.

Lepsza komunikacja w firmie - Najczęstsze problemy

Czy zdarza się, że w Twojej firmie brakuje szybkiego przepływu informacji? Poszczególni uczestnicy projektów nie wiedzą, jakie są aktualne ustalenia? Brakuje synchronizacji kalendarzy i informacji o dostępności? Potrzebne od zaraz dokumenty trzeba mozolnie wyszukiwać wśród gąszczu spraw?

Jeśli na któreś z powyższych pytań odpowiedziałeś/aś „TAK”, oznacza to, że prawdopodobnie potrzebujesz lepiej dopasowanego systemu informatycznego. Najwidoczniej posiadasz narzędzie wymagające wymiany lub silniejszej customizacji. Jakie konkretnie problemy może naprawić dobry system EOD? Jakie są sposoby na lepszy obieg dokumentów, a w konsekwencji na lepszą komunikację w firmie?

.

Lepsza komunikacja w firmie - 5 sposobów

.

1. Zadbaj o powiadomienia

W firmach sprawy i projekty rozwijają się bardzo dynamicznie. Zdarza się, że jedna zmiana całkowicie wywraca ustawienia do góry nogami. Kontynuujący pracę koledzy muszą być na bieżąco informowani o zmianach. To samo dotyczy nagłych przetasowań w kalendarzu. Spotkanie zostało przesunięte o godzinę? A może (co gorsza) rozpocznie się wcześniej? O takich sprawach należy być informowanym bez zwłoki i tutaj wiadomość mailowa nie wystarczy. Poczta nie zawsze ładuje się poprawnie, nie wszyscy pracownicy sprawdzają co chwilę skrzynkę odbiorczą.

Istnieje jednak remedium funkcjonujące podobnie do powiadomień w mediach społecznościowych. KORSOL udostępnia swoje rozwiązania, bazując na systemie posiadającym możliwość alertowania o zmianach. Jeśli jakiś pracownik chce poinformować resztę o nowym pliku, który załadował do projektu, po prostu klika odpowiedni przycisk i wybiera odbiorców. Mogą to być albo wybrane, wpisane osoby, albo od razu wszyscy uczestnicy. Adresat takiego powiadomienia słyszy sygnał dźwiękowy, który skutecznie zwraca jego uwagę. Wówczas informacja zostaje przekazana błyskawicznie. Po zmaksymalizowaniu przeglądarki, w systemie wyświetla się dodatkowo dymek, który nie pozwoli, by powiadomienie w jakiś sposób umknęło adresatowi.

.

.

2.Połącz kalendarze

To jasne, że każdy pracownik potrzebuje w swojej pracy kalendarza. Jednakże wielu wciąż stosuje jedynie papierową wersję, w której wpisuje spotkania tylko dla własnej informacji. Pozostali, choć używają bardziej nowoczesnych narzędzi, wciąż rzadko synchronizują się ze współpracownikami. A to bardzo ważne, żeby chociaż dany dział lub zespół posiadał jeden, wspólny kalendarz, na którym można planować spotkania i zadania. Wielokrotnie w firmach zdarza się przekładanie konferencji, brak kluczowych uczestników podczas umówionych dyskusji. To generuje opóźnienia, świadczy o słabej organizacji i komunikacji.

Aby temu zaradzić, warto zainwestować w system EOD, który będzie w sobie zawierał interaktywny kalendarz. Na co zwracać uwagę przy wyborze narzędzi? Na pewno na możliwość sterowania widokiem. Dobry kalendarz powinien wyświetlać się w trybie dziennym, tygodniowym i rocznym – wszystko w zależności od preferencji. Co więcej, bardzo przydatne jest własnoręczne dobieranie osób wyświetlanych w siatce. Pracownicy powinni mieć możliwość zaznaczania i odznaczania osób (np. widok całego zespołu lub tylko osób biorących udział w planowanym spotkaniu). Najlepsze kalendarze to takie, które są zintegrowane bezpośrednio ze sprawami i kartami pracy. Wówczas utworzenie wydarzenia, zadania, zaplanowanie spotkania w projekcie spowoduje automatyczne pojawienie się odpowiedniej pozycji w kalendarzu uczestników. Co więcej, system upewni się, czy data i godzina zostały poprawnie wypełnione, jeśli wydarzenie koliduje z jakimikolwiek planami. Dzięki temu planujący spotkanie od razu wie, kto będzie miał problem z uczestnictwem.

3. Zainwestuj w e-teczki

Firmowe dokumenty często przechowuje się w niezbyt wygodnej formie. O ile nie jest to tylko forma papierowa (tak, w wielu firmach nadal istnieje jedynie taka), zazwyczaj wszystko znajduje się na dysku sieciowym. Oczywiście są też przedsiębiorstwa przechowujące wszystko w przeznaczonym do tego systemie lub nawet w chmurze. Jednakże zaobserwowaliśmy, iż większość tych narzędzi nie pozwala na logiczne i wygodne grupowanie dokumentów, na łatwe i szybkie wyszukiwanie, na przejrzyste wyświetlanie danych.

