Wiele firm posiada już własne narzędzia IT do usprawniania produkcji oraz zarządzania. Często zakup dokonywany był jednak w pośpiechu i bez odpowiedniego research’u albo po prostu wybrano najtańszą opcję na rynku. W konsekwencji przedsiębiorstwa przez lata pracują na ERP-ach, które tak naprawdę niczego nie ułatwiają, ale muszą być w firmie ze względu na obowiązujące prawo.

Dlaczego systemy ERP są nieskuteczne? Najczęstsze powody

Podczas długoletniej pracy w branży IT zdążyliśmy natknąć się na niezliczone przypadki mało efektywnych ERP-ów, których wad nikt nie zauważał. Dlaczego niektórym przedsiębiorcom tak trudno przychodzi zdiagnozowanie problemu? Czemu nic z tym nie robią, choć zyski i wydajność nie rosną?

.

.

Nikt nie przyzna się do wpadki

Przede wszystkim nikt nie lubi przyznawać się do błędu, choć każdy ma prawo do pomyłek. Czasem wybór narzędzi informatycznych był zbyt pospieszny lub podyktowany atrakcyjną ceną, a po czasie okazuje się, że wymiernych korzyści brak. Jednak wadliwe narzędzie pozostaje, ponieważ szybka wymiana oznaczałaby przyznanie się do porażki.

Przyzwyczajenia

Innym powodem braku skutecznych ERP-ów w firmach jest przyzwyczajenie do statusu quo. Stare narzędzia i procesy nie wymagają nauki, przestawiania się na nowy tryb pracy, pozwalają pozostać w wygodnej rutynie. Pracownicy mogą sabotować wdrażanie nowości, bo po prostu obawiają się, że nie odnajdą się w nowym systemie. Często obawiają się, że nowy system ich zastąpi. Kierownictwo słucha ich opinii i pozostaje bierne, bo nie chce stracić doświadczonej kadry.

Pracowniczy feedback

W kontrastowych przypadkach – istnieją także przedsiębiorstwa, które nie pytają wcale o zdanie swoich pracowników. A ci są zwykle skarbnicą pomysłów i ogromną inspiracją dla ulepszeń. Czasem wystarczy poprosić o szczerą rozmowę lub przyjrzeć się wykonywanym zadaniom. Czy są zbyt powtarzalne i mechaniczne? Czy jakiekolwiek procesy można zautomatyzować? Co przeszkadza w pracy lub ją opóźnia? Co powoduje nieporządek? Czy coś utrudnia komunikację? Gdzie można poszukać oszczędności czasu i surowców?

Różowe okulary

Jeszcze jednym powodem, dla którego w firmach funkcjonują nieskuteczne narzędzia IT. To po prostu brak krytycyzmu i poczucie, że skoro na coś zostały poczynione inwestycje, to nie może już działać lepiej. W wyniku takiego myślenia w firmach wciąż królują ERP-y z lat 90., z przestarzałym interfacem, słabo zabezpieczoną bazą danych i przydługim czasem ładowania danych. W konsekwencji pracownik wykonując jedno zadanie, musi otworzyć kilka osobnych narzędzi, wprowadzić do nich kilka razy te same dane i w konsekwencji traci ogrom czasu. Nie wie jednak, że można inaczej, bo nie ma pojęcia o nowoczesnych rozwiązaniach, które pozwalają na efektywną pracę w jednym, wydajnym środowisku.

.

.

Dlaczego systemy ERP są nieskuteczne? Najczęstsze symptomy

Co jednak konkretnie czyni dany ERP nieskutecznym? Kiedy warto zastanowić się, czy należy dalej z niego korzystać? Przedstawiamy kilka sytuacji, w których łatwo wyłapać wadliwe lub przestarzałe narzędzie.

Twoje narzędzia ERP mogą być nieskuteczne, jeśli:

1. Masz ERP-a, ale i tak ciągle pracujesz w Excelu

To jasne, arkusze kalkulacyjne bywają w niektórych przypadkach ogromną pomocą. W firmach można jednak często zauważyć, że kierownictwo kupuje narzędzia informatyczne, a pracownicy i tak wrzucają wszystko do Excela. Nawet jeśli wymaga to kopiowania danych z samego ERP-a. Czy to nie dowód na nieskuteczność inwestycji? Może w plikach i sprawach nie ma odpowiednich narzędzi do filtrowania i sortowania? Może brakuje tych automatyzacji, które załatwiają formuły w arkuszach kalkulacyjnych? W końcu obyty z Excelem pracownik jest w stanie ustawić wiele parametrów dopasowanych do własnych preferencji, a w ERP-ie musi pracować na tym, co już jest. Warto zastanowić się, czy tego typu obstawanie przy programach Office to tylko kwestia przyzwyczajenia, czy właśnie wyznacznik nieskuteczności pozostałych narzędzi.

