KSeF - od kiedy obowiązkowy?

Spis treści

• KSeF - Krajowy System e-Faktur - czym jest?
• KSeF – od kiedy będzie obowiązkowy?
• Jak działa KSeF?
• Zalety KSeF
• Wady KSeF
• Jak przygotować się na KSeF?
• Więcej korzyści dla firm dzięki KORSOL

.

KSeF - Krajowy System e-Faktur - czym jest?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma cyfrowa, która ma na celu digitalizację procesu wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur. Ma służyć modernizacji i usprawnieniu systemu podatkowego w kraju. Stworzono go także w celu ograniczania biurokracji i zwalczania oszustw podatkowych. To także sposób na usprawnienie przepływu danych oraz terminowe wystawianie faktur przez wszystkie podmioty do tego zobligowane.

KSeF - od kiedy obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur to narzędzie elektroniczne, które umożliwia przedsiębiorcom wystawianie, przekazywanie i przechowywanie faktur w formie cyfrowej. Zastępuje on tradycyjne, papierowe faktury, eliminując potrzebę ich drukowania i ręcznego przetwarzania. Obecnie działa wersja demonstracyjna, na której można przetestować funkcjonalności KSeF-u, sprawdzić sposoby uwierzytelniania i oswoić się z nowym narzędziem. Demo dostępne jest pod tym adresem: https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/bezplatne-narzedzia-wersja-testowa/ Rejestrowanie faktur w KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT z dniem 1 lipca 2024 roku. To pozornie sporo czasu, jednak lepiej nie zostawiać przygotowań do korzystania z nowego systemu na ostatnią chwilę. Może się bowiem okazać że Twoja firma potrzebuje dodatkowych narzędzi informatycznych, aby móc sprawnie funkcjonować w nowych warunkach prawnych.

KSeF - od kiedy obowiązkowy? - Jak działa KSeF?

Podmioty rejestrują się w systemie i zakładają specjalny profil, który pozwala im na generowanie i przekazywanie faktur elektronicznych. Istnieje także możliwość nadania różnego rodzaju uprawnień pracownikom firmy do czynności takich jak: dostęp do faktur, wystawianie faktur, przegląd historii sesji, przeglądanie uprawnień i nadawanie uprawnień.

Przedsiębiorca wypełnia wymagane pola i rejestruje fakturę, co jest jednoznaczne z przesłaniem jej do KSeF. Dalej następuje proces weryfikacji i przekazania jej do odpowiednich organów podatkowych. W tym momencie nie ma już możliwości dokonania edycji dokumentu. Zamiast tego należy zarejestrować fakturę korygującą.

KSeF - od kiedy obowiązkowy? - Zalety KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur przynosi wiele korzyści zarówno przedsiębiorcom, jak i organom podatkowym:

- Ograniczenie biurokracji: Cyfrowe przetwarzanie faktur redukuje ilość papierowej dokumentacji i ręcznych procedur, co prowadzi do znacznego uproszczenia procesu rozliczeniowego.

- Ochrona środowiska: Rezygnacja z papierowych faktur przyczynia się do zmniejszenia zużycia papieru i wpływu na środowisko naturalne.

- Szybsze działanie: KSeF umożliwia błyskawiczny przepływ danych. Organy podatkowe mają dostęp do wystawianych faktur niemal natychmiast po ich rejestracji. To pozwala na szybszą i bardziej efektywną pracę organów podatkowych.

- Walka z oszustwami podatkowymi: Nowe narzędzie umożliwia skuteczniejsze weryfikowanie dokumentów oraz wykrywanie nieprawidłowości lub prób dokonywania oszustw.

- Ułatwienie kontroli podatkowej: Dla wszystkich firm, które rzetelnie rozliczają podatki, KSeF skraca uciążliwe kontrole.

- Bezpieczeństwo danych: Papierowe faktury łatwo ulegają zagubieniu lub zniszczeniu. Dzięki KSeF przedsiębiorcy nie muszą martwić się o problemy z brakami w tego typu dokumentacji.

Warunkiem wystąpienia powyższych zalet będzie oczywiście poprawność działania Systemu oraz jego wydajność pomimo obciążenia tysiącami operacji.

Wady KSeF

Krajowy System e-Faktur, choć będący niezmiernie ważnym krokiem w stronę postępu cyfryzacji, ma swoje wady. To ogromne przedsięwzięcie, zatem przewidujemy, iż (przynajmniej początkowo) generować będzie sporo problemów. Firmy potrzebują czasu, by przyzwyczaić się do nowych metod rozliczania się. Zapewne sam KSeF poddany zostanie jeszcze wielu dodatkowym modyfikacjom.

Co może się na chwilę obecną okazać największym problemem dla przedsiębiorcy korzystającego z Krajowego Systemu e-Faktur?

- Brak automatyzacji wprowadzania danych. Ręczne wpisywanie faktur do systemu będzie zajmowało ogromne ilości czasu. System nie posiada autouzupełniania pól, nie zapamiętuje wprowadzanych już wcześniej kontrahentów. Każdy dokument należy wypełnić samemu, od początku do końca.

