Spis treści
- Obieg wniosku szkoleniowego - nasz pomysł
- Obieg wniosku szkoleniowego - zalety
- Efektywność procesu
- Śledzenie postępów
- Zbieranie i wyświetlanie danych
- Współpraca i komunikacja
- Obieg wniosku szkoleniowego - podsumowanie
.
Wiele firm realizuje szkolenia dla swoich pracowników, zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne. Najczęściej punktem wyjściowym do tego typu benefitu jest wniosek przedłożony przez zatrudnionego. Jeśli takich aplikacji pojawia się kilka miesięcznie, to całość nie stanowi problemu organizacyjnego. Gorzej, jeśli firma ma wiele działów i filii, a obsługa szkoleń dokonywana jest centralnie. Wówczas ilość spływających wniosków oraz gromadzenie pracowników na szkolenia grupowe może okazać się pracochłonne i nadmiernie skomplikowane. W takich przypadkach z pomocą przychodzą dedykowane narzędzia KORSOL. Jednym z nich jest właśnie moduł obiegu wniosku szkoleniowego. Jak to działa i jakie ma zalety?
.
Obieg wniosku szkoleniowego – nasz pomysł
Rozwiązanie bazuje na elektronicznym formularzu zgłoszenia wniosku urlopowego. Do niego oprogramowano odpowiednią procedurę workflow, która steruje obiegiem tego dokumentu pomiędzy decydentami. W zależności od kolejnych decyzji, wniosek zyskuje różne statusy. Każda taka zmiana statusu widoczna jest dla uprawnionych użytkowników, zatem pracownik posiada bieżącą informację o tym, co dzieje się z jego aplikacją. Wszystko jest więc przejrzyste i łatwe do skontrolowania. Dla dodatkowego ułatwienia i w celu uniknięcia błędów, system podpowiada lub autouzupełnia niektóre dane, wpisywane do formularza. Część pól jest także obowiązkowa, na przykład koszt szkolenia lub wysokość zaliczki. Każdy formularz dokonujący obiegu według procedury może zostać zaopatrzony w dodatkową dokumentację. Najczęściej są to faktury, potwierdzenia odbycia szkolenia lub certyfikaty.
Całość przechowywana jest w formie elektronicznej, z jednolitą numeracją. Nie ma mowy o fizycznym zagubieniu lub zniszczeniu dokumentów. Aby wniosek nie został „zepchnięty” na sam dół listy priorytetów, istnieje możliwość alertowania o konieczności wykonania zadania w ramach procedury.
.
.
.
Obieg wniosku szkoleniowego - zalety
.
Efektywność procesu
Jedną z kluczowych zalet modułu do obiegu wniosku szkoleniowego jest znaczne zwiększenie szybkości i efektywności całego procesu. Tradycyjne metody zarządzania wnioskami szkoleniowymi, takie jak papierowa dokumentacja czy e-maile, często generują chaos i opóźnienia. Natomiast zautomatyzowana procedura zapewnia uporządkowany i przewidywalny przepływ informacji, umożliwiając szybką reakcję na wnioski i minimalizując ryzyko opóźnień. Brak także zaginionych lub zapomnianych dokumentów, które wydłużają cały obieg w nieskończoność. Jest natomiast błyskawiczny przepływ danych i jasna informacja dla decydentów, iż mają zadania do wykonania. Zminimalizowane zostaje także rozproszenie odpowiedzialności i zrzucanie części czynności na innych pracowników. Każdy ma jasno określoną funkcję w ramach procedury i jest zmuszony do wywiązania się ze związanymi z tym obowiązkami.
Śledzenie postępów
Dzięki narzędziom możliwe jest skuteczne śledzenie postępu w procesie wnioskowania o szkolenia. Zarówno pracownicy, jak i kadra zarządzająca mogą monitorować statusy wniosków w czasie rzeczywistym. Nie muszą zatem wydzwaniać i nachodzić dział kadr, by uzyskać jakąkolwiek informację o stanie realizacji procedury. To wygodne dla każdej ze stron. Dodatkowo szefostwo jest w stanie zweryfikować, w którym dziale lub punkcie procedury powstają największe opóźnienia.
Zbieranie i wyświetlanie danych
Przechowywanie danych dotyczących szkoleń w strukturach IT umożliwia łatwiejszy dostęp do informacji oraz bardziej zaawansowane raportowanie. Narzędzie pozwala na gromadzenie danych historycznych, co umożliwia analizę trendów i ocenę skuteczności programów szkoleniowych. Dzięki temu firmy mogą podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące inwestycji w rozwój kompetencji pracowników. Możliwe do opracowania są także przejrzyste wizualizacje, dzięki którym można porównywać różne wyniki, np. popularność konkretnych szkoleń czy frekwencję.
.
.
.
.
Współpraca i komunikacja
Wreszcie, moduł IT do obiegu wniosku szkoleniowego sprzyja lepszej współpracy i komunikacji w organizacji. Dzięki centralizacji procesu wnioskowania oraz możliwości współdzielenia informacji poprzez różne działy, zarządzanie szkoleniami staje się bardziej przejrzyste. Przekazywanie komunikatów, wiadomości i komentarzy odbywa się błyskawicznie (jak również automatycznie – wedle preferencji firmy). To z kolei sprzyja rozwojowi i dobrej organizacji pracy, nawet w wielkich korporacjach z filiami rozsianymi w różnych miastach lub krajach.
.
Obieg wniosku szkoleniowego - podsumowanie
Moduły do obiegu dokumentów są nie tylko narzędziami wspierającymi szybkość przeprowadzania różnych procesów, ale również kluczowym elementem strategii zarządzania zasobami ludzkimi. Dzięki oprogramowaniu formularzy i procedur organizacje mogą skuteczniej zarządzać zarówno szkoleniami jak również np. obiegiem faktur, wnioskowaniem o urlopy czy wydawaniem przepustek. Narzędzia IT pomagają także w takich przypadkach poprawiać komunikację wewnętrzną oraz zwiększać efektywność całej organizacji. Warto rozważyć inwestycję w KORSOL, co może wprowadzić pozytywną rewolucję w efektywnym zarządzaniu różnego rodzaju dokumentami.
.
.
.
Znajdź inne nasze moduły na naszej stronie www.korsol.pl
Sprawdź, jak łatwiej przejść na KSeF z KORSOL.
Potrzebujesz elektronicznego obiegu faktur wewnątrz firmy? Polecamy nasz moduł.
Szukasz innych narzędzi do obiegu dokumentów? Znajdziesz je tutaj.
Potrzebujesz indywidualnego rozwiązania? Skontaktuj się z nami!
#system #korsol #faktury #obiegdokumentu #IT #szkolenia #wniosek #procedura #narzędzia #EOD #dokumenty
