Spis treści
- Dlaczego w firmie potrzebny jest przepływ informacji?
- Przepływ informacji w firmie a systemy IT
- Elektroniczny obieg dokumentów
- Wewnętrzna skrzynka e-mail
- Powiadomienia systemowe
- Zarządzanie zadaniami
- Metoda Kanban
- Przepływ informacji w firmie - procedury
- Przepływ informacji w firmie - podsumowanie
Dlaczego w firmie potrzebny jest przepływ informacji?
Skuteczny przepływ informacji jest kluczowy dla właściwego funkcjonowania przedsiębiorstw. Bez niego następuje chaos informacyjny, brak jasności co do przydzielanych obowiązków oraz braki w dokumentacji. Pojawiają się opóźnienia i spadają morale. Trudno również o skuteczną kontrolę sprawowaną przez kadrę zarządzającą. W dobie dynamicznego rozwoju nowoczesnych technologii pojawia się coraz więcej narzędzi wspomagających komunikację. Systemy IT przychodzą z pomocą firmom cierpiącym na słaby przepływ informacji.
Przepływ informacji w firmie a systemy IT
Dlaczego akurat systemy IT? W środowisku biznesowym efektywny przepływ informacji jest kluczowy dla sukcesu każdej organizacji. Firmy prześcigają się pod względem jakości towarów i usług. Ta jakość bywa tak wyśrubowana, że trudno znaleźć jakikolwiek dodatkowy sposób na pozostawienie konkurencji w tyle. Przewagę tę można jednak zdobyć również poprzez sprawny management, szybkość obsługi i błyskawiczne procesowanie kluczowych spraw. I tu właśnie pojawiają się systemy informatyczne. Odgrywają nieocenioną rolę, umożliwiając szybkie i efektywne zarządzanie danymi oraz komunikację wewnątrz firmy. Oto, jak różne narzędzia i technologie informatyczne przyczyniają się do poprawy przepływu informacji w przedsiębiorstwach.
.
.
Elektroniczny obieg dokumentów
W związku z przepływem informacji, naturalnie jako pierwszy nasuwa się elektroniczny obieg dokumentów. EOD eliminuje bowiem konieczność korzystania z papierowych wersji dokumentów, co znacząco przyspiesza ich przepływ. Systemy EOD umożliwiają tworzenie, przesyłanie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów w formie cyfrowej. (Więcej na temat można przeczytać tutaj: EOD i EZD – co to za skróty? Kluczowe funkcje takich systemów obejmują:
Automatyczne przypisywanie dokumentów do odpowiednich pracowników lub działów.
Błyskawiczne przesyłanie elektronicznej dokumentacji pomiędzy pracownikami i działami bez potrzeby fizycznego dostarczania im pism.
Śledzenie zmian w dokumentach oraz pełna historia ich edycji. Dokładnie wiadomo, kto i kiedy nanosił poprawki lub wczytywał nowe wersje plików.
Kontrola dostępu do dokumentów, która zwiększa bezpieczeństwo informacji. Zwierzchnik jest w stanie przyznawać lub odbierać uprawnienia do podglądu lub edytowania pozycji.
Możliwość przypisywania dokumentów do odpowiednich spraw, teczek lub klientów. To z kolei pozwala na wygodne filtrowanie i sortowanie danych.
Dzięki temu dokumenty nie giną w stercie papierów, a pracownicy mają do nich szybki i łatwy dostęp, co usprawnia procesy decyzyjne i operacyjne. EOD zabezpiecza także przed przypadkowym zalaniem, porwaniem czy zgnieceniem ważnych dokumentów. W ten sposób wzrasta również bezpieczeństwo dokumentacji i zapobiega się opóźnieniom.
O funkcjach i rozwiązaniach związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów opowiadamy szerzej w artykule: EOD - jaki wybrać? Na co zwrócić uwagę?
Wewnętrzna skrzynka e-mail
Wewnętrzna skrzynka email stanowi podstawowy kanał komunikacji w większości firm. Umożliwia szybkie przesyłanie informacji między pracownikami oraz całymi zespołami. Kluczowe korzyści to:
Szybkość komunikacji – wiadomości e-mail są dostarczane natychmiast.
Zarchiwizowana korespondencja – łatwy dostęp do historycznych wiadomości.
Zarządzanie załącznikami – możliwość przesyłania dokumentów, obrazów i innych plików.
Niektóre firmy mają wątpliwości, po co korzystać z systemowej skrzynki, skoro posiadają takie narzędzia jak Outlook. Email dostępny w ramach firmowego systemu ma jednak wiele zalet. Przede wszystkim zapewnia większe bezpieczeństwo oraz wygodę użytkowania. Wszystko dostępne jest w jednym miejscu i nie trzeba za każdym razem logować się do kilku różnych narzędzi. Dodatkowo, większość spraw i dokumentów posiada opcję przesłania natychmiastowego powiadomienia poprzez email. Dzięki temu komunikacja staje się prosta i szybka.
.
.
Powiadomienia systemowe
Powiadomienia systemowe to funkcja umożliwiająca natychmiastowe informowanie pracowników o ważnych zdarzeniach i zadaniach. Mogą one dotyczyć nowych wiadomości, zmian w projektach, terminów spotkań czy aktualizacji w dokumentach. Korzyści płynące z powiadomień systemowych to:
Natychmiastowa informacja – pracownicy są na bieżąco z istotnymi zmianami.
Zwiększona efektywność – mniej przeoczonych zadań i terminów.