2. Masz wiecznie zapchaną skrzynkę

Funkcjonujące w firmach ERP-y zazwyczaj nie pozwalają na załatwianie spraw za pomocą procedur. A przecież to niezwykłe ułatwienie, chociażby dla działu kadr i księgowości. Procedury akceptacji wniosków urlopowych, zatwierdzania próśb grafikowych i urlopowych, opisu faktur czy akceptacji polecenia ich zapłaty – to tylko „pierwsze z brzegu” przykłady. Skuteczne narzędzie IT pozwoli na automatyzację wielu powtarzalnych procesów, szczególnie jeśli uczestniczy w nich kilka osób/decydentów. Dzięki temu dokumenty nie muszą być wysyłane i odsyłane, odbijane jak piłeczki ping-pongowe. Nie trzeba odbierać dziesiątek wiadomości, w których powstają kolejne wersje tego samego dokumentu. Możliwość przypisywania wiadomości e-mail bezpośrednio do spraw również zmniejsza konieczność rozsyłania dziesiątek kopii do poszczególnych pracowników.

3. Czujesz się, jakbyś ciągle używał/a Windowsa 97

Podczas gdy część producentów systemów informatycznych dwoi się i troi, by zapewniać zmodernizowany interface z przyjemną dla oka szatą graficzną, pozostali nie robią nic w kierunku unowocześnień. Wskutek tego firmy pracują na programach, które wyglądają jakby czas zatrzymał się ćwierć wieku temu. Nie tylko wygląd bywa w nich przestarzały, ale też funkcje. Nieraz widujemy systemy w wersji sprzed 5, 7 lat. To znaczy, że przez ten cały czas nie wprowadzono w nich żadnych nowości, nie naprawiono drobnych błędów. Systemy pozostawione same sobie i w żaden sposób nie rozwijane bardzo szybko stają się archaiczne i wręcz niebezpieczne.

.

.

4. Używasz kilkunastu różnych programów

Niektóre osoby muszą mieć dostęp do wielu obszarów działalności firmy. Przede wszystkim jest to kadra zarządzająca oraz pracownicy, których obowiązki dotyczą wielu działów na raz. Niestety potrzeba wglądu w różne procesy wymaga posiadania kilku, a nawet kilkunastu ERP-ów. Wówczas na pulpicie komputera powstaje istna mozaika przeróżnych programów. Każdy z nich może mieć zupełnie inny wygląd i sposób działania, wymagają też osobnego logowania. Tworzenie porównań i korzystanie z kilku takich narzędzi jednocześnie to prawdziwa sztuka. Jeśli prezes pragnie przeanalizować dane z kilku różnych miejsc, zwykle traci ogrom czasu podczas ładowania każdego ERP-a. Następnie musi przypomnieć sobie, jak odnaleźć się w konkretnym środowisku i skąd wziąć interesujące go informacje. Wreszcie sam musi dokonać skomasowania tych danych – kopiując je lub przepisując do jednego pliku. Najczęściej to zeszyt w Excelu, bo ERP-y nie posiadają możliwości tworzenia własnych tabel porównawczych.

Oczywiście wiadomo, że w większości przypadków sam prezes nie wykonuje tych czynności lecz zleca je pracownikowi. Jednak np. na spotkaniu z klientem czy w delegacji, nie ma takiej możliwości. Wtedy zleca przygotowanie zestawień telefonicznie, ale czeka na zwykłą tabelę co najmniej kilkanaście minut. Może właśnie to te minuty, które decydują o pozyskaniu nowego klienta, widzącego i oceniającego elastyczność firmy?

