Home office w 2022 roku – nowe przepisy
.
Dotychczas zasady pracy zdalnej regulowane były przez ustawę covidową. Były to jednak bardzo ogólne wytyczne wprowadzone naprędce i w obliczu trudnej sytuacji pandemicznej. Teraz jednak, gdy wygasa okres ochronny po zakończeniu tego czasu restrykcji i lockdown'ów, potrzebne są dokładniejsze zapisy. Prawdopodobnie już we wrześniu 2022 roku mają wejść do Kodeksu Pracy treści zapisane w Projekcie z maja 2021. Co będą zawierać i jak systemy informatyczne mogą ułatwić wprowadzenie ich w życie?
.
.
Home office w 2022 roku – wewnętrzne ustalenia
Przede wszystkim pracodawca będzie musiał ustalić regulamin pracy zdalnej po skonsultowaniu tej kwestii z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi. W ramach owych konsultacji należy ustalić między innymi:
- sposoby komunikacji na linii pracownik-pracodawca,
- rodzaje kosztów, za jakie pracodawca zwraca pieniądze pracownikom,
- wysokość ekwiwalentu, jaki należy wypłacić za poniesione koszty w ramach home office,
- zasady BHP,
- grupy pracowników, które można oddelegować do pracy zdalnej,
- zasady użytkowania (wraz z instalacją i konserwacją) sprzętu koniecznego do wykonywania pracy zdalnej,
- sposób kontrolowania pracownika przez pracodawcę w trakcie godzin pracy.
Home office w 2022 roku – obowiązki pracodawcy
Co jeszcze znajduje się w Projekcie? Przede wszystkim obowiązki pracodawcy. Będzie on musiał udostępnić pracownikowi wszelkie narzędzia i materiały, jakie są konieczne do sprawnego wykonywania obowiązków pracowniczych w domu. Dodatkowo, będzie musiał zwrócić koszty poniesione przez pracownika w ramach home office. Mogą to być pieniądze wydane na energię elektryczną, opłaty dla operatora sieci komórkowej oraz internetu. To także koszty związane z uruchomieniem, serwisem i naprawą sprzętu potrzebnego do pracy. Obowiązkiem pracodawcy jest także zapewnienie szkoleń związanych z obsługą różnego rodzaju sprzętów w domu oraz zdalna pomoc techniczna.
.
.
Główne problemy związane z pracą zdalną
Przeglądając zasady dotyczące home office, można dojść do wniosku, iż głównym problemem całego przedsięwzięcia jest sprzęt. Pracownik zostaje nagle sam na sam z narzędziami typu laptop, komputer, tablet. To one muszą mu nagle zastąpić wszelkie kontakty z szefostwem i współpracownikami, które dotychczas utrzymywał w sposób bezpośredni. Do standardowej pracy na znanych już programach dochodzą zatem aplikacje do wideokonferencji i różnego rodzaju komunikatory. To dodatkowe obciążenie dla sprzętu, a więc większe ryzyko awarii. Z kolei pracownik traci natychmiastowy dostęp do pomocy technicznej, co znacznie utrudnia naprawy i rozwiązywanie problemów.
Czasem problemem nie jest sam sprzęt, a właśnie jego brak. Nie każda firma posiada nieograniczoną ilość komputerów przenośnych, zatem przejście z pracy stacjonarnej do zdalnej może stworzyć ogromne problemy organizacyjne i finansowe. Z kolei skorzystanie z prywatnych komputerów nie zawsze jest możliwe ze względu na bezpieczeństwo danych osobowych i trudność z przeniesieniem firmowego oprogramowania.
Home office w 2022 roku – zalety systemów EOD
przychodzi z pomocą dla wszystkich, którzy obawiają się wejścia w życie nowych zasad home office w 2022 roku. System do sprawnego zarządzania dokumentacją i do obiegu informacji w firmie jest w stanie zaradzić problemom pracy zdalnej. W jaki sposób?
