Spis treści
- Digitalizacja dokumentów w firmie – audyt wewnętrzny
- Potrzeby i wymagania techniczne
- Bezpieczeństwo informacji i zgodność z przepisami
- Rola użytkowników i szkolenie personelu
- Wybór odpowiedniego systemu
- Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów
- Digitalizacja dokumentów – 5 rad - Podsumowanie
.
1. Digitalizacja dokumentów w firmie – audyt wewnętrzny
Proces digitalizacji dokumentów powinien rozpocząć się od szczegółowej analizy funkcjonujących w firmie procedur, obsługiwanych dokumentów. Na tej podstawie dokonuje się identyfikacji potrzeb poszczególnych działów. Konieczne jest określenie, które dokumenty mają kluczowe znaczenie dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, jakie etapy obiegu generują opóźnienia oraz w których miejscach pojawiają się błędy lub powielane czynności.
Audyt procesów dokumentowych stanowi podstawę do opracowania strategii digitalizacji, która przynosi wymierne korzyści. Nie może on jednak być przeprowadzony przez jedną osobę. Powinien się raczej odbyć na zasadzie zebrania opinii wielu stron bezpośrednio zaangażowanych w procesy. Włączenie przedstawicieli różnych działów w etap planowania pozwala na uzyskanie pełniejszego obrazu funkcjonowania organizacji i dopasowanie rozwiązań do jej rzeczywistych potrzeb.
.
.
.
.2. Potrzeby i wymagania techniczne
Trudno wybrać odpowiednią drogę digitalizacji, jeśli nie jesteśmy pewni, czego tak naprawdę oczekujemy. Warto zatem zastanowić się nad najbardziej interesującymi pracowników udogodnieniami. Koniecznie należy także spisać szczegóły techniczne istniejących już w firmie rozwiązań IT.
Wybór systemu informatycznego do digitalizacji dokumentów powinien być poprzedzony analizą funkcjonalności oraz możliwości integracji z już istniejącymi rozwiązaniami. Istotne jest, aby oprogramowanie zapewniało tworzenie elektronicznego archiwum, automatyczne rozpoznawanie treści (OCR), kontrolę wersji, rejestrowanie historii zmian oraz bezpieczeństwo zgodne z wymaganiami RODO.
Należy także zwrócić uwagę na to, czy narzędzie do obiegu dokumentów ma intuicyjny interfejs oraz wsparcie wdrożeniowe ze strony dostawcy. Łatwość obsługi wpływa na szybszą adaptację nowego systemu w organizacji i ogranicza ryzyko spadku produktywności w okresie przejściowym.
.
3. Bezpieczeństwo informacji i zgodność z przepisami
Bezpieczeństwo danych stanowi jeden z najważniejszych aspektów digitalizacji dokumentów. Odpowiednie zabezpieczenia powinny obejmować kontrolę dostępu do plików, system uprawnień użytkowników, szyfrowanie transmisji danych, tworzenie kopii zapasowych oraz regularne audyty systemowe. Niezwykle ważna jest także możliwość podejrzenia historii czynności wykonanych na danym dokumencie oraz osób uczestniczących w procesie.
Wdrożone rozwiązania muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami, w tym z rozporządzeniem RODO oraz ustawą o rachunkowości. Systemy klasy EOD, takie jak rozwiązania oferowane przez KORSOL, umożliwiają automatyczne rejestrowanie historii zmian i dostępów, co ułatwia prowadzenie ewidencji zgodnej z wymogami audytowymi.
Należy również zaznaczyć, iż digitalizacja dokumentów ma ogromne znaczenie w aspekcie ochrony danych. Papierowa dokumentacja zyskuje odpowiednią ochronę dopiero w momencie umieszczenia w zabezpieczonej szafce. W trakcie obiegu dokumenty wędrują po różnych działach i biurkach. Łatwo wówczas o zagubienie, zniszczenie lub uzyskanie dostępu przez niepowołane osoby. Systemy obiegu dokumentów znacznie obniżają ryzyko powyższych zdarzeń, co czyni je niemal niezbędnymi w obliczu RODO.
.
.
