Spis treści
- Wprowadzenie
- KSeF - wady i zalety
- Zalety - Szybkość
- Zalety - Ochrona środowiska i oszczędności
- Zalety - Ułatwiona archiwizacja
- Wady - Problemy techniczne
- Wady - Ryzyko błędów
- Wady - Brak załączników
- Wady - Brak alertów i powiadomień
- Wady - Zmiany organizacyjne
- Wady - Brak edycji faktur
- Wady - Cyberataki
- Wady i zalety KSeF - pomoc ze strony KORSOL
KSeF – wady i zalety - wprowadzenie
Krajowy System e-Faktur to rewolucyjna w skali naszego kraju inicjatywa podjęta przez Ministerstwo Finansów w celu usprawnienia obiegu dokumentów finansowych. Choć obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie dopiero 1 lipca 2024 roku, już teraz możliwe jest testowanie różnych funkcji systemu. Dzięki temu wiemy, jakie czynności zostaną z całą pewnością usprawnione, a co niekoniecznie ułatwi życie użytkownikom.
KSeF – wady i zalety – mocne strony
Szybkość
Obowiązkowe faktury elektroniczne z całą pewnością skrócą czas wymiany informacji pomiędzy kontrahentami. Zostaną zatem wyeliminowane sytuacje, w których np. na dokument zakupu czekamy kilka do kilkunastu dni lub nie otrzymujemy go wcale. Ta nowa metoda obiegu danych pozwala zatem na sporą oszczędność czasu i szybsze uzyskiwanie kompletu dokumentów potrzebnych do rozliczenia w danym miesiącu.
Ochrona Środowiska i oszczędności
W obliczu ogromnego wzrostu kosztów produkcji papieru, ilość zużywanych kartek ma dla firm spore znaczenie. Wszystko oczywiście zależy od skali, jednak mamy w naszym kraju dość sporo przedsiębiorstw, w których wystawia się kilkadziesiąt lub nawet kilkaset faktur dziennie. A to już oznacza generowanie całych stosów papierowych dokumentów miesięcznie. Redukcja ilości papieru wykorzystywanego do druku faktur oraz energii i materiałów eksploatacyjnych, przyczynia się do ochrony środowiska naturalnego i obniżenia kosztów. Ograniczamy zaśmiecanie planety, nie przyczyniamy się do wycinki lasów i jeszcze w dodatku zatrzymujemy w kieszeni nieco więcej pieniędzy. Same plusy.
.
.
.
Ułatwiona archiwizacja
Przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywać dokumentację przez określony prawem czas. Nie zawsze mają ku temu odpowiednie warunki lokalowe czy miejsce na dyskach. Dodatkowo, dokumenty papierowe bardzo łatwo ulegają zniszczeniu, np. w razie pożaru, zalania. Łatwo je też zgubić, jeśli przekazywane są w teczkach pomiędzy działami, zanim trafią do archiwum. Faktury elektroniczne przechowywane w systemie KSeF są łatwo dostępne i mogą być przechowywane przez długi czas, bez obaw o ich zniszczenie czy zagubienie. Elektroniczne archiwum umożliwia również o wiele łatwiejsze wyszukiwanie faktur, które chcemy ponownie zweryfikować. W przypadku papierowych zbiorów tego typu, odnalezienie jakiegokolwiek dokumentu wymaga zwykle o wiele więcej pracy i poświęconego czasu. Co więcej, zakup i utrzymanie własnego archiwum elektronicznego wiąże się z dodatkowymi wydatkami na miejsce na serwerze. W przypadku KSeF ten koszt przechodzi na państwo.
KSeF – wady i zalety – słabe strony
Choć założenie, z którego wychodzi pomysł utworzenia elektronicznego systemu do rejestracji i archiwizacji faktur, jest jak najbardziej słuszne, nie oznacza to, że narzędzie nie będzie miało wad. Wręcz przeciwnie, na początku wywoła z pewnością istną rewolucję i zmusi firmy do mozolnego wdrażania się w nowe metody pracy. Jakich wad KSeF-u najbardziej obawiają się przedsiębiorcy?