Bezpieczeństwo danych
Przede wszystkim dzięki bezpiecznej formie aplikacji webowej użytkownik jest w stanie zalogować się do firmowego centrum dowodzenia bez względu na narzędzie, jakim dysponuje. Zrobi to nawet na prywatnym laptopie, oczywiście jeśli ten zostanie zatwierdzony przez pracodawcę jako bezpieczny. Zabezpieczenie za pomocą haseł oraz różnych opcji dostępu (każdy użytkownik uzyskuje inne uprawnienia w zależności od pozycji w firmie i powierzonych obowiązków) pozwala na zwiększoną ochronę danych osobowych. Występuje więc mniejsze prawdopodobieństwo naruszenia przepisów RODO.
.
.
Kontrola pracowników - RCP
Dzięki systemom EOD, takim jak dostarczany przez KORSOL, pracodawca może w łatwy sposób kontrolować pracownika. Bez potrzeby ciągłego uruchamiania komunikatorów, dzwonienia lub nawet odbywania wizyt w domu. Wystarczy, że wdrożony do powszechnego użytku w firmie zostanie moduł RCP, czyli kontroli czasu pracy. Zapisuje się w nim, włącza i wyłącza karty konkretnych czynności (również zapisujących się pod konkretnymi sprawami/procedurami/terminami), co pozwala później wykazać wszystkie wykonane w ciągu dnia obowiązki. Zwierzchnik może na bieżąco sprawdzać, jakie zadania są w trakcie wykonywania i zyskuje lepszą informację, czy pracownicy na home office są rzeczywiście produktywni.
Niezbędne materiały
Dzięki systemom EOD łatwe okazuje się także udostępnianie materiałów koniecznych do wykonywania obowiązków pracowniczych. W wielu firmach wiąże się to z niemal nierozwiązywalnym problemem dokumentacji, która w wersji papierowej nie może opuścić archiwów. Domy pracowników nie są należycie zabezpieczonymi miejscami, poza tym pisma mogą ulec zniszczeniu lub kradzieży w trakcie transportu. To już poważne naruszenie RODO. Jeśli jednak archiwa są zdigitalizowane i obieg dokumentów odbywa się w sposób cyfrowy, nawet działy księgowości i kadr można oddelegować na home office. Dokumenty nie przemieszczają się w sposób fizyczny, zatem można je zabezpieczyć hasłem i zachować zgodność z zasadami ochrony danych osobowych.
Oczywiście łatwość przepływu informacji nie dotyczy tylko pism z danymi wrażliwymi. Wszystkie inne treści można łatwo i szybko przekazywać poprzez systemy obiegu dokumentów. Dzięki temu ewentualne przejście na home office przestaje jawić się jako wielkie utrudnienie lub potencjalne niebezpieczeństwo dla zachowania poufności.
.
.
Home office w 2022 roku – nowoczesne usprawnienia EOD
Home office wkracza do większości firm i powoli staje się codziennością. Osoby zatrudnione w biurach mają naturalnie łatwiejsze zadanie w kwestii przejścia np. na pracę hybrydową. Obecnie swoje obowiązki na odległość wykonują jednak osoby, których praca jeszcze kilka lat temu wydawała się tylko i wyłącznie stacjonarna. Nawet niektórzy pracownicy produkcji są w stanie częściowo działać zdalnie. Mogą chociażby monitorować zdarzenia i działanie maszyn oraz dokonywać analiz wyników.
Nowe przepisy w największym stopniu wpłyną na samych pracodawców i to oni mogą najbardziej skorzystać na tym, co oferują systemy informatyczne. Łatwiej kontrolować podwładnych oraz dostarczać im odpowiednich narzędzi, jeśli w firmie wdrożono jednolity i odpowiednio dopasowany do potrzeb system obiegu dokumentów.
Twoja firma potrzebuje EOD? Zapoznaj się z ofertą KORSOL.
#EOD #homeoffice #pracazdalna #KodeksPracy #system #dokumenty #przepisy