.
.4. Rola użytkowników i szkolenie personelu
Skuteczność procesu digitalizacji dokumentów w dużej mierze zależy od stopnia przygotowania personelu. Wdrażanie nowych technologii wymaga odpowiedniego przeszkolenia zespołu oraz wyjaśnienia zasad korzystania z systemu. Warto zapewnić cykl szkoleń technicznych i organizacyjnych, które pozwolą uniknąć błędów wynikających z niewłaściwego użytkowania narzędzia.
Istotne jest również wyznaczenie w strukturze organizacyjnej osób odpowiedzialnych za nadzór nad procesem digitalizacji. Liderzy wdrożenia pełnią rolę pośredników pomiędzy zespołem a działem IT, co sprzyja płynnej adaptacji systemu i utrzymaniu wysokiej jakości procesów.
Szkolenia to etap, którego nie warto pomijać i na którym nie warto oszczędzać. Pracownicy mają w jego trakcie możliwość przedstawienia swoich wątpliwości i szybkiego wdrożenia się w nowe metody. Bez tego zwykle o wiele dłużej zajmuje im powrót do dawnej wydajności i tracą sporo czasu na samodzielną naukę. A to z perspektywy przedsiębiorcy może oznaczać obniżone zyski.
.
5. Wybór odpowiedniego systemu
Jednym z rozwiązań wspierających proces digitalizacji jest system elektronicznego obiegu dokumentów firmy KORSOL. Umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentacją w przedsiębiorstwie od rejestracji i akceptacji po archiwizację i raportowanie. Automatyzacja procesów w ramach systemu pozwala znacząco skrócić czas realizacji zadań administracyjnych, ograniczyć błędy oraz zwiększyć przejrzystość działań. Kadra zarządcza zyskuje natomiast pełen zestaw informacji o procesach, dzięki czemu błyskawicznie wyłapuje błędy i identyfikuje ich źródło.
Narzędzia umożliwiają integrację z innymi systemami klasy ERP, CRM czy BI, zapewniając spójność danych w całej organizacji. Wdrożenie takiego rozwiązania pozwala na uporządkowanie obiegu informacji, zwiększenie bezpieczeństwa dokumentacji oraz ułatwienie kontroli nad procesami wewnętrznymi.
.
..
.
.
Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów
Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów przynosi organizacjom wymierne korzyści w zakresie efektywności operacyjnej, bezpieczeństwa informacji oraz redukcji kosztów. Digitalizacja dokumentów pozwala:
- skrócić czas obsługi faktur, umów i wniosków,
- ograniczyć koszty administracyjne związane z drukiem, przesyłką i archiwizacją,
- zwiększyć przejrzystość i kontrolę nad obiegiem informacji,
- poprawić zgodność z przepisami prawa,
- umożliwić dostęp do dokumentów niezależnie od lokalizacji pracowników.
Rozwiązania klasy EOD, takie jak system KORSOL, wspierają elastyczność organizacji oraz umożliwiają sprawne funkcjonowanie. Elektroniczny obieg dokumentów szczególnie dobrze sprawdza się w firmach o rozproszonej strukturze, wysokich wymogach dotyczących bezpieczeństwa oraz stosujących takie rozwiązania jak praca zdalna.
.
Digitalizacja dokumentów – 5 rad - Podsumowanie
Skuteczne wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów ma ogrom zalet i otwiera przed firmami wiele nowych możliwości. Należy się jednak do niego skrupulatnie przygotować i dokonać wyboru odpowiedniego narzędzia. Digitalizacja dokumentów stanowi proces wymagający planowania, zaangażowania kadry i przede wszystkim celnego wyboru narzędzia. Rozwiązania takie jak moduły umożliwiają szybką i skuteczną digitalizację z jednoczesnym dostosowaniem rozwiązań do specyfiki działalności przedsiębiorstwa.
Po więcej informacji napisz na Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub zadzwoń pod numer 662 242 409!
.
.# #system #dane #pracownicy #firma #dokumenty #digitalizacja #moduł #potrzeby #dostosowanie #procedury #IT #cyfrowe #DMS #EOD
