Spis treści

• Obieg wniosku zakupowego - kluczowy lecz zaniedbany
• Problemy z obiegiem wniosku zakupowego
• Obieg wniosku zakupowego - poszukiwanie rozwiązań
• Co dają rozwiązania KORSOL?
• Indywidualne podejście - podsumowanie

Obieg wniosku zakupowego – kluczowy lecz zaniedbany

Proces zakupowy stanowi integralną część funkcjonowania każdej firmy. Skuteczna organizacja tego aspektu ma kluczowe znaczenie dla efektywności działania oraz osiągania celów biznesowych. Niestety obieg wniosku zakupowego nadal odbywa się przy użyciu standardowych formularzy papierowych. Choć tak ważny, przez długie lata nie interesowano się jego usprawnieniem. Działy księgowości pozostawiano bez wsparcia, skazując je na mrówczą pracę i nierówną walkę z opóźnieniami. Jednakże, wraz z postępem technologicznym i rosnącymi oczekiwaniami dotyczącymi szybkości i efektywności, wiele firm zaczęło szukać alternatywnych rozwiązań, które usprawnią i przyspieszą ten proces. Co je do tego zmusiło? Poniżej przedstawiamy najczęstsze trudności, na jakie natrafiają przedsiębiorcy.

Problemy z obiegiem wniosku zakupowego

W tradycyjnym podejściu do obiegu wniosków zakupowych obsługa następuje za pomocą formularzy papierowych. W takich przypadkach firmy borykają się z szeregiem problemów, które mogą znacznie opóźniać proces zakupowy i utrudniać efektywne zarządzanie. Najczęstsze problemy obejmują:

Opóźnienia w przekazywaniu dokumentów. Manualne przekazywanie kartek pomiędzy różnymi pracownikami oraz działami często prowadzi do opóźnień i zagubienia dokumentów. To z kolei znacząco wydłuża czas potrzebny na załatwienie formalności zakupowych.

Brak przejrzystości w procesie. Jak skutecznie śledzić status wniosku zakupowego oraz określić, w którym etapie znajduje się dany dokument? Bez systemu nadzorującego całą procedurę brak przejrzystości prowadzi do niepotrzebnych opóźnień i powtarzania tych samych kroków. Często konkretne czynności wykonują wtedy osoby do tego nieuprawnione.

Trudności w uzyskaniu akceptacji i niepotrzebna strata czasu. Proces uzyskania akceptacji wniosku zakupowego od przełożonych może być czasochłonny i skomplikowany. Staje się to szczególnie trudne, gdy wymaga zgód i podpisów uzyskiwanych od kilku różnych osób.

Problemy z archiwizacją i zarządzaniem dokumentacją. Przechowywanie i zarządzanie papierowymi dokumentami może być uciążliwe i prowadzić do bałaganu w archiwum oraz trudności w szybkim odnalezieniu potrzebnych informacji. Bez elektronicznej bazy wniosków zakupowych, wszystko trzeba ręcznie kartkować i żmudnie przeszukiwać.

.

.

.

Obieg wniosku zakupowego – poszukiwania rozwiązań

W obliczu tych wyzwań, coraz więcej firm zaczęło szukać alternatywnych rozwiązań, które usprawnią proces obiegu wniosków zakupowych i przyspieszą podejmowanie decyzji zakupowych. Jednym z takich rozwiązań jest wprowadzenie elektronicznego systemu zarządzania wnioskami zakupowymi, który eliminuje wiele tradycyjnych problemów i znacząco poprawia efektywność procesu zakupowego.

Naprzeciw tym wszystkim potrzebom oraz poszukiwaniom wychodzi KORSOL. W ramach systemu EOD do obsługi dokumentów znajdujących się w firmowej cyrkulacji stworzyliśmy moduł wniosku zakupowego. Wszystkie działania pracowników wkomponowano w odpowiednią procedurę, dopasowaną do specyfiki i rozwiązań klientów.

Obieg wniosku zakupowego – co dają rozwiązania KORSOL?

