Po co firmom elektroniczne monitorowanie?

Do dnia dzisiejszego istnieje ogrom firm, w których stosuje się papierową ewidencję gości, zezwoleń na wejście oraz opuszczenie zakładu. I to także w bardzo nowoczesnych, wymagających wysokich zabezpieczeń przedsiębiorstwach. Miejsca, które teoretycznie powinny być ściśle strzeżone ze względu na np. obróbkę niebezpiecznych materiałów, bezpieczeństwo narodowe lub wysoki odsetek kradzieży, polegają na zeszycie wypełnianym ręcznie przez portiera. Rozwiązanie mało wydajne, kłopotliwe i dające spore pole do nadużyć. Z pomocą przychodzą jednak najnowsze technologie, które umożliwiają wprowadzenie identyfikatorów, skanerów oraz kamer i zintegrowanie ich z odpowiednio dopasowanymi systemami elektronicznej ewidencji.

Jak powinny działać elektroniczne przepustki?

Przede wszystkim muszą być wspierane kamerami monitoringu, który stanowi wsparcie w ewidencjonowaniu wszelkich ruchów na bramie. Kolejnym krokiem jest nadanie każdemu z pracowników odpowiedniego identyfikatora, najlepiej ze zdjęciem. Może to być plakietka z kodem kreskowym/QR lub karta RFID. Wszystkie te formy pozwalają na zapis kilku kluczowych informacji o osobie przemieszczającej na terenie zakładu. Czy jest to pracownik czy gość? Jeśli ma zezwolenie na wejście, to do jakich stref lub pomieszczeń? Aby karty i identyfikatory miały jakikolwiek sens, dane pozyskane dzięki nim muszą zapisywać się automatycznie w systemie ewidencji. Tworzy się wówczas cała historia przepływu osób przez bramę, którą można dowolnie filtrować np. ze względu na datę, godziny, wskazaną osobę itp. Już w tym momencie praca portierni ulega znacznemu uproszczeniu, gdyż nie trzeba zapisywać wejść i wyjść w dzienniku oraz wertować list zaproszonych gości. Dodatkowo, odpowiednio skonstruowane listy posiadaczy przepustek mogą automatycznie informować o ich poziomie dostępu do poszczególnych lokalizacji wewnątrz zakładu. To od razu informuje portiera o konieczności odpowiedniego zaopiekowania się gościem lub, w przypadku całkowitej automatyzacji, ograniczenia wejść przy użyciu karty magnetycznej.

Elektroniczna przepustka powinna przede wszystkim znacznie przyśpieszać pewne czynności. Na poprzez wydawanie zezwoleń czasowych. Bez odpowiedniego systemu kontrolującego całość odwiedzin firmy zmuszają portiernię do każdorazowego sprawdzania ważności danej przepustki. Co więcej, jeśli zbliża się termin wygaśnięcia uprawnień do wejścia, system jest w stanie wysłać alert do odpowiedniego pracownika, np. kadrowego. Ten decyduje o zmianie tej daty lub wykluczy możliwość dalszych odwiedzin. W każdym razie, eliminuje to niebezpieczeństwo przestojów na bramie w momencie przeoczenia utraty ważności przepustki.

Wniosek o przepustkę z pracy

Prosta jest także sama procedura wysyłania wniosku o przepustkę pracowniczą i rozpatrzenia go. Co zwykle – bez udziału systemów informatycznych - musi zrobić pracownik, by uzyskać takie zezwolenie? Wypełnić specjalne pismo, w którym podaje swoje imię, nazwisko, zajmowane stanowisko, datę i godziny planowanego wyjścia. Wniosek zazwyczaj jest papierowy lub mailowy (choć i tak prawdopodobnie zostanie wydrukowany). Przedkłada się go zwierzchnikowi bezpośrednio lub poprzez dział kadr. Następnie plik wniosków trafia do osoby decyzyjnej i oczekuje na jej decyzję. Czas od złożenia do otrzymania decyzji to od kilku godzin do kilku dni. I w celu skrócenia całej procedury pojawiają się narzędzia informatyczne, takie jak Moduł Przepustek firmy KORSOL.

Dzięki temu rozwiązaniu pracownik poświęca zaledwie kilka chwil na wypełnienie wniosku, ponieważ wszystko oprócz daty i godzin wypełnione zostaje automatycznie. Błyskawicznie wysyła zapytanie do przełożonego, który nie przegapi go, ponieważ uzyska odpowiednie powiadomienie. Decyzja może zapaść równie szybko jak samo wypełnienie wniosku. Całość może zostać załatwiona nawet w ciągu kilkunastu minut, jeśli obie strony są online. Zwiększony przepływ informacji znacznie ułatwia zarządzanie zasobami ludzkimi oraz zapobiega nieporozumieniom.

Przepustka pracownicza, portiernia a analizy

Informacje zbierane przez system do ewidencjonowania wejść i wyjść może posłużyć jako świetne narzędzie do analiz. Dostarcza informacji na temat ilości pracowników aktualnie znajdujących się na terenie zakładu, a więc pozwala na wyliczenie wydajności poszczególnych zespołów. Pracodawca zna także godziny, w jakich zatrudnieni zjawiają się na bramie, a więc nie umkną mu notoryczne spóźnienia lub przedwczesne kończenie pracy. Dzięki ilości przepracowanych godzin przekładających się na taką a nie inną produkcję, firma jest w stanie przewidzieć swoją moc wytwórczą i odpowiednio zaplanować sprzedaż. To niezwykle ważne z punktu widzenia strategii rozwojowych oraz sposobu kierowania inwestycji. Z drugiej strony pracownicy utrzymywani w ryzach stałej kontroli osiągają lepsze wyniki. Niektóre przedsiębiorstwa przeniosły monitoring wydajności na jeszcze wyższy poziom, umieszczając skanery na wyjściu z hal produkcyjnych. To daje im kontrolę nad nadmierną ilością przerw i czasem, w którym pracownicy pozostają poza właściwymi stanowiskami pracy.

W ten sam sposób można kontrolować, w jaki sposób została wykorzystana przepustka udzielona pracownikowi. System raportujący, w którym obecny jest moduł elektronicznej portierni oraz przepustek jest nawet w stanie poinformować przełożonego o przekroczeniu udzielonego czasu, a ten z kolei pyta pracownika o powód. Przekroczenie przydzielonego czasu przepustki działać może także w drugą stronę – to jest w przypadku przyjmowania przez firmę gości. Jeśli upływa czas zezwolenia na wejście lub zostaje ono ręcznie usunięte, wówczas portier (lub inna osoba odpowiedzialna za monitorowanie modułu przepustek lub elektronicznej portierni) widzi odpowiedni alert w systemie i podejmuje odpowiednie, zlecone mu kroki.

Analizy i przeglądanie modułów elektronicznej portierni oraz przepustek pracowniczych stworzonych przez KORSOL stają się banalnie proste również ze względu na łatwość eksportu zestawień do arkusza Excel. Dla pracowników przyzwyczajonych do pracy z pakietem Microsoft Office to znaczne ułatwienie, chociażby poprzez zapewnienie im znanego layoutu. Dzięki eksportowi można zebrane dane w dalszy sposób analizować lub wykorzystywać np. do obliczania płac.

#przepustka #przepustkapracownicza #pass #electronicpass #gate #electronicgate #kodkreskowy #kodqr #worker #pracownik #gość #guest #visitor #company #portiernia #elektronicznaportiernia #przepustkawpracy

Photo designed by jcomp / Freepik

.