Personalizacja – powiadomienia mogą być dostosowane do potrzeb poszczególnych użytkowników.
Odciążona skrzynka pocztowa – nie wszystko wymaga wysyłki osobnej wiadomości e-mail. Jeśli chcemy podkreślić ukończenie jakiegoś zadania lub dodanie dokumentu – wystarczy przesłać powiadomienie do wybranych osób. Wówczas przychodzi komunikat odsyłający do odpowiedniej sprawy. To jeszcze szybsze niż pisanie i odbieranie wiadomości e-mail.
Zarządzanie Zadaniami
Systemy zarządzania zadaniami pozwalają na efektywne planowanie, przypisywanie i monitorowanie zadań w firmie. Główne zalety tego typu narzędzi IT to:
Przejrzystość – każdy pracownik wie, za co jest odpowiedzialny. Po zalogowaniu do systemu widzi listę swoich zadań oraz czas na ich wykonanie. Ma zatem jasny plan działania i możliwość „odhaczania” wykonanych czynności.
Monitorowanie postępów – menedżerowie mogą śledzić realizację zadań i projektów. Zadania pojawiają się z odpowiednim statusem na tablicy Kanban. W związku z tym wiadomo, na jakim etapie jest obecnie projekt.
Współpraca – pracownicy mogą łatwo dzielić się zadaniami i informacjami. Doskonale wiedzą, kto jest współodpowiedzialny za dane czynności i do kogo zwrócić się o pomoc.
Łatwiejsze rozliczanie – po wykonaniu serii zadań w ramach projektu pracownik jest w stanie wykazać swój udział w sukcesie zespołu. To z kolei ułatwia sprawiedliwy podział premii.
.
.
Metoda Kanban
Kanban to metoda zarządzania pracą oparta na wizualizacji zadań na odpowiednio przygotowanej tablicy. Najczęściej dzieli się ona na zadania zlecone, w trakcie realizacji oraz ukończone. Taki podział ułatwia monitorowanie postępów i identyfikowanie przyczyn zastojów. Narzędzia Kanban online oferują:
- Wizualizację pracy – łatwy przegląd stanu zadań i projektów.
- Eliminację zbędnych kroków – uproszczenie procesów i zwiększenie efektywności.
- Adaptowalność – szybkie dostosowywanie się do zmieniających się priorytetów.
- Po raz kolejny łatwiejsze rozliczanie – dzięki interaktywnej tablicy Kanban można naliczać czas pracy poświęcony na konkretne zadania. Wystarczy, że kierownik projektu przyjrzy się kartom pracy swojego zespołu.
W kontekście przepływu informacji Kanban bywa nieoceniony. Cały zespół widzi, które zadania są już ukończone, a które pozostają w trakcie prac. Tablicę można także dzielić na więcej etapów, dzięki czemu łatwiej kontrolować postępy. Korsol oferuje funkcje Kanban w wersji customowej, dostosowując elementy wizualizacji pracy do specyfiki klienta oraz jego konkretnych potrzeb.
Przepływ informacji w firmie - procedury
Systemy zarządzania procesami biznesowymi (BPM) umożliwiają tworzenie, monitorowanie i optymalizowanie procedur w firmie. Elektroniczne procedury obejmują:
Automatyzację procesów – następuje eliminacja części zadań, które w innych warunkach musiałby przeprowadzać konkretny pracownik. To na przykład przydzielanie zadań, informowanie o kolejnych krokach procedury, przekazywanie informacji o decyzji podejmowanej na danym etapie.
Standaryzację działań, czyli zapewnienie spójności. Każdy proces odbywa się według ustalonego schematu. To gwarantuje poprawność działań, brak odstępstw oraz każdorazową kompletację potrzebnych zgód i dokumentów.
Jasność podziału zadań – każdy pracownik ma przydzielone konkretne obowiązki. Dzięki temu, nie ma wątpliwości co do tego, za co i kiedy jest odpowiedzialny.
Monitorowanie wydajności. Elektroniczne procedury dają kadrze zarządzającej możliwość dokonywania analiz efektywności procesów i identyfikacji obszarów do poprawy.
.
.
Przepływ informacji w firmie - podsumowanie
Systemy informatyczne, które usprawniają elektroniczny obieg dokumentu, bardzo często odpowiadają także za szybką i efektywną komunikację. Jak jednak dobrać oferowane narzędzia, by gwarantowały pożądany efekt? Korsol oferuje cały pakiet opcji, które wspierają codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstw. Dzięki nim firmy mogą działać sprawniej, szybciej reagować na zmiany i skuteczniej osiągać swoje cele biznesowe. Co więcej, jeśli przedsiębiorstwo potrzebuje zbudowania procedur kontrolujących różne procesy, firma Korsol oferuje customowe narzędzia do usprawniania komunikacji i obiegu dokumentów. Wówczas każdy aspekt przepływu danych zostanie poddany odpowiedniej kontroli przy użyciu systemu informatycznego. W efekcie korzystają na tym zarówno specjaliści pochylający się nad konkretnymi projektami, pracownicy odpowiedzialni za przepływ informacji (np. sekretariat) jak i kadra zarządzająca.
Po więcej informacji napisz na Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub zadzwoń pod numer 662 242 409!
Znajdź inne nasze moduły na naszej stronie www.korsol.pl
Potrzebujesz indywidualnego rozwiązania? Skontaktuj się z nami!
#system #korsol #dokumenty #eod #przepływ #procedury #kanban #email #ezd #zadania #workflow
