Spis treści
- Zmiana profilu działalności
- Jedna czynność i kilka narzędzi
- Pracownicy zaczynają chodzić własnymi ścieżkami
- Każda zmiana wymaga długich ustaleń z dostawcą
- Firma zaczyna dopasowywać procesy do narzędzi
- Rozwiązania KORSOL
- 5 sygnałów że system IT ogranicza firmę - Podsumowanie
5 sygnałów że system IT ogranicza firmę
1. Zmiana profilu działalności
System wdrożony kilka lat temu zwykle dobrze odpowiada potrzebom, które istniały w momencie jego zakupu. Problem pojawia się wtedy, gdy firma zaczyna działać nieco inaczej. Może wejść na nowe rynki, rozszerzyć ofertę, zmienić sposób obsługi klientów, uruchomić sprzedaż internetową albo połączyć kilka wcześniej niezależnych obszarów działalności. Wraz z tym zmieniają się procedury, zakres danych i sposób pracy.
Gotowe oprogramowanie ma określony zestaw funkcji i określony sposób organizacji procesów. Można dostosować sposób korzystania z systemu, ale istnieją granice takich zmian. Jeżeli kolejne potrzeby wymagają obchodzenia dostępnych funkcji, tworzenia dodatkowych arkuszy, ręcznego przenoszenia danych albo rezygnacji z części procesów.
Nie oznacza to automatycznie konieczności wymiany całego oprogramowania. Często lepszym rozwiązaniem jest rozbudowanie obecnego środowiska o dedykowane moduły lub dodatkową aplikację, która przejmuje procesy charakterystyczne dla konkretnej firmy.
2. Jedna czynność i kilka narzędzi
Kolejnym sygnałem jest sytuacja, w której pracownik musi korzystać z kilku niezależnych systemów, aby obsłużyć jeden proces. Dane klienta znajdują się w CRM, zamówienie w systemie sprzedażowym, dokumenty w innym narzędziu, a dodatkowe informacje w arkuszu kalkulacyjnym. Nie wspominając już o sposobie odbierania poczty e-mail. Każde z tych rozwiązań może działać poprawnie, ale brak odpowiedniego połączenia między nimi powoduje dodatkową pracę.
Integracja systemów pozwala ograniczyć ręczne przepisywanie danych i przekazywanie informacji między pracownikami. Dedykowana aplikacja może pobierać dane z istniejących narzędzi, przetwarzać je zgodnie z przyjętymi zasadami i przekazywać dalej. Dzięki temu nie trzeba zastępować każdego używanego systemu jednym dużym rozwiązaniem.
tworzy rozwiązania, które mogą pełnić właśnie taką funkcję. Dedykowane narzędzia można połączyć z istniejącymi systemami firmy, bazami danych, usługami zewnętrznymi czy platformami wykorzystywanymi przez inne działy. Pozwala to budować środowisko informatyczne dopasowane do sposobu działania przedsiębiorstwa, zamiast podporządkowywać procesy możliwościom jednego programu.
.
.
.
5 sygnałów że system IT ogranicza firmę
3. Pracownicy zaczynają chodzić własnymi ścieżkami
Jeżeli pracownicy prowadzą dodatkowe arkusze, zapisują informacje poza systemem, korzystają z prywatnych zestawień lub wykonują część operacji ręcznie, warto sprawdzić, z czego wynika taka sytuacja. Często jest to sposób na poradzenie sobie z ograniczeniami funkcjonujących w firmie narzędzi.
W takim przypadku pomocne może być stworzenie dedykowanego narzędzia odwzorowującego rzeczywistą procedurę. System można zaprojektować tak, aby prowadził użytkownika przez kolejne etapy procesu, automatycznie przekazywał dane między działami, generował dokumenty lub wykonywał określone czynności bez ręcznej obsługi. może rozwijać takie rozwiązania zgodnie z konkretnymi wymaganiami firmy, również wtedy, gdy dotyczą one nietypowego procesu niewystępującego w standardowych systemach.
4. Każda zmiana wymaga długich ustaleń z dostawcą
System może posiadać wszystkie potrzebne funkcje, a mimo to ograniczać firmę sposobem, w jaki można go rozwijać. Problem pojawia się, gdy nawet niewielka modyfikacja wymaga długiego procesu zgłoszeń, analizy, wyceny i oczekiwania na dostępność zespołu odpowiedzialnego za rozwój produktu.
