Zarządzanie sprawami - konsekwencje bałaganu

Na początku zastanówmy się, w jaki sposób organizacja dokumentów wpływa na jakość pracy. Wiele przedsiębiorstw korzysta z dysków sieciowych lub intranetu, by odpowiednie osoby mogły pracować na sprawach. To jednak dobre sposoby jedynie na dostęp do plików. Pracy specjalnie nie ułatwiają, ponieważ zwykle po prostu mieszczą wszystkie zasoby w jednym miejscu. W konsekwencji pracownicy muszą każdorazowo przedzierać się przez dziesiątki plików i na nowo orientować w gąszczu załączników, których nazwy i miniatury nic im nie mówią. Czy to wygodne? Zdecydowanie nie.

Pracownik nowoczesnej firmy powinien jak najmniej czasu poświęcać na problemy techniczne, trudności z wyszukiwaniem dokumentów i rozszyfrowywanie ich nazw. Jego wydajność wzrasta wraz z porządkiem, jaki ma w obsługiwanych sprawach oraz w szybkości dostępu do nich. Tą kwestię można porównać do zagraconego archiwum i biurka zasypanego stosem kartek. Bałagan w tych miejscach utrudnia dostęp do potrzebnych akurat materiałów; bez odpowiedniego klucza trzeba przeszukiwać wszystko, tracąc sporo czasu. Skrupulatnie poukładane segregatory, przejrzyście opisane i ustawione w ustalonej kolejności to gwarancja szybkiej, niezakłóconej pracy.

.

.

Elektroniczne segregatory podstawą sprawnego zarządzania

Mimo to firmy nadal pozwalają na ogromny nieraz nieporządek. Wystarcza świadomość, że materiały są w jakiś sposób udostępniane pracownikom i mogą z nich wspólnie korzystać. O braku narzędzi do udzielania uprawnień już nie wspominając. Przedsiębiorstwa posiadają nowoczesne narzędzia dla księgowości, dobre CRM-y, nawet procedury obiegu dokumentów, a jednocześnie zaniedbują zarządzanie dokumentacją i sprawami. W konsekwencji posiadane ulepszenia nie działają tak jak trzeba i nie przynoszą pożądanych efektów, ponieważ zaniedbano utrzymanie porządku u samych podstaw.

Zarządzanie sprawami – opłacalne i proste

Firmy zwykle nie podejmują się usprawniania swoich wewnętrznych sposobów komunikacji i zarządzania sprawami, ponieważ nawet nie wiedzą, że to możliwe. Często też nie zdają sobie sprawy, jak wiele czasu pracowników zabierają pozornie niewielkie utrudnienia. Takie czynności jak chociażby:

• przeklikiwanie się pomiędzy pocztą a dokumentami w folderach,
• wyszukiwanie dokumentów w spisie spraw,
• ściąganie załączników i podpinanie ich w innym miejscu,
• przepisywanie informacji pomiędzy różnymi systemami i modułami,

Zabierają jednorazowo zwykle po kilka sekund, jednak w skali całego przedsiębiorstwa znacznie zmniejszają wydajność. Inwestycja w zintegrowany system informatyczny z wbudowanym modułem spraw pozwala zatem na spore oszczędności i ułatwia pracownikom wykonywanie codziennych obowiązków. Warto zapoznać się z ofertą KORSOL, ponieważ swoje rozwiązania opieramy o platformę unikatową w skali naszego kraju. Moduł do zarządzania sprawami firmowymi stanowi jedynie element układanki, w której wszystko się harmonijnie łączy, wymieniając dane. Inne podstawowe zintegrowane moduły to na przykład:

• Kalendarz
• Kontakty
• Terminarz
• Karty RCP
• Klienci
• Poczta E-mail
• Kampanie
• Archiwum
• Powiadomienia
• Kanban.