Wielość programów nie stanowi problemu (w dużych przedsiębiorstwach to naturalne). Większą bolączką jest brak jakiejkolwiek komunikacji pomiędzy nimi. Nie można eksportować/importować plików, nie zgadzają się rozszerzenia. Jedną informację trzeba wpisać kilka razy w poszczególnych programach, bo sama się nie zaktualizuje. Zazwyczaj ERP-y stanowią zupełnie indywidualne narzędzia, które trudno skoordynować. Jeśli w związku z tym wydajność firmy lub transparentność jej procesów zaczyna cierpieć – warto rozważyć przejście na zintegrowane systemy takie jak KORSOL, w których określonymi obszarami zarządza się w jednym środowisku.

5. Musisz się ciągle dostosowywać

Każda firma ma inne potrzeby, ponieważ wypracowała własny przepis na sukces. Częścią tego sukcesu jest również elastyczność, stałe dopracowywanie swoich metod i dostosowywanie ich do realiów. Jak jednak tego dokonać, skoro ciągle jesteśmy wtłaczani w ramy, jakie narzucają nam narzędzia? Pracujemy na narzuconych schematach, procesach i formularzach, których być może jest wiele, ale ich nie wykorzystujemy, bo np. nie pasują do naszego profilu. „Pudełkowe” ERP-y nie oferują customizacji, która zaczyna stanowić obecnie coraz większą wartość. Szczególnie, że mamy do czynienia z ciągłymi zmianami w prawie, co odbija się także na wyglądzie dokumentacji. Firmy muszą mieć możliwość zmiany szablonów oraz dostosowywania procedur, by nadążyć za narzuconymi z góry wytycznymi, by dorównać największym graczom i by być stale na bieżąco z trendami. Lub po prostu ułatwić sobie pracę.

.

.

6. Borykasz się z niespójnością danych i powielaniem nazw

Zainwestowałeś kilka lat temu pokaźną kwotę i każdy z działów w twojej firmie ma stosowne oprogramowanie, dedykowanego ERP-a. Z biegiem czasu jednak zauważyłeś, że np. posiadasz kilka baz klientów, w dodatku w każdej z nich dany klient jest zapisany w inny sposób. Księgowość to jeszcze inna sprawa, bo ściąga dane z GUS. Podobne problemy napotkać można w przypadku nazewnictwa proponowanych przez firmę usług czy produktów. W niektórych ERP-ach wystarczy daną nazwę napisać wielką literą, a już klasyfikowana jest on jako osobna pozycja. To rodzi problemy np. z ustaleniem dokładnych stanów magazynowych.

Jednak inwestycja już została poczyniona i szkoda wydanych pieniędzy. Zastanawiasz się, czy wszystkie ERP-y nie zamienić na jeden duży program od dużego producenta. Tyle że będzie to dalej ERP, choć bardziej rozbudowany. Z powodu braku customizacji będzie posiadać wiele funkcji, z których nigdy nie skorzystasz.

Jeśli coraz częściej czujesz, że posiadane narzędzia IT Cię ograniczają i coraz więcej czasu tracisz na obchodzenie zapisanych w nich ustawień, to znak, że już pora na zmiany.

Dlaczego systemy ERP są nieskuteczne? Alternatywa od KORSOL

W KORSOL wychodzimy z założenia, że to system ma się dopasować do firmy, a nie firma do systemu. W związku z tym rozwijamy swoje narzędzia wspólnie z Klientami, za każdym razem modyfikując je według konkretnych, indywidualnych potrzeb. Dzięki temu nasi Klienci zyskują poprawę wydajności i wygody pracy, co w znacznym stopniu przekłada się na zyski. Oferujemy także stałą opiekę serwisową, w ramach której szybko reagujemy na zgłaszane potrzeby kolejnych modyfikacji. Dzięki temu użytkownicy czują wreszcie, że mają swoje własne narzędzia, które ich niepotrzebnie nie ograniczają, a które rozwijają się razem z ich firmami.

Czujesz, że któryś z powyższych przykładów dotyczy Twojej firmy? A może widzisz jeszcze inne powody nieskuteczności posiadanych narzędzi IT? Skontaktuj się z KORSOL – chętnie opowiemy o naszych nowoczesnych rozwiązaniach, które automatyzują i przyspieszają pracę.

.

.

.

Twoja firma potrzebuje sprawniejszego obiegu faktur? Zapoznaj się z ofertą KORSOL.

#ERP #system #sprawy #interface #dokumenty #Excel # KORSOL #custom #email