- Brak weryfikacji poprawności danych. Jedyne, co system sprawdzi, to fakt, czy numer NIP znajduje się w krajowej bazie. Nie zweryfikuje natomiast, czy przypisaliśmy do niego prawidłową nazwę firmy i adres. Nie ostrzeże nas o błędnie wpisanej jednostce lub nieodpowiednio dobranej stawce VAT. Dlatego przed zatwierdzeniem wypełnionego formularza należy kilkakrotnie sprawdzić wypełnione pola.

- Brak powiadomień. Użytkownik Systemu nie ma pojęcia, iż wystawiono mu fakturę, jeśli nie zaloguje się w KSeF. Nie otrzyma także osobnego powiadomienia, że jego faktury zatwierdzono lub odrzucono. Dlatego należy pamiętać o stałych wizytach na firmowym profilu w KSeF i monitorowaniu faktur sprzedaży i zakupu.

- Brak możliwości dołączania do faktur załączników (np. specyfikacji, dokumentów magazynowych). W związku z tym firmy będą zmuszone przekazywać je swoim kontrahentom drogą mailową lub listowną. KSeF nie stanowi zatem w tym aspekcie żadnego odciążenia dla podatników. Wręcz przeciwnie – obowiązki się mnożą.

- Mało czasu na nadrobienie zaległości. Jeśli nastąpi awaria KSeF, użytkownicy mają czas na uzupełnienie faktur do 7 dni roboczych od ponownego uruchomienia narzędzia. Jeśli jest to jednak planowana przerwa techniczna lub awaria po stronie użytkownika, zostaje tylko 1 dzień roboczy na nadrobienie zaległości. Należy zatem stale śledzić stronę BIP Ministerstwa Finansów, by być na bieżąco z wszelkimi utrudnieniami w dostępie do KSeF.

KSeF - od kiedy obowiązkowy? - Jak przygotować się na KSeF?

Krajowy System e-Faktur to ważny krok w kierunku cyfryzacji i usprawnienia systemu podatkowego w Polsce. Dzięki wprowadzeniu tej zaawansowanej platformy, procesy rozliczeniowe stają się bardziej efektywne, oszczędne i przyjazne dla środowiska. Z drugiej jednak strony taka rewolucja może nieść za sobą poważne utrudnienia i wiele dodatkowych obowiązków. Jak uniknąć kar wynikających z opóźnień lub błędów w rejestrowanych fakturach? Czy można poddać automatyzacji część czynności związanych z pracą w KSeF? Jak skutecznie przygotować się na nowe obowiązki?

Odpowiedzią na te pytania jest najnowsze rozwiązanie KORSOL umożliwiające sprawną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Wystawianie, rejestracja oraz odbieranie faktur zgodnie z nowymi przepisami staje się dzięki niemu szybkie i wygodne. Nasze narzędzie daje:

- Możliwość automatycznego przesyłania załączników do kontrahenta po udanej rejestracji faktury w KSeF.

- Możliwość ustawienia powiadomień o fakturach oczekujących na odbiór z KSeF lub rejestrację w Krajowym Systemie.

- Indywidualne podejście do potrzeb Klienta oraz kompleksowa obsługa obiegu dokumentów.

Dzięki temu zyskują Państwo jeszcze sprawniejszą obsługę napływających faktur i automatyczną kontrolę procesu wystawiania, wysyłania oraz odbierania faktur w KSeF. Nie ma wówczas konieczności stałego monitorowania wpływów do KSeF-u. Ograniczone też zostają wydatki w związku z mniejszą ilością drukowanych dokumentów.

KSeF - od kiedy obowiązkowy? - Więcej korzyści dla firm

Co więcej, nasze narzędzie umożliwia nie tylko usprawnioną pracę i komunikację z Krajowym Systemem e-Faktur. Co dodatkowo oferuje KORSOL?

- zwiększone bezpieczeństwo dokumentów dzięki szyfrowaniu danych.

- Kontrola poprawności wypełnionych pól faktury.

- Autouzupełnianie danych.

- Dodatkowe opcje usprawnienia obiegu dokumentów w firmie.

- Opieka programistyczna i możliwość rozbudowy narzędzia.

Chcesz dowiedzieć się więcej o naszej ofercie dla firm przygotowujących się na KSeF? Napisz na Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub zadzwoń pod numer + 48 662 241 186.

Chcesz lepiej przygotować się na nadchodzące zmiany w związku z wprowadzeniem Krajowego systemu e-Faktur? Pobierz nasz przewodnik po KSeF.

.

.

.

Chcesz poznać więcej skutecznych narzędzi do sprawnego zarządzania firmą? Zapoznaj się z ofertą KORSOL.

#system #KSeF #efaktura #faktura #księgowość #podatki #krajowysystemefaktur #przewodnik #poradnik #q&a #firma #podatnik #vat #kary #MF #odkiedy #comarch