Dzięki integracji tych modułów, informacji nie trzeba kilkakrotnie przepisywać pomiędzy różnymi systemami. Jeśli natomiast chcemy ograniczyć widoczność pewnych danych, mamy do dyspozycji zaawansowany system uprawnień. Każdemu przedsiębiorstwu, któremu zależy na uporządkowaniu i odpowiednim zarządzaniu sprawami, chętnie doradzimy i pokażemy, jak proste mogą być zmiany na lepsze.

Spójrzmy jednak na kilka przykładów tego, w jaki sposób odpowiedni moduł do zarządzania sprawami może rozwiązać codzienne firmowe problemy.

.

.

CASE STUDY 1 - Praca handlowca

Pani Joanna, zatrudniona jako handlowiec, pojawia się w pracy o godzinie 9.00. Wchodzi na firmowy dysk sieciowy, uruchamia pocztę w Outlooku, z własnego pulpitu otwiera pliki dotyczące klientów, z którymi chwilowo prowadzi współpracę. Sprawdza pocztę i widzi kilka wiadomości e-mail.

W jednej jest umowa NDA z poprawkami zaproponowanymi przez klienta. Pani Joanna pobiera załącznik i czyta dokument. Stwierdza, że zmiany wymagają akceptacji działu prawnego, zatem przerzuca plik do odpowiedniego folderu oznaczonego nazwą klienta. Wraca do poczty i pisze maila do działu prawnego z informacją o nowym zadaniu. Musi w nim podać dokładną lokalizację pliku i jego nazwę, w przeciwnym wypadku nikt go nie znajdzie. Dla pewności jeszcze dzwoni do prawników, by zaznaczyć, że to sprawa priorytetowa.

Dlaczego pani Joanna nie prześle po prostu wiadomości od klienta wraz z załącznikiem? To dlatego, że osoby z innych działów (również kierownictwo) może mieć uwagi lub powody do wglądu. Na dysku sieciowym zawsze będzie zaktualizowana wersja. Użycie w tym przypadku poczty generowałoby chaos, pomieszanie wątków i powstawanie licznych wersji tego samego pisma.

Kolejny e-mail, który pani Joanna znalazła rano w swojej skrzynce zawierał opis problemów technicznych napotkanych przez klienta w związku z zakupionym produktem. Ta sprawa nie dotyczy handlowca, jednak kupujący skontaktował się z osobą, z którą miał najczęstszy kontakt podczas składania zamówienia. Pani Joanna przekierowuje więc maila do działu technicznego, pobiera załączony dokument reklamacji i zamieszcza w odpowiednim folderze na dysku. Pisze i dzwoni do działu technicznego oraz działu reklamacji, by te wspólnie zajęły się problemem klienta i rozpatrzyły prośbę o wymianę urządzenia. W tym przypadku znów nie wystarczyło zwykłe przekierowanie wiadomości e-mail. Sprawa dotyczy dwóch działów, które powinny współpracować nad jedną wiadomością i jednym dokumentem. Dział techniczny musi stwierdzić, czy opis usterek kwalifikuje produkt do naprawy, wymiany czy zwrotu kosztów. Dział reklamacji na podstawie tych danych dokona dalszych kroków w związku z reklamacją. Później ten sam dokument może posłużyć księgowości np. jako potwierdzenie konieczności dokonania zwrotu środków.

Pani Joanna wreszcie jest w stanie zająć się tym, co do niej należy, czyli pozyskiwaniem klientów. Orientuje się jednak, że jest już 10.00. Straciła godzinę na pisanie wiadomości, dzwonienie do innych działów i przerzucanie plików ze skrzynki na komputer i z komputera na dysk sieciowy. W konsekwencji ma mniej czasu na wyrobienie dziennej normy i zapewne będzie musiała zrezygnować z przerwy.

