Spis treści
- Zarządzanie firmą bez ciągłego gaszenia pożarów
- Cyfrowy obieg dokumentów
- Workflow
- Kontrola kosztów i szybsze decyzje
- Więcej czasu na rozwój
- Spokojny sen prezesa - co można zautomatyzować? Podsumowanie
Zarządzanie firmą bez ciągłego gaszenia pożarów
Osoby zarządzające dużymi organizacjami często mierzą się z podobnym problemem: liczba spraw wymagających uwagi rośnie szybciej niż dostępny czas. Akceptacje dokumentów, kontrola terminów, zatwierdzanie zakupów, nadzorowanie procesów administracyjnych czy sprawdzanie statusów zadań zajmują wiele godzin każdego tygodnia.
Automatyzacja pozwala przenieść część tych obowiązków z poziomu ręcznego nadzoru do uporządkowanych procesów cyfrowych. System może samodzielnie przekazywać dokumenty do odpowiednich osób, przypominać o terminach i rejestrować historię wykonanych działań. Kierownictwo otrzymuje dostęp do aktualnych informacji bez konieczności samodzielnego poszukiwania danych w wielu działach.
Spokojny sen prezesa - co można zautomatyzować? Cyfrowy obieg dokumentów
Dokumenty są jednym z najczęstszych źródeł opóźnień w firmach. Faktury, umowy, zamówienia, protokoły czy dokumentacja produkcyjna często przechodzą przez wiele osób zanim zostaną zaakceptowane. Każdy etap może oznaczać oczekiwanie, zagubienie informacji albo brak wiedzy, na jakim poziomie znajduje się dana sprawa. W dużych przedsiębiorstwach wiele czasu pochłaniają dodatkowo zadania administracyjne. Należą do nich między innymi rejestracja dokumentów, fizyczne przekazywanie dokumentów między działami, kontrola terminów czy przygotowywanie zestawień.
Automatyzacja znacznie skraca i usprawnia znaczną część tych czynności. Dane mogą być automatycznie pobierane z dokumentów, przypisywane do odpowiednich kategorii i przekazywane dalej. Integracja z systemami ERP, finansowymi lub produkcyjnymi ogranicza konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji. Mniej pracy ręcznej oznacza mniej pomyłek oraz większą spójność danych wykorzystywanych przy podejmowaniu decyzji.
Takie właśnie funkcje oferują narzędzia związane z cyfrowym obiegiem dokumentów, OCR-rem, rejestrami oraz procedurami. Zarówno pracownicy jak i kierownictwo nie muszą zajmować się szeregiem powtarzalnych czynności, które wykonuje za nich system IT. W efekcie mają więcej czasu na ważniejsze zadania oraz na chwilę oddechu.
.
.
Spokojny sen prezesa - co można zautomatyzować? Workflow
Procedury workflow pozwalają odwzorować sposób działania firmy w systemie informatycznym. Zamiast polegać wyłącznie na pamięci pracowników lub indywidualnych sposobach organizacji pracy, procesy otrzymują jasno określone reguły.
Przykładem może być akceptacja kosztów. Po wprowadzeniu dokumentu system może automatycznie skierować go do odpowiedniej osoby, sprawdzić wymagane pola, przekazać powiadomienie oraz zapisać historię wszystkich decyzji. W przypadku braku reakcji w określonym czasie może zostać wysłane przypomnienie lub eskalacja do przełożonego.
Dla zarządzających oznacza to mniejszą liczbę sytuacji wymagających ręcznej kontroli. Procesy stają się przewidywalne, a odpowiedzialność za poszczególne etapy jest jasno przypisana.
oferuje wiele opcji customowych procedur workflow. Większość z nich tworzymy na indywidualne zamówienie Klienta, jednak sztandarowe przykłady to obieg wniosku urlopowego, wniosek szkoleniowy oraz rozliczenie delegacji. Dokumenty wędrują do uprawnionych osób według jasno wytyczonej ścieżki, zgodnie z kolejnością zatwierdzania poszczególnych etapów. Dzięki temu kierownictwo nie musi pilnować każdego kroku i ma pewność, że wszystko załatwiane jest poprawnie.
Kontrola kosztów i szybsze decyzje
Jednym z najważniejszych efektów automatyzacji jest poprawa kontroli nad wydatkami i procesami finansowymi. Systemy mogą wspierać obsługę faktur, zamówień, budżetów oraz procesów zakupowych.
Zarządzający mogą szybciej sprawdzić, jakie koszty zostały zatwierdzone, które płatności wymagają uwagi oraz gdzie występują opóźnienia. Dostęp do aktualnych danych ułatwia reagowanie na problemy zanim staną się poważnym zagrożeniem dla działalności. Ograniczenia dostępu do spraw i modułów oraz walidacja pól pomaga również ograniczyć ryzyko nieautoryzowanych działań lub przypadkowych błędów wynikających z ręcznej obsługi dokumentacji.
Automatyzacja jako wsparcie dla produkcji i dużych organizacji
W firmach produkcyjnych automatyzacja procesów ma szczególne znaczenie ze względu na dużą liczbę dokumentów, zależności między działami oraz konieczność zachowania pełnej historii działań. Systemy mogą wspierać między innymi kontrolę jakości, obsługę reklamacji, zarządzanie zmianami technologicznymi czy śledzenie przepływu informacji.
Dzięki cyfrowym procesom kierownictwo otrzymuje lepszy obraz sytuacji w przedsiębiorstwie. Możliwe jest szybsze wykrywanie przestojów, opóźnień lub miejsc, w których proces wymaga poprawy. Systemy IT dostarczają też uporządkowane dane, które pozwalają właścicielowi być stale na bieżąco. Nie trzeba za każdym razem przekopywać się przez dziesiątki zestawień. Wystarczy rzut oka na odpowiednie narzędzie raportujące.
.
.
.
.
Spokojny sen prezesa - co można zautomatyzować? Więcej czasu na rozwój
Największą wartością automatyzacji dla właścicieli i zarządu jest odzyskanie czasu. Każde zadanie, które może zostać wykonane według ustalonego schematu przez system, nie musi angażować dodatkowej uwagi kierownictwa.
Pozwala to skoncentrować się na działaniach wymagających doświadczenia i odpowiedzialności: planowaniu rozwoju, analizie rynku, inwestycjach oraz budowaniu przewagi konkurencyjnej. Automatyzacja porządkuje codzienną pracę i zmniejsza obciążenie związane z kontrolowaniem wielu drobnych procesów jednocześnie.
Spokojny sen prezesa - co można zautomatyzować? Podsumowanie
Automatyzacja procesów, workflow oraz cyfrowy obieg dokumentów pozwalają ograniczyć liczbę ręcznych zadań i zwiększyć kontrolę nad funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Mniej spraw trafia wówczas na biurko kadry zarządzającej. Dzięki temu kierownictwo może skupić się na rozwoju przedsiębiorstwa zamiast zajmować się kontrolowaniem powtarzalnych procesów. A po pracy, zamiast się martwić, odpoczywa.
Źródła:
https://www.mckinsey.com
https://www.gartner.com
Po więcej informacji skontaktuj się z doświadczonymi programistami i wdrożeniowcami KORSOL! Napisz na Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub zadzwoń pod numer 662 242 409!
.
.# #system #IT #firma #narzedzia #dane #automatyzacja #workflow #prezes #spokój #management #zarząd #kontrola #OCR #CRM #dokumenty #obieg