Wprowadzenie elektronicznego formularza wniosku zakupowego oraz związanej z nim procedury workflow przynosi znaczną poprawę w procesie zakupowym w firmie. Zamiast tradycyjnego papierowego formularza, pracownicy mogą korzystać z nowoczesnego systemu elektronicznego, co eliminuje konieczność manualnego przekazywania dokumentów oraz przyspiesza cały proces.

Uprawnienia i bezpieczeństwo

Każdy pracownik może teraz łatwo złożyć wniosek zakupowy poprzez platformę internetową, a następnie śledzić jego status w czasie rzeczywistym. Dzięki przypisanym loginom i hasłom, dostęp do systemu jest możliwy dla wszystkich pracowników, przy czym poziom uprawnień jest dostosowany do stanowiska w firmie.

.

.

.

.

Szybkie powiadomienia

Nowy system umożliwia również automatyczne przekazywanie informacji o zmianach statusu wniosku zakupowego do odpowiednich działów. Także gdy następuje kolej danego pracownika, otrzymuje on alert o konieczności wykonania zadania. To eliminuje potrzebę tradycyjnego, bardziej czasochłonnego informowania zainteresowanych stron. Nie trzeba dzwonić ani biegać od stanowiska do stanowiska.

Porządek i przejrzystość

Wprowadzenie jednolitej numeracji wniosków zakupowych dla całej firmy ułatwia zarządzanie dokumentacją oraz generowanie potrzebnych zestawień i raportów w różnych konfiguracjach. Dzięki temu pracownicy mogą szybko uzyskać potrzebne informacje i podjąć odpowiednie decyzje zakupowe. Wszystkie dokumenty znajdują się w jednym rejestrze, który można filtrować i przeszukiwać na wiele sposobów. Do interesujących nas danych docieramy zatem w sposób błyskawiczny.

Oszczędność czasu

Najważniejszą korzyścią z zastosowania elektronicznego systemu jest skrócenie czasu obiegu wniosku zakupowego w firmie z kilku dni do zaledwie około 3 godzin. To znaczne przyspieszenie procesu, które wpływa pozytywnie na efektywność działania całej organizacji. Jeśli dział księgowości dostrzega jakikolwiek przestój, może od razu przesłać powiadomienie do osoby za to odpowiedzialnej.

Raporty i analizy

Dodatkowo, nowy system umożliwia generowanie różnorodnych zestawień i raportów, które mogą być łatwo eksportowane do arkusza kalkulacyjnego Excel. Ułatwiona zostaje więc znacznie analiza danych. To z kolei wpływa na podejmowanie lepszych decyzji zakupowych w przyszłości.

.

.

.

Obieg wniosku zakupowego – indywidualne podejście

Metody zarządzania obiegiem dokumentów w poszczególnych firmach mogą się jednak nieco różnić. Rozumiemy to, zatem wszystkie rozwiązania KORSOL jesteśmy w stanie dostosować do specyfiki klienta. Dzięki temu pracownicy nie są zmuszani do zmiany swoich przyzwyczajeń oraz wypracowanych przez lata metod. Wystarczy skontaktować się z naszymi specjalistami i omówić konkretne potrzeby i trudności. Wspólnie odnajdziemy najlepszą drogę do jeszcze wygodniejszego, szybszego i bardziej efektywniejszego procesowania wniosków zakupowych.

Zapraszamy do kontaktu oraz do zapoznania się z innymi modułami KORSOL do obsługi obiegu dokumentów.

.

.

Znajdź inne nasze moduły na naszej stronie www.korsol.pl

Sprawdź, jak łatwiej przejść na KSeF z KORSOL.

Potrzebujesz elektronicznego obiegu faktur wewnątrz firmy? Polecamy nasz moduł.

Potrzebujesz indywidualnego rozwiązania? Skontaktuj się z nami!

#system #korsol #wniosek #obiegdokumentu #IT #zakupy #wniosek #procedura #narzędzia #EOD #dokumenty #księgowość #firma #wniosekzakupowy