Spis treści

• Rejestracja czasu pracy a wydajność – korzyści
• Świadomość i kontrola nad czasem
• Zwiększenie wydajności
• Sprawiedliwość i motywacja
• Planowanie i optymalizacja zasobów
• Łatwiejsze śledzenie postępu projektów
• Jak wdrożyć rejestrację czasu pracy w firmie?
• Rejestracja czasu pracy - Zalety rozwiązań KORSOL
• Rejestracja czasu pracy na home office
• Rejestracja czasu pracy – czy warto?

W dynamicznym środowisku biznesowym, przedsiębiorcy prześcigają się we wdrażaniu coraz to nowych metod podnoszenia wydajności. Istnieją jednak łatwe w implementacji sposoby na osiągnięcie tego celu. W niniejszym artykule omówimy, dlaczego rejestracja czasu pracy jest istotna dla wydajności organizacji oraz w jaki sposób można ją skutecznie zastosować w firmie.

Rejestracja czasu pracy a wydajność – korzyści

W jaki sposób rejestrowanie pracy przekłada się na zyski? Dlaczego jest ważne zarówno dla pracodawcy jak i pracowników?

1. Świadomość i kontrola nad czasem

Rejestracja czasu pracy pozwala pracownikom i przełożonym na świadome monitorowanie, ile czasu zostaje poświęcane na konkretne zadania, projekty czy działania. Dzięki temu zespoły mogą lepiej planować swoje zadania, a kierownictwo zyskuje realny obraz tego, jak wykorzystuje się czas pracy. Znając te dane, można podejmować bardziej przemyślane decyzje dotyczące alokacji zasobów, planowania dostaw, realizacji zamówień i projektów.

2. Zwiększenie wydajności

Odpowiednia kontrola pomaga w identyfikowaniu obszarów, w których wysoce prawdopodobne jest marnotrawienie czasu pracy. Zatrudnieni mogą dostrzec, czy spędzają zbyt dużo czasu na nieproduktywnych czynnościach, takich jak przeglądanie witryn internetowych czy długie przerwy. Dotyczy to zarówno części produkcyjnej jak i biurowej firmy. W rezultacie można podejmować działania naprawcze, które zwiększą ogólną wydajność.

.

.

3. Sprawiedliwość i motywacja

Rejestracja czasu pracy pozwala również na uczciwe rozliczanie pracowników za ich wysiłek. Dzięki temu osoby wykazujące wysoką wydajność mogą zostać sprawiedliwie wynagrodzone. To może wpłynąć na motywację i zaangażowanie zespołu. Pracownicy widzą, że na płace wpływa ich realne zaangażowanie, a nie tylko godziny spędzone w firmie. Rozliczani są też indywidualnie, zamiast bycia ujętymi w ramach sukcesów całego zespołu. Każdy wówczas czuje się odpowiedzialny za własne wyniki. Jednocześnie zdaje sobie sprawę, że niedociągnięcia zostaną zauważone, a sumienność nagrodzona.

4. Planowanie i optymalizacja zasobów

Rejestracja czasu pracy pozwala na dokładne określenie, kiedy i gdzie są potrzebne zasoby. Dzięki temu można zoptymalizować harmonogramy pracy i uniknąć sytuacji, w której pracownicy odczuwają przeciążenie obowiązkami lub, wręcz przeciwnie, nie mają nic do roboty. To pozwala na efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi. Produkcja nie doświadcza zastojów, a poszczególne zespoły odczuwają mniej stresu ze względu na nawał obowiązków. Kadra zarządzająca jest bowiem w stanie szybko reagować na brak równowagi w obsadzeniu poszczególnych działów/linii produkcyjnych.

5. Łatwiejsze śledzenie postępu projektów

W wielu firmach rejestracja czasu pracy jest związana z projektami. Dzięki temu można bieżąco monitorować, ile czasu poświęcono na konkretne projekty i zadania. To z kolei pomaga w śledzeniu postępów, identyfikowaniu opóźnień i podejmowaniu działań korygujących. Rejestracja czasu pracy ułatwia także wycenę poszczególnych działań i szacowanie opłacalności przedsięwzięć. Jeśli na niskobudżetowy projekt przeznaczana jest duża ilość czasu specjalistów, w pewnym momencie koszty przewyższają zyski. Pamiętajmy, iż czas to pieniądz i warto mieć narzędzia, które pomogą uniknąć tego typu strat.

.

.

Jak wdrożyć rejestrację czasu pracy w firmie?

Odpowiedź zależy od rodzaju działalności, jaką prowadzimy, oraz wielkości przedsiębiorstwa. Duże znaczenie ma także to, czy chcemy lepiej kontrolować pracę biura czy działów produkcyjnych. Istnieje cały szereg czynników, które wpływają na skuteczność poszczególnych narzędzi monitorujących.

