Spis treści
- KSeF nie zastępuje obiegu dokumentów
- Czy OCR nadal jest potrzebny?
- Jak działa OCR KORSOL?
- Integracja z KSeF
KSeF nie zastępuje obiegu dokumentów
Krajowy System e-Faktur służy do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek odbierania faktur za pośrednictwem KSeF dotyczy podatników, natomiast obowiązek ich wystawiania został wprowadzony etapami. Od 1 kwietnia 2026 roku objął większość przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników korzystających z odroczenia do 1 stycznia 2027 roku.
Samo pojawienie się faktury w KSeF nie oznacza jednak, że wszystkie czynności związane z jej obsługą następują automatycznie. Dokument może wymagać przypisania do odpowiedniego działu, opisania kosztu, akceptacji przez przełożonego, powiązania z zamówieniem lub innym dokumentem oraz przekazania danych do systemu finansowo księgowego.
Właśnie w tym miejscu pojawia się elektroniczny obieg dokumentów. KSeF może być źródłem faktury, natomiast system obiegu odpowiada za jej dalsze przetwarzanie w przedsiębiorstwie. Narzędzia do obiegu faktur w firmie pozwalają usprawnić procesy księgowe, uniknąć opóźnień w spłatach i utrzymać porządek.
OCR i obieg faktur w dobie KSeF - Czy OCR nadal jest potrzebny?
OCR, czyli optyczne rozpoznawanie tekstu, automatycznie odczytuje informacje znajdujące się na dokumencie. W przypadku faktur może to oznaczać między innymi identyfikację danych kontrahenta, numeru dokumentu, daty czy wartości faktury.
W przypadku faktur otrzymywanych bezpośrednio z KSeF, wykorzystanie optycznego rozpoznawania treści dokumentów znacznie się zmniejsza. Dane znajdują się bowiem w ustrukturyzowanej fakturze, więc nie trzeba ich odczytywać z obrazu dokumentu. Nie oznacza to jednak, że OCR przechodzi do lamusa. Nadal może być bowiem wykorzystywany przy dokumentach, które nie trafiają do firmy jako faktury ustrukturyzowane. Dotyczy to między innymi części dokumentów zagranicznych, rachunków, informacji o miejscu powstawania kosztów oraz innych materiałów, które wymagają wprowadzenia do elektronicznego obiegu.
.
.
Zakres wykorzystania OCR zależy więc od charakterystyki działalności samej firmy oraz rodzaju kontrahentów, z którymi współpracuje. Przedsiębiorstwo, które otrzymuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane i nie potrzebuje dodatkowego przetwarzania dokumentów, może mieć mniejsze zapotrzebowanie na OCR. Natomiast w firmach obsługujących wiele różnych typów dokumentów oraz prowadzących współprace międzynarodowe automatyczne rozpoznawanie danych nadal może ograniczać liczbę czynności wykonywanych ręcznie.
OCR i obieg faktur w dobie KSeF - Jak działa OCR KORSOL?
oferuje narzędzie OCR przeznaczone do automatycznego sczytywania dokumentów. System rozpoznaje dane z faktury, co pozwala ograniczyć ręczne przepisywanie informacji do systemu. Rozwiązanie może również automatycznie utworzyć nowego kontrahenta na podstawie danych z bazy GUS oraz przeprowadzić automatyczną weryfikację z białą listą.
Takie funkcje mają znaczenie przede wszystkim przy dużej liczbie dokumentów. Ręczne przepisywanie danych z każdej faktury wymaga czasu i stwarza ryzyko pomyłek. Automatyczne odczytywanie danych pozwala przekazać dokument bezpośrednio do kolejnych etapów procesu, a pracownik może skupić się na weryfikacji informacji i czynnościach wymagających dodatkowych decyzji.
OCR może być również elementem większego rozwiązania obejmującego elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Moduły OCR, obiegu faktur, DMS, rejestru umów, rozliczania samochodów służbowych itp. które mogą być dobierane do potrzeb przedsiębiorstwa i integrowane z systemami informatycznymi funkcjonującymi
.
.
.
.
OCR i obieg faktur w dobie KSeF - Integracja z KSeF
stale rozwija customowe rozwiązania integrujące elektroniczny obieg dokumentów z KSeF. System może wspierać rejestrację faktur poprzez autouzupełnianie pól i walidację wprowadzanych danych, co znacznie przyspiesza wszelkie czynności związane z Krajowym Systemem e-Faktur. Pozwala także obsługiwać załączniki w ramach własnego obiegu dokumentów oraz automatyzować ich przekazywanie do kontrahenta.
W ten sposób KSeF i OCR mogą funkcjonować w jednym środowisku, ale pełnią różne zadania. Faktury ustrukturyzowane mogą być pobierane z KSeF, natomiast OCR może obsługiwać dokumenty, które trafiają do przedsiębiorstwa innymi drogami. Nad całością czuwa elektroniczna procedura narzucająca (według potrzeb klienta) akceptację, opis, kontrolę i przekazanie dokumentu do systemu księgowego.
Źródła:
https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef/
https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-news/wystawianie-i-otrzymywanie-faktur/
Po więcej informacji skontaktuj się z doświadczonymi programistami i wdrożeniowcami KORSOL! Napisz na Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub zadzwoń pod numer 662 242 409!
.
.# #system #IT #firma #narzedzia #dane #automatyzacja #OCR #DMS #faktury #koszty #KSeF #krajowysystemefaktur #efaktura