Problemy techniczne
KSeF wymaga przede wszystkim stałego dostępu do internetu. Jeśli firma działa w niezbyt zaawansowanej infrastrukturze internetowej lub nie posiada odpowiedniej ilości sprzętów komputerowych, czekają ją dodatkowe nakłady finansowe. Ministerstwo nie zakłada bowiem zbyt długiego czasu na nadrabianie zaległości. Wszelkie opóźnienia powinny być likwidowane do 1 dnia roboczego po usunięciu usterki powstałej po stronie podatnika. Dłuższe przerwy w dostawie internetu lub poważniejsze uszkodzenia sprzętu mogą spowodować nagromadzenie sporej ilości faktur, których potem nie sposób wprowadzić na czas.
Sam KSeF też może doświadczać problemów i przerw technicznych. System będzie musiał sprostać ogromnej liczbie użytkowników korzystających z jego funkcjonalności w tym samym czasie. Czy jego wydajność będzie wystarczająca? Na to pytanie będziemy mogli odpowiedzieć dopiero w momencie wejścia w życie obowiązku korzystania z systemu. Wówczas wszyscy zobligowani do tego użytkownicy rozpoczną pracę w KSeF i zweryfikują, jakie obciążenie będzie akceptowalne.
.
Ryzyko Błędów
Podczas elektronicznego przesyłania faktur istnieje ryzyko popełnienia błędów, które mogą prowadzić do problemów księgowych i finansowych. System nie zweryfikuje, czy wprowadzone przez użytkownika informacje są zgodne z prawdą. Nie zaoferuje również autouzupełniania pól, zatem każde okienko będzie trzeba bardzo dokładnie sprawdzić w poszukiwaniu literówek lub niepoprawnych kwot. System nie podpowie też, czy dobraliśmy odpowiednią wysokość podatku dla charakteru transakcji.
Utrudniony będzie również proces weryfikacji błędów np. przez współpracowników. Dostęp do KSeF w imieniu firmy będą miały tylko osoby posiadające specjalne uprawnienia i w większości przypadków będą zdane same na siebie podczas rejestrowania faktur.
Brak załączników
KSeF nie zakłada możliwości przesyłania załączników wraz z rejestrowanymi fakturami. Odbiorca faktury często potrzebuje dodatkowych informacji dotyczących transakcji. W przypadku braku możliwości wysyłania załączników, komunikacja z kontrahentem i tak odbywa się dwutorowo. Należy zarejestrować fakturę w KSeF oraz dodatkowo przesłać osobną wiadomość e-mail z załącznikami. W konsekwencji firmy nie odczuwają oszczędności czasu związanej z nowym systemem. Wręcz przeciwnie, poświęcają go jeszcze więcej, bo praca jest podwójna. W takich przypadkach warto stosować dodatkowe narzędzia, które załatwią zbiorczo zarówno rejestrację faktury jak i przesyłkę załącznika do kontrahenta.
Brak alertów i powiadomień
KSeF nie zakłada przesyłania powiadomień do użytkowników z informacją o wystawionych lub odrzuconych fakturach. Należy osobiście logować się i codziennie sprawdzać napływające dokumenty. Wiele przedsiębiorstw zwyczajnie nie ma na to czasu i zasobów ludzkich. Problem bywa tym większy, iż osoby posiadające uprawnienia do KSeF-u nie zawsze są obecne w pracy. Jak bez nich zweryfikować jakiekolwiek napływy z systemu? Tu również należałoby zadbać o narzędzie alertujące o wpływach z KSeF lub stale odczytujące dane na firmowym koncie w systemie i ściągające je do firmowych programów.
Zmiany organizacyjne
Jeśli firma opierała dotąd swoje działania na tradycyjnych dokumentach papierowych, czekają ją wielkie zmiany. Bardzo prawdopodobne, że część pracowników będzie musiała przejść dodatkowe szkolenia w celu przestawienia się na nowe narzędzia. Jeśli nie zaczną prawidłowo rejestrować faktur w KSeF-ie, właścicielowi grożą wysokie kary. Wprawdzie Ministerstwo Finansów zakłada, że przez pierwsze pół roku po wprowadzeniu obowiązku korzystania z systemu, nie będą nakładane żadne grzywny. Nie dla wszystkich jest to jednak wystarczająco długi czas na tak duże zmiany. Przedsiębiorstwa mają również wypracowane własne procedury, które niejednokrotnie stanowią ich własny przepis na sprawne funkcjonowanie i rozwój. Obowiązkowe korzystanie z KSeF-u może wiele z tych procesów zaburzyć i na wiele miesięcy spowolnić pracę różnych działów. To także dodatkowa praca dla firm, których procedury nie sprawdzą się w obliczu konieczności korzystania z nowego narzędzia.
