.

System ATS – co to jest?

W najkrótszym ujęciu, ATS oznacza narzędzie usprawniające przebieg procesów rekrutacji w firmie. Pełne brzmienie jego nazwy to Applicant Tracking System. Można go przetłumaczyć jako system do śledzenia aplikujących. Nie mamy tu oczywiście na myśli naruszania niczyjej prywatności – śledzenie dotyczy etapów rekrutacji i łatwego wyszukiwania informacji udzielonych przez samego kandydata na dane stanowisko. Na ATS składać się może cała lista funkcjonalności, które mają na celu ułatwienie pracy rekruterom, przyspieszenie i zautomatyzowanie maksymalnej liczby czynności oraz zarządzanie zadaniami blisko związanymi z rekrutacją.

System ATS – co to jest i jak działa?

W jaki konkretnie sposób działa ATS i jakie czynności usprawnia? To oczywiście zależy od potrzeb firmy i sposobu prowadzenia rekrutacji. Wiele przedsiębiorstw posiada bardzo skomplikowane procedury a wraz z nimi powiązanych jest wiele dodatkowych czynności do wykonania (np. jeśli pozyskuje pracowników zza granicy, organizuje im transport i wspomaga załatwienie formalności). Wiele też zależy od wielkości firmy i poziomu przeciążenia zespołu rekrutacyjnego, który nierzadko potrzebuje automatyzacji ogromnej ilości zadań.

.

.

Poniżej przedstawiamy najczęściej występujące funkcjonalności systemów ATS:

• Wyszukiwanie kandydatów na dane stanowisko,
• Przechowywanie danych na temat kandydatów wraz z odpowiednimi załącznikami w różnych formatach,
• Umożliwianie dodawania notatek, uwag i ocen do konkretnych pozycji,
• Filtrowanie i sortowanie kandydatów według dowolnych kryteriów,
• Szybki przepływ dokumentów oraz wsparcie komunikacji pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za rekrutację,
• Tworzenie procedur workflow, dzięki którym uczestnicy rekrutacji odpowiadają tylko i wyłącznie za własne etapy,
• Nadanie statusów pozycjom aplikantów, dzięki czemu procedura przebiega sprawniej,
• Automatyzacja komunikacji z kandydatami (np. wysyłanie powiadomień o kolejnych etapach i decyzjach),
• Bezpieczne przechowywanie informacji, zgodne z RODO,
• Tworzenie sprawozdań i raportów zgodnie z życzeniem działu rekrutacji,
• Połączenie procesu rekrutacji z procedurami pobocznymi (np. uzyskanie pozwolenia o pracę, załatwienie kompletu dokumentów wymaganych od i przez zatrudniającego),
• Wymaganie dodawania komentarzy do procesów zakończonych porażką (np. powód rezygnacji/zwolnienia/przerwania rekrutacji, opinia o kandydacie),
• Archiwizowanie danych o kandydatach wraz z feedbackiem, co wspomaga przeprowadzenie kolejnych rekrutacji. (Oczywiście tylko tych, na które pozwala RODO. Pozostałe dane są trwale usuwane z systemu.)

W jaki sposób ATS pozwala oszczędzać?

Wiele firm rozważa zakup systemu do obsługi rekrutacji, jednak nie do końca rozumie płynące z niego korzyści. My podpowiadamy, że ATS to oszczędności na wielu płaszczyznach. Firma oszczędza przede wszystkim poprzez szybsze zatrudnianie właściwych osób na właściwe stanowiska. Jak wszyscy wiemy, jednym z największych wydatków ze strony pracodawcy jest przyjęcie kogoś nowego do pracy, wyszkolenie go i wdrożenie. Zazwyczaj pracownik zaczyna przynosić realne zyski dla swojego pracodawcy najwcześniej po kilku miesiącach. Do tego czasu jest tylko i wyłącznie inwestycją. ATS minimalizuje prawdopodobieństwo nieopłacalności takiego przedsięwzięcia.

Poza tym, tego typu narzędzia pozwalają na ogromną oszczędność czasu. Zespół rekrutujący korzysta z wiedzy uzyskanej we wcześniejszych procesach i zapisanej w systemie (na tyle, na ile pozwala RODO), z możliwości filtrowania i sortowania kandydatów. Niczyja praca nie jest powielana dzięki podzielonym etapom procedury workflow. Dokumenty wędrują sprawnie wewnątrz bezpiecznego systemu zamiast zalegać w wersji papierowej na biurkach.

