Czasem trudno określić jakość pracy osób, których stanowisko znajduje się przy komputerze. Stosowane obecnie w korporacjach narzędzia mierzące aktywność kursora nie są w stanie określić rzeczywistej wydajności. Właściwa ocena powinna brać pod uwagę jak najwięcej rodzajów wykonywanych zadań i wykorzystania czasu spędzonego w firmie. To jednak wymaga dokładnego i wieloaspektowego monitoringu. Jak kontrolować pracowników bez naruszania ich prywatności i bez ciągłego przebywania wraz z nimi w biurze?

Ocena pracownika biurowego - Monitoring czasu pracy

Firma KORSOL stworzyła wygodne narzędzie do rejestrowania pracy. Stanowi ono jednak o wiele bardziej rozwiniętą wersję standardowego „odbijania karty”, ponieważ nie skupia się jedynie na wejściu na stanowisko i wyjściu. Moduł RCP KORSOL opiera się przede wszystkim na zadaniowości. To właśnie wykonywane czynności składają się na całą zmianę, zatem właśnie one powinny być rejestrowane.

RCP case study

Jak to działa w praktyce? Pracownik na początku dnia uruchamia system i włącza pierwszą kartę z zadaniem, na przykład „Obsługa poczty/odpowiadanie na maile”. Wystarczy, że kliknie na przycisk PLAY i czas pracy dla ego konkretnego zadania zaczyna naliczać się do jego dziennego rejestru. Po odpisaniu na wszystkie wiadomości, należy nacisnąć STOP, który kończy zapis. Uruchamia się dodatkowa karta, na której można dokonać korekty lub zapisać uwagi do wykonanej czynności. Jakie to mogą być uwagi? Jeśli zadanie zatytułowane jest bardzo ogólnikowo, np. „Obsługa klienta”, można dodać nazwę firmy oraz konkretną czynność, np. „Przyjęcie reklamacji od klienta XYZ”.

Czy pracownik może zmienić cokolwiek w zapisie? To już zależy od pracodawcy. KORSOL oferuje szerokie możliwości customizacji, dlatego to przełożony może zdecydować o ostatecznym wyglądzie kart RCP. To zrozumiałe, że pracownik czasem się myli lub zapomina o przełączeniu zadań. Wówczas możliwość skorygowania czasu zadań się przydaje. Jeśli jednak kierownictwo ma zamiar ograniczyć możliwość fałszowania zapisów lub sprawdzić, jak sumiennie pracownicy wypełniają karty, pozostaje opcja blokady edycji.

Jak poradzić sobie z tytułowaniem kart i nawałem różnorodnych zadań?

Jak wiadomo, każdy dział, a nawet każdy pracownik ma odmienne obowiązki. Nikt z zewnątrz nie zna lepiej rodzajów poszczególnych czynności, które muszą wykonywać podczas pobytu w biurze. Rekomendujemy zatem, by pozostawić stworzenie listy zadań im samym. Zwierzchnik dokonuje jedynie weryfikacji, rozbicia zadań na bardziej szczegółowe lub odwrotnie – zebrania ich w bardziej ogólne grupy.

Bardzo wygodną opcją oferowaną przez moduł RCP KORSOL jest możliwość naliczania czasu pracy na daną sprawę. Pracownik opiekujący się firmą XYZ założył jej już wcześniej wirtualną teczkę, w której zbierają się dokumenty, maile i cała historia relacji B2B. Tutaj istnieje także możliwość przypisania różnych zadań wykonywanych w związku z obsługą danego klienta, na przykład sprzedaż, obsługa reklamacji, księgowość, doradztwo itp. Pracownik uruchamia przycisk PLAY i czas jego pracy automatycznie dopisuje się do sprawy konkretnego klienta. Ta opcja daje również pracodawcy świetną informację zwrotną na temat opłacalności obsługi danego kontrahenta: może on porównać zysk ze współpracy z ilością roboczogodzin poświęconych przez poszczególnych pracowników.

Kanban

Trudno odpowiednio monitorować wydajność oraz efektywnie pracować, jeśli w zadaniach panuje nieporządek. Nie wiadomo, co już zostało wykonane, a co dopiero oczekuje na uwagę. Odpowiedzią na dużą ilość zadań i potencjalny bałagan jest dobra organizacja wizualna i filtrowanie wyników. W module oferowanym przez KORSOL pracownik może uporządkować swoje czynności na wygodnej i czytelnej tablicy Kanban. Dzieli wówczas poszczególne karty na trzy grupy:

- do wykonania – tu wyświetlają się nowoutworzone zadania, o których pracownik lub jego przełożony zdecydował, że nadają się do realizacji,

- w trakcie realizacji – zadania bieżące, chwilowo wykonywane lub należące do stałego harmonogramu zajęć danego pracownika,

- załatwione – lista zakończonych zadań, która może także służyć jako wykaz osiągnięć do przedłożenia przełożonemu.

Wszystkie zadania oczekujące zbierane są w listę umieszczoną w wygodnym panelu. Stamtąd można je łatwo wyszukać poprzez filtrowanie wyników lub poprzez wpisanie części nazwy.

Układ graficzny tablicy zadań znacząco ułatwia zaplanowanie pracy i skupienie się na odpowiednich czynnościach. Działa także motywująco, ponieważ pracownik wie, ile czasu może poświęcić na czekające go obowiązki, a także dostrzega efekty w rosnącej liście zadań załatwionych.

