Spis treści
- Ile czasu pracownicy tracą na ręczne procesy?
- Ręczne przepisywanie danych
- Błędy ludzkie
- Poszukiwania dokumentów
- Czy automatyzacja procesów się opłaca?
- Ile kosztuje chaos w firmie? Podsumowanie
Ile kosztuje chaos w firmie? - Ile czasu pracownicy tracą na ręczne procesy?
Nieefektywność procesów może długo pozostawać niezauważona. Koszt pojawia się w czasie pracy osób, które wykonują czynności pomocnicze: przepisują dane, wyszukują dokumenty, sprawdzają statusy, przesyłają wiadomości i przypominają o zadaniach. Przykładowo, jeżeli 20 pracowników poświęca średnio 15 minut dziennie na takie czynności, w ciągu 20 dni roboczych powstaje 100 godzin pracy miesięcznie. Przy uśrednionym koszcie godziny pracy wynoszącym 50 zł (brutto) oznacza to około 5000 zł miesięcznie. W skali roku daje to 60 000 zł.
Uspokajamy jednak. Nie oznacza to, że każdą z tych czynności należy natychmiast automatyzować. Pierwszym krokiem powinno być zmierzenie czasu i określenie, które zadania są powtarzalne oraz rzeczywiście obciążają pracowników. A jakie zadania, według nas, najczęściej generują koszty?
Ile kosztuje chaos w firmie? Ręczne przepisywanie danych
Pierwszym winowajcą jest ręczne wprowadzanie pism do systemów. Dokument trafia do firmy, pracownik odczytuje informacje, a następnie przepisuje je do systemu księgowego, ERP, CRM albo arkusza kalkulacyjnego.
Jeżeli firma przetwarza 1000 dokumentów miesięcznie, a wprowadzenie danych z jednego dokumentu zajmuje średnio 2 minuty, daje to ponad 33 godziny pracy miesięcznie. Przy koszcie godziny na poziomie 50 zł jest to około 1665 zł miesięcznie, czyli prawie 20 000 zł rocznie.
Przy większej liczbie dokumentów koszt rośnie proporcjonalnie. Automatyczne odczytywanie danych z dokumentów za pomocą OCR może ograniczyć zakres ręcznego przepisywania, choć skuteczność takiego rozwiązania zależy między innymi od jakości dokumentów i rodzaju zawartych na nich danych.
.
.
Ile kosztuje chaos w firmie? Błędy ludzkie
Ręczne przepisywanie informacji wiąże się również z ryzykiem pomyłek. Błędna kwota, numer dokumentu, data lub dane kontrahenta mogą wymagać ponownego sprawdzenia i poprawienia informacji w kolejnych systemach.
Jeżeli nieprawidłowe dane zostaną wykorzystane w dalszej części procesu, konieczne może być ponowne zatwierdzenie dokumentu, kontakt z kontrahentem lub wykonanie dodatkowych czynności księgowych. Dlatego przy analizie procesu warto mierzyć nie tylko liczbę błędów, ale również czas potrzebny na ich usunięcie. Koszt błędu bywa zazwyczaj o wiele wyższy niż przelicznik roboczogodzin straconych na poprawki. Wiele firm mierzy się wszakże z karami umownymi, skutkami wycofania produktu i ceną utraty zaufania kontrahentów.
Poszukiwania dokumentów
Kolejna bolączka firm to papiery gubione pomiędzy działami a także dokumenty elektroniczne, które równie łatwo potrafią się zawieruszyć. Dokument może znajdować się w skrzynce pocztowej, folderze sieciowym, systemie ERP, programie księgowym lub papierowym archiwum. Im więcej miejsc przechowywania informacji, tym trudniej szybko ustalić, gdzie znajduje się potrzebny dokument.
Elektroniczny obieg dokumentów może ograniczyć ten problem poprzez przechowywanie dokumentów w czytelnym i łatwym do filtrowania rejestrze oraz wyświetlanie informacji o ich statusie i historii. Dzięki temu wyszukanie dokumentu nie wymaga przeglądania wielu skrzynek pocztowych i folderów.
.
.
.
.
Czy automatyzacja procesów się opłaca?
Największy sens ma zazwyczaj automatyzacja czynności powtarzalnych, wykonywanych często, angażujących wiele osób lub generujących dużą liczbę błędów. Najczęściej dotyczy to procedur akceptacji dokumentów (np. opis faktury) oraz wniosków (urlopowych, szkoleniowych, delegacji itp.).
Przed rozpoczęciem projektu warto więc sprawdzić liczbę dokumentów, czas obsługi, liczbę osób zaangażowanych w proces, liczbę błędów oraz czas potrzebny na znalezienie informacji. Dopiero na tej podstawie można ocenić, czy elektroniczny obieg dokumentów, OCR lub automatyzacja workflow przyniosą odpowiedni zwrot z inwestycji.
oferuje całą gamę rozwiązań związanych z obiegiem dokumentów w firmach. Posiadamy gotowe moduły dopasowane do konkretnych problemów i branż, jednak oferujemy także narzędzia customowe. Dzięki temu praktycznie każda firma może otrzymać produkt uszyty na swoją miarę.
Ile kosztuje chaos w firmie? Podsumowanie
Koszt chaosu organizacyjnego nie zawsze jest widoczny jak na dłoni w opłacanych rachunkach. Może być ukryty w setkach godzin poświęcanych na przepisywanie danych, szukanie dokumentów, poprawianie błędów i pilnowanie akceptacji. Na szczęście nowoczesne narzędzia IT wspomagają porządkowanie procesów i minimalizowanie strat czasowych. Firmy zyskują wtedy mniej przeciążonych pracowników i lepsze wyniki finansowe.
Źródło:
https://www.ibm.com/think/topics/document-workflow
Po więcej informacji skontaktuj się z doświadczonymi programistami i wdrożeniowcami KORSOL! Napisz na Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub zadzwoń pod numer 662 242 409!
.
.# #system #IT #firma #narzedzia #dane #automatyzacja #OCR #DMS #faktury #koszty #straty #chaos #papierowe #digitalizacja #procedury