KORSOL oferuje rozwiązania, w których poszczególne pliki można zbierać w odpowiednio opisane sprawy (np. można im nadać osobę odpowiedzialną, deadline, priorytet itp.). Sprawy z kolei przypisuje się odpowiednim zespołom lub działom. Każda z nich może z kolei podlegać pod kampanię. W narzędziach KORSOL wszystko łączy się w logiczny sposób, dzięki czemu łatwiej odnaleźć dokument, którego nazwy nawet nie pamiętamy. Wystarczy wiedzieć, czego mniej więcej dotyczy i jak po nitce do kłębka dotrzeć do jego źródła. Z kolei, jeśli firma potrzebuje przejrzystego wykazu danych, to KORSOL okazuje się najlepszą pomocą. Tworzone przez nas rozwiązania dopasowywane są do konkretnych potrzeb klienta, umożliwiają wygodne filtrowanie wyników, sortowanie danych po wybranych parametrach. Sprawy są dodatkowo organizowane w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt. To znacznie ułatwia odnalezienie się w nawet najbardziej skomplikowanych i rozległych zbiorach dokumentów.

.

.

4. Stosuj procedury

Istnieją zadania i procesy decyzyjne, w których uczestniczyć musi co najmniej kilka osób. Ich działania i decyzje następują po sobie, a kolejności zwykle nie można zmieniać. Jeśli komunikacja w firmie szwankuje, tego typu czynności rozwlekają się w nieskończoność, generują konflikty. Czasem jedna osoba narusza kompetencje drugiej, podejmuje przedwczesną decyzję lub kieruje dalsze kroki sprawy do błędnego adresata. To wszystko naraża firmę na opóźnienia, straty lub nawet kary.

Aby zapobiec powyższym problemom, EOD musi zawierać dobrze rozbudowane procedury. Każda z nich powstaje zazwyczaj w porozumieniu z klientem, gdyż poszczególne firmy mają w tej kwestii indywidualne potrzeby. KORSOL zapewnia precyzyjnie skonstruowane ciągi decyzyjne, które automatyzują ścieżki, jakimi wędrują dokumenty. Pracownicy nie muszą się zastanawiać, do kogo kierować dalsze kroki w sprawie, czy aby na pewno mogą podjąć decyzję na danym etapie. Robi to za nich system, który udziela im uprawnień tylko do odpowiednio zdefiniowanego wycinka procedury. Są odpowiedzialni tylko za swój etap, a dzięki narzędziom KORSOL o wiele trudniej popełnić błąd. Przedsiębiorstwa, które stosują procedury i „ubierają” w nie procesy, zwykle rzadziej cierpią na problemy komunikacyjne. Istnieje większa jasność podziału obowiązków i kolejności ich wykonywania. System eliminuje możliwe konflikty wynikające z pomyłek i dodatkowo przyśpiesza pracę.

5. Czatuj bezpiecznie

Pracownicy często mają problem ze sprawnym przekazywaniem sobie informacji na odległość. To wynika ze wspomnianej już wcześniej opieszałości poczty elektronicznej. O wiele szybciej i łatwiej posługujemy się okienkami czatu na popularnych komunikatorach. Jednakże w erze wszechobecnych prób profilowania internautów spotykamy się ze śledzeniem wiadomości. Nic dziwnego, że szefowie boją się o tajemnice handlowe i zabraniają pracownikom posługiwania się tego typu narzędziami.

Jak sprawnie przekazywać sobie krótkie wiadomości, linki, załączniki, komentarze? W tym celu świetnie sprawdzają się własne, systemowe komunikatory. Przy zakupie rozwiązań KORSOL tego typu czat można uzyskać w pakiecie. Wiadomości wyskakują w dodatkowym okienku (nie trzeba zmieniać karty w przeglądarce), wyświetla się powiadomienie i słychać sygnał dźwiękowy. To bezpieczne, wewnętrzne narzędzie do rozmów, których nikt nie obserwuje. Łatwiej utrzymać stały kontakt ze współpracownikami i jednocześnie zachować poufność firmowych danych.

Jeśli pracownicy nie mogą lub nie chcą obyć się bez poczty, konieczne jest korzystanie z jak najbezpieczniejszej wersji. Wycieki zdarzają się ostatnio na porządku dziennym, o czym przekonali się już urzędnicy najwyższego szczebla. Wraz pakiecie z rozwiązaniami KORSOL klienci otrzymują narzędzie pocztowe, któremu można zaufać.

.

.

Lepsza komunikacja w firmie - 5 sposobów - podsumowanie

Powyższe punkty to oczywiście tylko kilka przykładowych sposobów na poprawę komunikacji. Każde przedsiębiorstwo boryka się z innymi problemami, zatem potrzebuje odmiennych rozwiązań. We wszystkich przypadkach KORSOL wyciąga pomocną rękę, ponieważ nie narzuca nikomu gotowych, pudełkowych narzędzi. Oferta podlega modyfikacjom i ulepszeniom pod dyktando samego klienta. To rozwiązania powinny dostroić się do kupującego a nie odwrotnie.

Czy Państwa firma cierpi z powodu innych problemów z komunikacją? A może potrzebujecie customowych narzędzi w celu usprawnienia zupełnie innych aspektów pracy? Bez względu na przyczynę, zapraszamy do kontaktu. Przedstawimy swoje możliwości oraz dowiedziemy elastyczności naszych produktów. Zaprosimy Państwa do udziału w budowie dedykowanych narzędzi, dzięki czemu wspólnie doprowadzimy do jak najbardziej zadowalających wyników.

.

.

Twoja firma potrzebuje sprawniejszego obiegu faktur? Zapoznaj się z ofertą KORSOL.

#system #sprawy #systemEOD #dokumenty #customizacja # KORSOL #custom #EOD #komunikacja #sposoby #goodcommunication