Rada Unii Europejskiej podjęła w zeszłym miesiącu decyzję o przychyleniu się do wniosku Polski o nałożenie obowiązku wystawiania elektronicznych faktur. Od 1 stycznia 2024 wszystkie transakcje wymagające wystawienia faktury będą musiały zostać zafakturowane w sposób elektroniczny. Co to oznacza dla firm i działów księgowości? Czy Krajowy System e-Faktur pozwoli na całkowite odejście od systemów zarządzania firmową dokumentacją?
E-faktura czy DMS? - Błędne oczekiwania
Wiele firm wstrzymuje się obecnie z inwestowaniem w rozwiązania IT, ponieważ czeka na rozwój sytuacji dotyczącej e-faktur. Przedsiębiorstwa liczą na to, że wraz z wejściem do KSeF uzyskają wszechstronne narzędzie do obsługi faktur. Wstrzymują się z wdrażaniem jakichkolwiek OCR-ów (Optical Character Recognition – optyczne sczytywanie treści faktur). I słusznie, ponieważ nie będzie już potrzeby wprowadzania do systemu skanów, z których system miałby odczytywać podstawowe informacje. Jednakże wiele firm błędnie utożsamia OCR z systemami obsługującymi cały obieg faktur. A tego już Krajowy System nie zapewni.
.
.
E-faktura czy DMS - Co daje e-faktura?
Przyjrzyjmy się korzyściom, jakie wskazano na stronie rządowej dotyczącej KSeF. Według materiałów zamieszczonych przez Ministerstwo Finansów, rozwiązanie to znacznie usprawni proces fakturowania i uczyni go znacznie bardziej bezpiecznym. Oto co oferuje:
- archiwizacja faktur do 10 lat od wystawienia,
- ujednolicenie dokumentów faktur poprzez wprowadzenie jednolitego wzoru,
- przyspieszenie procesu przesyłania faktur oraz możliwość śledzenia ich statusu wysyłki.
Przewagą e-faktury jest brak możliwości jej fizycznego zniszczenia lub zagubienia. Centralny, jednolity rejestr pozwoli także na lepszą kontrolę ewentualnych nadużyć, zatem zwiększy bezpieczeństwo finansowe zarówno samych przedsiębiorców jak i ich klientów.
Krajowy System e-Faktur daje zatem sporo korzyści, jeśli chodzi o rejestrowanie faktur i przesyłanie ich do kontrahentów. Znacznie skraca czas ich wprowadzania i eliminuje niejasności (np. w przypadku różnych wzorów dokumentów). Jednak to nie załatwia całkowicie problemów, jakie firmy napotykają w ramach procesowania faktur.
.
.
E-faktura czy DMS - Co daje DMS?
Systemy typu DMS mogą mieć znaczną przewagę nad KSeF, ponieważ umożliwiają automatyzację wielu czynności związanych z dokumentacją. Przede wszystkim można w nich utworzyć procedurę związaną z opisem i dekretacją faktur. To wspomaga działanie nawet dużych przedsiębiorstw, w których pracują całe zespoły księgowych, a koszty powstają w wielu różnych działach. DMS przypilnuje kolejności podejmowanych kroków oraz zatwierdzania danego dokumentu przez odpowiednie osoby decyzyjne.
Kontrola i analizy
Co więcej, systemy takie jak umożliwiają także dostęp do elektronicznego dziennika faktur i kontroli merytorycznej. Podejmowane w ramach procedury czynności generują powiadomienia do kolejnych decydentów, dzięki czemu wszyscy wiedzą, kto jest odpowiedzialny za dany etap. Do faktur można dodawać komentarze, dzięki którym szybko rozwiewane są wszelkie wątpliwości dotyczące ich procesowania – niepotrzebne stają się dodatkowe konsultacje, które tylko wydłużają całą procedurę. Elektroniczny obieg faktur daje też kadrze menadżerskiej możliwość dokonywania szybszych i łatwiejszych analiz.