Rozwiązanie

Pozornie proste, krótkie czynności kumulują się i zabierają ostatecznie sporo czasu, który pracownicy tacy jak pani Joanna mogliby poświęcić na swoje właściwe obowiązki. Remedium stanowi sposób zarządzania sprawami w systemie, na którym rozwiązania opiera KORSOL. Już choćby sama możliwość przypisywania wiadomości e-mail do spraw wraz z załącznikami niezależnie od ich formatu pozwala zaoszczędzić spore ilości czasu. Jedna taka operacja wykonywana w tradycyjny sposób to oczywiście tylko około minuty (z wyszukiwaniem lokalizacji docelowej załącznika, które wymaga przedarcia się przez gąszcz firmowych folderów). Jeśli jednak pomnożymy ją przez ilość takich przekierowań, jakich muszą dokonywać pracownicy, to w skali przedsiębiorstwa różnica staje się znacząca.

KORSOL umożliwia dodatkowo wyznaczanie dla sprawy odpowiedzialnych za nią działów i osób. Moduł spraw łączy się także z funkcją powiadomień, zatem każde przypisanie sprawy może generować odpowiednią automatyczną wiadomość do zainteresowanych stron. Co więcej, pracownik może skorzystać z wyszukiwarki spraw, filtrować je lub sortować po zadanych parametrach. Dzięki temu pani Joanna nie straci już czasu na mozolne przedzieranie się przez całą listę plików, za każdym razem, gdy będzie chciała znaleźć interesujące ją dane.

.

.

CASE STUDY 2 – Praca team leadera

Kolejny przykład opiera się o pracę pani Ireny, która zarządza jednym z firmowych projektów. Ma w swoim zespole kilkanaście osób. Często pracują razem nad jednym dokumentem lub wspólnie wypełniają tabelę z wynikami przeprowadzanych pomiarów. Czasem używają plików na wspólnym dysku firmowym, czasem przesyłają sobie kolejne wersje za pomocą poczty elektronicznej. Nie zawsze więc dokument wrzucony na dysk sieciowy stanowi aktualną lub ostateczną wersję. To bardzo utrudnia pani Irenie kontrolę nad swoim zespołem i znacznie wydłuża poszukiwania interesujących ją danych.

Pani Irena bardzo dużo czasu poświęca także na wykrycie przyczyn błędów w dokumentach i powodu powstawania opóźnień. Nie wie, kto odpowiada za najnowszą wersję, kiedy zostały naniesione poprawki i kto udzielał się w trakcie prac. Pracownicy z kolei za każdym razem, gdy chcą skomentować w jakiś sposób dokument lub całą sprawę, wpisują swoje uwagi bezpośrednio do pliku lub przesyłają sobie wiadomość email. Cała praca niejednokrotnie bardzo się rozwleka, szczególnie jeśli część zespołu pracuje w trybie zdalnym. Kilka razy zdarzyło się już, że projekt przekroczył deadline, bo kilku zaangażowanych zapomniało o terminie realizacji i nie zwiększyło tempa pracy.

Rozwiązanie

Moduły do zarządzania sprawami mogą się okazać zbawienne dla team leaderów takich jak pani Irena. Dają możliwość wglądu w całość projektu wraz ze wszystkimi jego uczestnikami, nawet jeśli ci pochodzą z innych działów (np. księgowi obsługujący faktury, które powstały w trakcie lub w wyniku prac). Przełożony widzi wszystkie ruchy pracowników związane ze sprawą i jest w stanie prześledzić zmiany z dokładnością co do minuty. Team leader nie tylko może przydzielać pracownikom uprawnienia do danej sprawy, ale także do poszczególnych dokumentów w niej zawartych.

Dodatkowo pani Irena jest w stanie na bieżąco sprawdzać stan realizacji projektu, ponieważ KORSOL integruje sprawy z kalendarzem, terminarzem i przypomnieniami. Kierownik może również angażować osoby spoza komórki organizacyjnej poprzez udzielanie im uprawnień do spraw.

.

.

