi się w ofercie.

.

.

Chcesz poznać więcej sposobów na oszczędzanie? Zapoznaj się z ofertą KORSOL.

#ERP #system #sprawy #systemEOD #dokumenty # KORSOL #save #money #businessintelligence #EOD #jakdziała #EODjakdziała