System ATS minimalizuje także ilość przeprowadzonych rozmów rekrutacyjnych. Odpowiednie wcześniejsze „przesianie” listy kandydatów pozwala na uniknięcie nieporozumień i zaproszenie na spotkania tylko najbardziej odpowiednich osób. To znów oszczędność czasu dla obu stron oraz pieniędzy przeznaczanych na rozmowy. Szczególnie dotyczy to firm wysyłających rekruterów w delegacje do poszczególnych filii lub prowadzących spotkania w wynajętych salach, w restauracjach itp.

Narzędzia typu ATS pozwalają także na szybką weryfikację źródeł pozyskiwania kandydatów. W raportach widać czarno na białym, które media wygenerowały najwięcej wartościowych aplikantów lub którzy ostatecznie zostali przyjęci. Firma może zatem skuteczniej kierować fundusze reklamowe (np. wybierać promowanie oferty pracy na LinkedIn zamiast Facebooka lub ogłoszenie w prasie branżowej zamiast drukowania ulotek).

.

.

System ATS – jak wygląda z perspektywy kandydata

Mogłoby się wydawać, iż poszukujący pracy będą mieli wiele obiekcji w stosunku do systemów rekrutacyjnych. To przecież redukuje ich do numeru na liście, a wiele decyzji podejmuje „bezduszna maszyna”. Jednak w rzeczywistości kandydaci mają bardzo przychylny stosunek do automatyzacji w procesach rekrutacyjnych. Dlaczego?

Po raz kolejny pojawia się temat oszczędności czasu. Szybciej przebiegająca rekrutacja to mniej zmarnowanego czasu. Także wspomniane już rozmowy nie odbywają się, jeśli nie ma wysokiego prawdopodobieństwa zatrudnienia danej osoby.

Zautomatyzowane informowanie kandydatów o poszczególnych decyzjach i pokonywanych etapach to wielki plus z perspektywy kandydatów. Najczęstszym zarzutem wobec firm jest obecnie brak feedbacku oraz ghosting potencjalnych pracowników. Zatrudniający nie oddzwania, nie informuje co dalej, nie wspominając nawet o podaniu powodu odrzucenia danej kandydatury. System ATS robi to automatycznie zaraz po podjęciu decyzji w sprawie przejścia do kolejnego etapu lub odrzucenia. Przesyła powiadomienie (e-mail lub SMS), dzięki któremu kandydat zyskuje jasność co do perspektyw zatrudnienia i nie marnuje czasu. Czuje też, że potraktowano go z szacunkiem, a to zwiększa prawdopodobieństwo wystawienia pozytywnego komentarza firmie, nawet jeśli go nie zatrudniła.

Dobrą praktyką jest także informowanie o powodach odrzucenia danej kandydatury. W takim przypadku nieco trudniej o automatyzację, gdyż to rekruter musi wystawić feedback. Bez względu na to, czy zaznacza gotowy wariant wiadomości, czy sporządza osobną, spersonalizowaną notatkę, musi poświęcić na to swój czas. Co może zrobić w takim przypadku system? Zmusić go do szybkiej reakcji. Niektóre procedury projektuje się w ten sposób, że nie można zakończyć procesu bez przesłania informacji zwrotnej. Niewykonane zadania zalegają na liście „to do”, a opóźnienia są cały czas alertowane. To z pewnością skutecznie motywuje do szybkiej reakcji i bieżącego wysyłania feedbacku.

System ATS – co to jest i dla kogo?

Jakim firmom najbardziej opłaca się korzystanie z systemów do śledzenia kandydatów? Z pewnością dużym przedsiębiorstwom z rozbudowanymi działami zasobów ludzkich i rekrutacji. Również takim, w których wielość działów utrudnia prowadzenie uporządkowanych rekrutacji. Chętnie z ATS korzystają także firmy rozbite na liczne filie, w których każdą rekrutację zaczyna się właściwie od nowa.

Istnieje jednak sporo firm, które wypracowały własny, bardzo specyficzny proces rekrutacji. Być może spowodowane jest to wyjątkowymi potrzebami, nieszablonowym sposobem zatrudniania lub wielością procesów towarzyszących. Wówczas przyda się system ATS, jednak maksymalnie customizowalny. KORSOL oferuje takie właśnie produkty – dopasowane do konkretnych potrzeb klienta, tworzone na zamówienie. Wielu przedsiębiorców, reagując na powtarzające się trudności, zmodyfikowało własne procesy, by móc w przyszłości działać efektywniej. Później podczas poszukiwania odpowiedniego ATS-u obawiają się, że będą musiały porzucić wypracowane metody. Nic bardziej mylnego w przypadku rozwiązań KORSOL. Odchodzimy bowiem od rozwiązań pudełkowych i każdy przypadek oddzielnie rozpatrujemy. Firma nie musi się martwić wdrożeniem, ponieważ system nie wymusza na pracownikach większych zmian w sposobie pracy. Jedynie przyśpiesza działania, automatyzując wiele czynności i digitalizując procesowane dokumenty.