CASE STUDY 3 – Praca sekretariatu

Trzecim miejscem, w którym często następują większe opóźnienia w firmie jest sam sekretariat. To punkt, do którego trafia cała pisemna korespondencja, kurierzy, interesanci. Również skrzynka e-mail otrzymuje setki wiadomości od nadawców, którzy nie znają adresu do konkretnych działów. Pan Michał, który pracuje w sekretariacie musi oprócz obsługi całej korespondencji przyjmować petentów oraz pilnować terminarza prezesa. Co najczęściej utrudnia mu pracę?

Mężczyzna kilka razy dziennie czyści elektroniczną skrzynkę pocztową, z której rozsyła wiadomości do odpowiednich działów. Najczęściej po prostu przekazuje maile. Jednak bardziej zajętym działom nie skraca to specjalnie pracy. I tak muszą odebrać maila i ściągnąć załącznik na dysk lokalny lub sieciowy. W przerwach pomiędzy zajmowaniem się mailem, pan Michał skanuje dokumenty, które przyszły tradycyjną pocztą, drukuje pisma do podpisu szefa, które z kolei później również skanuje z powrotem do wersji elektronicznej. Z kolei gdy przychodzą interesanci posiadający jakikolwiek dokument, sekretarz zwykle dzwoni po poszczególnych działach, próbując ustalić, który z nich jest odpowiedzialny za załatwienie danej sprawy. Dopiero wówczas mężczyzna może pokierować gości dalej.

Panu Michałowi właściwie ledwie wystarcza czasu w ciągu dnia na przypilnowanie spraw szefa, choć to tak naprawdę powinno być jego priorytetem. Sam kalendarz prezesa też pozostawia wiele do życzenia. Pracownik musi wpisywać do kajetu spore ilości spotkań i wydarzeń, spisuje je z wątków mailowych z kontrahentami, z karteczek pozostawionych na swoim biurku, z wiadomości od prezesa, który udostępnia mu czasem to, co zapisał w kalendarzu na smartfonie. Co najmniej kilka razy dziennie ktoś pyta, czy szef jest dostępny w danym dniu o danej porze i pan Michał wertuje na nowo kajet (a właściwie księgę). Pana Michała bardzo denerwują te małe utrudnienia i dodatkowe zadania, które skumulowane „kradną” mu właściwie połowę dnia w pracy.

Rozwiązanie

KORSOL buduje swoje rozwiązania na systemie, który pozwala na dodatkowe uporządkowanie pracy sekretariatu. Pracownik może podpinać wiadomości e-mail bezpośrednio do spraw (czyli na przykład teczek konkretnych działów). Nie trzeba zatem pobierać załącznika i przesyłać go w miejsce docelowe z własnego dysku. Obsługę interesantów ułatwiają numery spraw i dokumentów nadane automatycznie z systemu zgodnie z JRWA. Jeśli do sekretariatu przychodzi interesant z dowolnym firmowym formularzem, dzięki numeracji pismo natychmiast trafia we właściwe miejsce.

Znacznemu ułatwieniu ulega także prowadzenie kalendarza szefa. Elektroniczna wersja pozwala na łączenie się ze sprawami i wydarzeniami. Jeśli użytkownik zostanie przypisany do danego zadania, spotkania lub wydarzenia, jego uczestnictwo automatycznie wyświetli się w kalendarzu wraz z godzinami (o ile zostały wskazane). Sekretarz nie musi przepisywać wszystkiego ręcznie do kajetu ani zbierać spotkań i zadań z kilku źródeł. Wystarczy jedno elektroniczne narzędzie dostępne w systemie. Dzięki niemu osoba zarządzająca kalendarzem prezesa wie, kiedy może umawiać kolejne spotkania. Dostępność w ciągu dnia stale się aktualizuje, co uniemożliwia błędne zapisanie dwóch spotkań o jednej porze.

.

.

Twoja firma potrzebuje sprawniejszego obiegu faktur? Zapoznaj się z ofertą KORSOL.

#DMS #system #sprawy #management #dokumenty #JRWA # KORSOL #zarządzanie