W przypadku standardowego oprogramowania taki model jest naturalnym elementem korzystania z produktu rozwijanego dla wielu klientów. Każda firma musi jednak ocenić, czy tempo zmian oferowane przez dostawcę odpowiada tempu jej własnego rozwoju.
Przy rozwiązaniach tworzonych na zamówienie istotna jest możliwość bezpośredniego porozumienia ze specjalistami od IT. W niektóre modyfikacje wymagają dosłownie jednego telefonu lub wiadomości e-mail. Nie ma konieczności długotrwałego Dzięki temu wymagania dotyczące zmian mogą być omawiane bez rozbudowanego łańcucha komunikacyjnego. Ma to znaczenie szczególnie przy systemach, które są stale rozwijane i wymagają znajomości specyfiki konkretnego przedsiębiorstwa.
5. Firma zaczyna dopasowywać procesy do narzędzi
Jednym z najbardziej wyraźnych sygnałów jest sytuacja, w której procedury firmy są zmieniane głównie po to, aby zmieścić się w możliwościach używanego systemu. Jeżeli pracownicy wykonują dodatkowe czynności tylko dlatego, że oprogramowanie wymaga określonej kolejności operacji, pojawia się pytanie: czy to narzędzie pomaga firmie? A może jest na odwrót?
Rozwiązania customowe pozwalają odwrócić tę zależność. Najpierw można opisać sposób działania firmy, role poszczególnych osób, wymagane dane, wyjątki i decyzje podejmowane podczas procesu, a dopiero później zaprojektować narzędzie, które będzie te zasady obsługiwać.
Właśnie w takich sytuacjach najlepiej widać przewagę dedykowanych narzędzi nad pudełkowymi produktami wielkich koncernów. Jeśli firma wypracowała własne procedury i sposób pracy, który działa, dlaczego ma to porzucać? Know-how jest najczęściej sekretem sukcesu danego przedsiębiorstwa, zatem narzędzia IT powinny go wspierać.
.
.
.
.
5 sygnałów że system IT ogranicza firmę - Rozwiązania KORSOL
wychodzi właśnie z takiego założenia, zachowując procedury wypracowane przez Klientów. Tworzy oprogramowanie dedykowane firmom, które potrzebują większej elastyczności niż oferują standardowe produkty. Może obejmować to zarówno budowę aplikacji od podstaw, jak i rozwój istniejących narzędzi, integrację systemów, automatyzację procesów czy stworzenie dodatkowego rozwiązania współpracującego z używanym już oprogramowaniem.
Istotnym elementem takiej współpracy jest możliwość rozwijania systemu wraz ze zmianami w firmie. Zamiast projektować rozwiązanie wyłącznie pod obecne wymagania, można uwzględnić sposób jego dalszego rozwoju, kolejne integracje i zmieniające się procedury. Bezpośrednia współpraca z zespołem programistycznym ułatwia również szybkie wyjaśnianie kwestii technicznych.
5 sygnałów że system IT ogranicza firmę - Podsumowanie
Rozwój firmy często powoduje, że rozwiązanie IT wybrane kilka lat wcześniej zaczyna odstawać od aktualnych potrzeb. Ręczne obchodzenie ograniczeń systemu, konieczność korzystania z wielu niepołączonych narzędzi, trudności z modyfikacją procedur, długi proces wprowadzania zmian i dopasowywanie procedur pod wymagania systemu informatycznego, to główne sygnały alarmowe.
W takiej sytuacji warto rozważyć rozwiązanie dopasowane do konkretnego sposobu działania przedsiębiorstwa. Integracje, dedykowane moduły i aplikacje customowe pozwalają zachować użyteczne elementy istniejącego środowiska, a jednocześnie uzupełnić je tam, gdzie standardowe funkcje przestały wystarczać. jest również w stanie wspierać taki proces od analizy potrzeb i zaprojektowania rozwiązania po jego wdrożenie oraz dalszy rozwój. Może więc warto zrezygnować z gotowca i postawić na rozwiązania „uszyte na miarę”?
Źródło:
Po więcej informacji skontaktuj się z doświadczonymi programistami i wdrożeniowcami KORSOL! Napisz na Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub zadzwoń pod numer 662 242 409!
.
.# #system #IT #firma #narzedzia #dane #automatyzacja #procedura #custom #pudełkowe #zmiana #współpraca