.
.
Brak edycji faktur
W momencie, gdy faktura zostanie zarejestrowana do KSeF-u, nie ma już możliwości dokonania w niej jakichkolwiek zmian. Należy wówczas zarejestrować osobną fakturę korygującą. To znów generuje sporą ilość dodatkowych czynności, które pracownicy mogliby poświęcić na inne działania. Po raz kolejny uwypukla się zatem potrzeba posiadania narzędzia, które podpowiadałoby właściwe dane, automatycznie uzupełniało wybrane pola i kontrolowało niektóre kwoty (np. czy w polu kwot wpisać należy same cyfry a nie omyłkowo także litery). Takie drobne podpowiedzi i kontrola literówek z pewnością ograniczyłaby ogromną ilość korekt. Pracownicy często z rozpędu przesyłają faktury do rejestracji i niestety, chwila nieuwagi będzie już teraz skutkowała koniecznością wystawienia nowego dokumentu sprzedażowego.
Cyberataki
Faktury to bezcenne źródło danych o firmach. Nic dziwnego zatem, że stanowią łakomy kąsek dla wielu cyberprzestępców. Trudno stwierdzić, na ile Krajowy System e-Faktur okaże się odporny na wszelkie ataki hakerskie i próby wyłudzenia danych od użytkowników. Stawką są jednak tajemnice handlowe i tajne kontrakty, w tym także firm kluczowych dla bezpieczeństwa państwa. Należy zatem przygotować się na to, iż konieczna będzie zwiększona czujność podczas korzystania z tak cennej skarbnicy informacji. Pilnujmy swoich haseł, nie udzielajmy dostępu zbyt dużej ilości pracowników, zawsze sprawdzajmy, czy rzeczywiście wyświetlamy prawdziwą wersję strony Ministerstwa (oszuści często podmieniają wygląd strony i przejmują informacje, które w okienkach wpisuje użytkownik). Jako że KSeF to całkowita nowość, wiele cyberprzestępców będzie chciało wykorzystać potencjalne słabe strony systemu w pierwszych miesiącach jego działania. Także brak doświadczenia użytkowników może działać na korzyść oszustów. Każde logowanie i rejestrowanie faktur będzie zatem wymagało zdwojonej czujności. Tu znów najlepszym remedium może okazać się stosowanie narzędzi łączących się automatycznie z KSeF-em. Dzięki temu wprowadzimy dane faktur w wewnętrznym, chronionym systemie, który za pomocą bezpiecznego połączenia wyśle wszystkie informacje do MF.
KSeF – wady i zalety – pomoc ze strony KORSOL
Podsumowując, KSeF ma wiele zalet, takich jak szybkość, oszczędność czasu i kosztów oraz zgodność z prawem. Niemniej jednak, znajdujemy się dopiero w pierwszych fazach jego działania i zrozumiałym jest, iż pojawią się pewne wady oraz trudności. Z jednej strony KSeF będzie musiał zostać poddany jeszcze wielu testom, sprawdzić się w praktyce i sprostać wielkiej ilości użytkowników. Z drugiej strony - podatnicy korzystający z niego muszą nauczyć się specyfiki działania tego narzędzia oraz dostosować do niego swoje wewnętrzne procesy.
Jak ułatwić przejście na pracę z KSeF? Jak uczynić ją szybszą i bezpieczniejszą? Odpowiedzią jest narzędzie do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur przygotowane przez KORSOL. Co potrafi? Oto kilka przykładów jego możliwości:
- Wysyłanie powiadomień o fakturach zarejestrowanych przez naszych kontrahentów.
- Weryfikacja poprawności danych faktur wprowadzanych w systemie KORSOL.
- Autouzupełnianie pól, np. dotyczących stałych kontrahentów.
- Wysyłanie e-maili z załącznikami do faktur automatycznie po dokonaniu udanej rejestracji w KSeF.
- Możliwość customizacji, dostosowania narzędzia do firmowych procesów.
Po więcej informacji o rozwiązaniach zapraszamy do naszych pozostałych artykułów:
Naszą ofertę dotyczącą usprawniania pracy z KSeF można pobrać tutaj.
#system #korsol #rcp #KSeF #MF #faktury #efaktura #wady #zalety #IT #księgowość