Ocena pracownika biurowego – wygrana i przegrana

Nie tylko monitoring czasu pracy może wspomagać dokonywanie oceny pracowniczej. Idealnie sprawdzają się także raporty ze spraw, które rozwiązano pomyślnie lub z negatywnym skutkiem. Wielu pracowników otrzymuje prowizję, na przykład od ilości zdobytych klientów, sprzedanych produktów lub od realizacji innych powierzonych im obowiązków.

KORSOL umożliwia oznaczanie poszczególnych spraw statusami. Skoro karty pracy otrzymują oznaczenie stopnia realizacji, to również poszczególne sprawy lub zadania mogą otrzymać dodatkowe informacje o wyniku.

Niektóre zadania mają charakter czasowy – przekroczenie deadline’u automatycznie nadaje status „Porażka”. Tym, które nie zostały ograniczone żadnymi datami, pracownik sam przypisuje status, mając na uwadze zadane założenia.

Pracownik utrzymuje porządek w swoich sprawach, a przełożony może, na przykład podczas oceny rocznej, zebrać ilość wygranych i porażek. Wówczas szacuje stosunek jednych do drugich i jest w stanie wstępnie ocenić wydajność i skuteczność zatrudnionego. Biorąc oczywiście pod uwagę stan rynku, ilość poświęconego na zadania czasu i staż.

Ocena pracownika biurowego – narzędzie do ocen

Dotychczas mowa była o narzędziach wspomagających monitoring działań i weryfikację wydajności pracowników. To wszystko to jednak jedynie środki do nadrzędnego celu, jakim jest sama ocena właśnie. Jej dokonywanie może również nastręczać pewnych problemów, dla których rozwiązania warto dobrać odpowiednie narzędzia.

Zdarza się, że na ocenę jednego pracownika składają się głosy kilku osób. Jak stworzyć wspólne, spójne środowisko ewaluacyjne, tak by uniknąć powtórzeń i niepotrzebnego gromadzenia dokumentów? Jak zachować porządek w tego typu obowiązkach?

Wiele form korzysta z platform online, w których wypełnia się ankiety. Jeśli jednak kilka różnych przełożonych musi wystawić opinię jednemu pracownikowi, liczba ankiet niepotrzebnie się kumuluje. Trzeba opracowywać sposoby łączenia ich i konsolidowania. Skomplikowane narzędzie pracuje coraz wolniej poprzez nagromadzenie danych, ankiety przestają być przejrzyste, a wiele danych się dubluje. Jak pokonać trudności techniczne dokonywania ocen pracowników?

Na pomoc może przyjść moduł napisany na zamówienie klienta, w którym tworzy się customowe formularze i ścieżki workflow. Można z góry założyć, jakie osoby wystawiają opinię danemu pracownikowi, kto dokonuje oceny a kto jej podlega. Formularze tworzy się w taki sposób, by żadne dane się nie powtarzały: główne informacje osobowe pozostają stałe, a dopisywane są jedynie kolejne opinie. Odpowiednio zaprojektowany moduł pozwala wymóc odpowiednią kolejność przetwarzania danej ewaluacji pracowniczej przez kolejnych oceniających. Powiadomienia i alerty (w postaci wiadomości email lub SMS-ów) pozwalają na szybki przepływ informacji i terminowość. Właściwie skomponowane opcje dostępowe chronią prywatność pracowników i umożliwiają działanie zgodnie z RODO. Firma KORSOL oferuje produkty IT oparte na procedurach workflow, które można customizować tak, by odpowiadały specyfice danego procesu ewaluacji.

Ocena pracownika biurowego – podsumowanie

W małych firmach ewaluacja zazwyczaj nie wydaje się kwestią problematyczną, ponieważ mniejsza jest ilość jej uczestników oraz hierarchizacja. To sprawia, że całe zadanie pozostaje mało skomplikowane i zajmuje minimalną ilość czasu. Co innego w dużych przedsiębiorstwach i korporacjach o skomplikowanej strukturze organizacyjnej i kadrowej. Tutaj dokonywanie ocen może spędzać sen z powiek zarówno ocenianym, oceniającym jak i działom kadrowym, które sprawują nad wszystkim pieczę.

Jeżeli jednak firma zdecyduje się na rozwiązanie IT dopasowane do jej własnego sposobu funkcjonowania, proces dokonywania ocen pracowniczych znacznie się skraca. Wiele jego elementów ulega uporządkowaniu, wzmaga się kontrola wydajności pracowników oraz szybkość i terminowość ocen. Polecamy rozwiązania KORSOL, które bezpłatnie wycenimy zgodnie z wymogami podanymi przez Klienta. Opowiedz nam o swoich potrzebach, a my przedstawimy ofertę!

Oprócz tego zapewniamy Klientom podstawowe funkcjonalności takie jak:

Bezpieczna poczta elektroniczna

Kalendarz

Terminarz

Zdalna Praca Grupowa

Zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą.

#kadry #ocena #evaluation #assessment #work #workflow #employee #employer #IT #system #custom #office #officeworker #efficience #Kanban #status #ocenapracownika #ankieta #RCP #register #zadania #tasks #company #corporation #howtoevaluate