.

.

Dodatkowe funkcjonalności

Często proces rekrutacyjny w firmie połączony jest z wieloma dodatkowymi procedurami. Mogą to być obowiązki działu HR związane z onboardingiem i formalnościami wymuszonymi przez przyjęcie nowych pracowników. Mogą to być sprawy konieczne do załatwienia w urzędach zarówno przez samych kandydatów jak i pracodawcę. Może to być zarządzanie całym transportem, jeśli firma bierze odpowiedzialność za przywóz pracowników zza granicy lub z dalszych części kraju. Często należy także zorganizować dodatkowe szkolenia, co również wiąże się z szeregiem spraw do załatwienia.

Obowiązki – i jednocześnie możliwości rozbudowy systemu - mnożą się w zależności od poziomu skomplikowania rekrutacji. Zaletą rozwiązań KORSOL w takich przypadkach jest możliwość rozbudowy konkretnego produktu i łączenia go z innymi funkcjonalnościami. Poszczególne moduły pozostają zintegrowane, a przepływ dokumentów i informacji nie ulega zakłóceniu. Zakładane przez ATS „śledzenie” kandydata znosi wówczas znamiona traceability, ponieważ firma rzeczywiście kontroluje wszelkie aspekty procesu rekrutacji. Od pozyskania CV do rzeczywistego rozpoczęcia pracy na stanowisku. Każda czynność z tym związana pozostawia ślad w systemie. Wówczas firma zyskuje dodatkowo jasne zestawienie, jaki nakład pracy, czasu i pieniędzy pochłania rekrutacja od początku do końca.

Wszechstronne funkcje systemu KORSOL nie pozostawiają spraw pracowniczych bez nadzoru po zakończeniu rekrutacji. Wspomagają dział kadr w późniejszym nadzorowaniu ważności wymaganych od pracowników dokumentów. System przesyła powiadomienia lub (w zależności od preferencji firmy) wyświetla w widoczny sposób fakt, iż kończy się ważność wizy lub upływa termin samej umowy o pracę. Dzięki temu pracownicy HR nie toną już w gąszczu dat i papierowych notatek. Nie muszą też ciągle walczyć z arkuszami kalkulacyjnymi, w których często umieszcza się listy pracowników.

.

.

System ATS – co to jest? Zgodność z RODO

Nie oszukujmy się, proces rekrutacji bardzo często wymaga uzyskiwania od pracowników wielu dodatkowych informacji, które uważa się za dane wrażliwe. Należy je przechowywać z najwyższą starannością, by nie doprowadzić do wycieku. Po zakończeniu rekrutacji, wszystko, czego archiwizacji nie wymaga prawo, powinno zostać usunięte. W gąszczu biurowych obowiązków pracownikom zespołu rekrutacji może być trudno pamiętać o bezpieczeństwie każdej drobnej informacji. Nad wszystkim czuwa jednak system ATS, który pilnuje, by dostęp do danych mieli tylko uprawnieni pracownicy. Przypomina także o konieczności trwałego usuwania szczegółów dotyczących osób rekrutowanych, by uchronić firmę przed przykrymi skutkami naruszenia RODO.

System ATS – co to jest? Podsumowanie

Zatrudnianie pracowników stanowi ważny i pracochłonny proces, którego nie powinno traktować się po macoszemu. Wiele firm bez przerwy prowadzi otwartą rekrutację, a jednak wciąż nie inwestują we właściwe narzędzia dla swoich zespołów. Tak jakby liczyły na to, że nie będą potrzebować nowych pracowników. Warto zastanowić się nad wdrożeniem narzędzia do kontroli całego obszaru rekrutacji, ponieważ może ono wspomóc działanie także innych, pobocznych procesów. Tego typu inwestycja może być także zaczątkiem pełnej digitalizacji działalności firmy oraz pierwszym krokiem do usprawnienia obiegu informacji. Jeśli tylko narzędzia informatyczne zostaną odpowiednio dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa i do specyfiki jego pracy, ich obecność zapowiada znaczne usprawnienie pracy i kolejne oszczędności. KORSOL poleca się w realizacjach customowych, maksymalizujących efektywność i opłacalność tego typu inwestycji.

.

.

.

Chcesz poznać więcej skutecznych narzędzi do sprawnego zarządzania firmą? Zapoznaj się z ofertą KORSOL.

#ERP #system #sprawy #systemEOD #dokumenty # KORSOL #save #money #businessintelligence #ATS #rekrutacja #RODO #applicant #hiring