Przed rozpoczęciem poszukiwań firmy IT mającej wdrożyć rejestrację czasu pracy, należy przygotować się na pytania, jakie mogą zadać oferenci. My przytaczamy najważniejsze aspekty organizacyjne, które wpłyną na dobrane metody monitoringu oraz na cenę:

- ilość pracowników podlegających monitoringowi,

- charakter pracy (np. fizyczna lub biurowa),

- sprzęt monitorujący dostępny na terenie firmy (np. czytniki kart pracowniczych, monitoring wizyjny, zamki na kod),

- opis szczególnych warunków stanowiska pracy, które mogą wpłynąć na wydajność i stan technikaliów (np. silna wilgotność, zapylenie, warunki zakłócające sygnał Wi-Fi).

Kolejnym krokiem będzie opracowanie strategii wdrożenia rejestracji czasu pracy. Proces ten obejmuje przede wszystkim wybór oraz rozmieszczenie urządzeń odpowiedzialnych za monitoring. Możliwe jednak, że w danej firmie instalacja dodatkowego sprzętu jest niepotrzebna lub niemożliwa ze względu na pewne szczególne warunki. Właśnie dlatego początkowo przeprowadza się wywiad, do którego przygotować się pomagają punkty wskazane powyżej. Na tej podstawie sporządzony zostaje plan wdrożenia wraz z odpowiednio dobranymi narzędziami monitorującymi. Specjaliści KORSOL bardzo skrupulatnie podchodzą do tego etapu, każdorazowo włączając Klienta w procesy przygotowawcze. Maksymalna customizacja stanowi tu niezwykle ważny element, gdyż tylko odpowiednio dopasowane narzędzia są w stanie w pełni odpowiedzieć na potrzeby danej firmy.

Rejestracja czasu pracy - Zalety rozwiązań KORSOL

To jednak nie wszystko, ponieważ kluczowym aspektem całej rejestracji czasu pracy jest gromadzenie, analiza i odpowiednie wyświetlanie danych. KORSOL specjalizuje się w tworzeniu narzędzi do skutecznego śledzenia i interpretacji procesów zachodzących w firmach. Dzięki indywidualnie skomponowanym modułom kadra zarządcza jest w stanie porównywać i analizować dane związane z czasem pracy. Weryfikuje także skuteczność i wydajność konkretnych grup obecnych na produkcji. Wówczas łatwiejsze staje się kontrolowanie i optymalizowanie pracy poszczególnych zespołów.

Co więcej, KORSOL posiada także dodatkowe narzędzie rejestracji czasu pracy przeznaczone dla pracowników biurowych. Połączone z tablicą Kanban karty pozwalają na kontrolowanie czasu przeznaczonego na przeróżne zadania i spotkania. Całość przepracowanych godzin podlicza się w ramach sprawy lub klienta, do którego przypisano konkretne zadania. Zarząd jest w stanie ocenić, czy dany projekt jest opłacalny, czy nie wymaga poświęcenia zbyt dużej ilości roboczogodzin. Z kolei sami pracownicy łatwiej kontrolują własną pracę i weryfikują, co w trakcie dnia pracy zajmuje im najwięcej czasu. Dzięki temu są w stanie lepiej się zorganizować i dyscyplinować.

Rejestracja czasu pracy na home office

W jakim przypadku sprawdzi się jeszcze moduł kart do rejestracji czasu pracy? Wszędzie tam, gdzie część kadry pracuje zdalnie lub hybrydowo. Do weryfikacji skuteczności ich działań nie wystarczy monitorowanie aktywności kursora. Skuteczniejszym sposobem na kontrolę, czy rzeczywiście wypełniają swoje obowiązki, jest prowadzenie ewidencji czynności. Przełożony zawsze może sprawdzić, czy w deklarowanym czasie poświęconym na konkretne zadanie pojawiły się nowe dokumenty, maile czy notatki z rozmów z klientami. Wówczas pracodawca chętniej zezwala na pracę zdalną lub hybrydową. Wie, że bez względu na lokalizację może łatwo sprawdzić zaangażowanie i skuteczność podwładnych.

.

.

Rejestracja czasu pracy – czy warto?

Rejestracja czasu pracy to nieocenione narzędzie do zarządzania i zwiększania wydajności w firmach. Dzięki modułom, które dobrze dopasowano do potrzeb organizacji, zwiększa się kontrola nad czasem, motywacja pracowników i dyscyplina. Łatwiej optymalizować alokację zasobów, szybko reagować na pojawiające się problemy kadrowe i wreszcie sprawiedliwie rozliczać zespoły. Bardzo proste staje się także śledzenie postępów w realizowanych projektach oraz weryfikowanie ich opłacalności. Te wszystkie zalety mogą przyczynić się do sporej poprawy rentowności firmy. Pamiętać należy jednak o tym, iż kontrola nie jest celem samym w sobie i należy zawsze zachować odpowiednią dozę zaufania dla swoich pracowników. Ich samopoczucie jest wszakże również niezwykle ważne dla wydajności. Forma rejestracji czasu pracy opracowana przez KORSOL nie ingeruje zbytnio w prywatność pracowników i nie przytłacza ich nadmierną kontrolą. Pozwala zatem na zachowanie idealnej równowagi pomiędzy kontrolą i swobodą.

Chcesz poznać więcej skutecznych narzędzi do sprawnego zarządzania firmą? Zapoznaj się z ofertą KORSOL.

#system #korsol #rcp #wydajność #pracownik #monitoring #rejestracjaczasupracy #czaspracy #ewidencja