Powiązanie ze sprawami
Co więcej, faktury w systemie DMS nie są osobnym, zamkniętym modułem. W dobrze skomponowanych systemach obiegu dokumentów wszystko może być wygodnie połączone. Faktury koreluje się z projektami, których dotyczą lub ze sferami działalności firmy, w których powstał dany koszt lub zysk. Dobrym przykładem jest faktura za pobyt w hotelu w ramach delegacji. Pracownik wyjechał do firmy klienta aby przeprowadzić kilkudniowe szkolenie. Faktura powiązana będzie z modułem delegacji, ponieważ pracownik musi wypełnić odpowiednie dokumenty w celu uzyskania zwrotu kosztów. Można ją przypisać również do projektu związanego z pozyskaniem danego klienta. Dzięki niej, w ramach tej sprawy można dokonać bilansu zysków i kosztów. To z kolei daje informacje o opłacalności przedsięwzięcia.
.
.
Czy sam KSeF wystarczy?
Załóżmy jednak, że firma nie decyduje się na DMS, ponieważ chce skorzystać jedynie z obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur. Wówczas owszem – zyska narzędzie do elektronicznej obsługi faktur, których nie trzeba będzie odczytywać za pomocą OCR. Jednakże aby w jakikolwiek sposób przeprocesować dokumenty wewnętrznie, i tak trzeba będzie je wydrukować lub ściągnąć na dysk i zaimportować do firmowego ERP-a księgowego. Wszak każdą fakturę trzeba opisać, rozliczyć, zapłacić i zaliczyć odpowiednio w koszty aby prawidłowo opłacić wszystkie podatki. Tego KSeF nie zapewnia.
Następnie konieczna będzie fizyczna wędrówka pomiędzy decydentami i osobami odpowiedzialnymi za opis poszczególnych kosztów. Papierowe faktury łatwo ulegają zawieruszeniu lub fizycznemu zniszczeniu. Bez względu na ułatwienia, jakie wprowadza KSeF, brak tu korzyści płynących z dokumentacji elektronicznej. Brak ustalonych procedur, brak bezpieczeństwa dokumentu i wygody przesyłania go pomiędzy działami i firmami. O możliwości podejmowania jakichkolwiek działań analitycznych już nie wspominając.
.
Customizacja
Podsumowując, wprowadzenie obowiązku korzystania z elektronicznych faktur z pewnością przyniesie firmom wiele korzyści. Usprawni pracę oraz pozwoli na mniejsze zużycie papieru. Jednak narzędzie, jakim jest Krajowy System e-Faktur nie stanie się remedium na wszystkie bolączki, jakie trapią działy księgowości. Raczej okaże się dodatkowym obowiązkiem, gdyż nawet u firm ze zdigitalizowaną księgowością faktury i tak przechowywane są w ERP-ie. Jeśli KSeF nie zapewni możliwości eksportu, to pracownicy będą musieli to przepisywać ręcznie. Realne uporządkowanie procedur, czynności i obowiązków osób z nimi związanych zrealizuje jedynie system informatyczny i to taki, który ściśle dopasowano do potrzeb firmy. System pozwala na taką właśnie dokładną customizację, czyli ułożenie poszczególnych funkcji zgodnie z życzeniem klienta.
Wszystko co prezentujemy na naszej stronie, to jedynie reprezentatywne przykłady i najczęstsze korzyści zaczerpnięte z naszych wdrożeń. Każdy, kto się do nas zgłasza, może jednak zyskać coś zupełnie innego w trakcie prac warsztatowych, podczas których dopasowujemy dany moduł do sposobu pracy Zamawiającego. Zapraszamy zatem do niezobowiązujących rozmów. Podczas nich możemy wspólnie stworzyć rozwiązanie, którego nie było w ofercie, a które da największe korzyści poszczególnym działom.
.
.
.
Twoja firma potrzebuje sprawniejszego obiegu faktur? Zapoznaj się z ofertą KORSOL.
#DMS #system #KSeF #efaktura #księgowość #faktury # #OCR
