Spis treści
- Co trapi dyrekcję szkół i firm
- Inwentaryzacja – problemy i potrzeby – case study
- Jak uniknąć takich problemów
- Narzędzie Inwentaryzator od KORSOL
- Inwentaryzacja - problemy i potrzeby - Podsumowanie
.
Dobrze przeprowadzony proces pozwala zachować przejrzystość, uniknąć nieporozumień oraz wywiązać się z wymogów ustawy o rachunkowości. Brak odpowiedniego przygotowania lub narzędzi prowadzi natomiast do błędów, nadmiernego obciążenia pracowników i strat, które można było łatwo ograniczyć.
Co trapi dyrekcję szkół i firm
Dyrektorzy szkół i przedsiębiorstw od lat borykają się z podobnymi problemami podczas inwentaryzacji. W szkołach szczególnie trudne okazuje się zebranie spójnych informacji o stanie wyposażenia sal lekcyjnych, sprzęcie komputerowym i pomocach dydaktycznych, które są rozproszone w wielu pomieszczeniach. W firmach z kolei problemem bywa rozliczanie środków trwałych wykorzystywanych przez różne działy, a także brak czasu, by pracownicy mogli przeprowadzić rzetelny spis obok swoich codziennych obowiązków.
Wspólnym mianownikiem jest ręczne wypełnianie arkuszy spisowych i konieczność późniejszego przenoszenia danych do systemów księgowych. Powoduje to ryzyko pomyłek, utratę dokumentów i przeciągające się procedury. Nie bez znaczenia pozostaje również odpowiedzialność prawna. Ustawa o rachunkowości (art. 26) nakłada bowiem na kierownika jednostki obowiązek zapewnienia prawidłowego i terminowego przeprowadzenia inwentaryzacji.
.
.
.
Inwentaryzacja – problemy i potrzeby – case study
Trudności oraz wynikające z nich zapotrzebowanie na skuteczne narzędzia najlepiej omawiać na konkretnych przypadkach. Dlatego właśnie przedstawiamy przypadki, z którymi zetknęliśmy się podczas pracy z naszymi Klientami.
Szkoła podstawowa
W jednej ze szkół podstawowych inwentaryzacja sprzętu komputerowego odbywała się raz na kilka lat w sposób całkowicie manualny. Komisja spisowa sporządzała arkusze w kilkuosobowych zespołach, a następnie wpisywała dane do tabel w arkuszu kalkulacyjnym. Brak jednolitego systemu powodował, że część komputerów i projektorów została policzona dwukrotnie, a część w ogóle nie została ujęta w zestawieniu. Konsekwencją było błędne wykazanie wartości majątku w sprawozdaniu finansowym i konieczność przeprowadzania dodatkowej kontroli, która trwała kolejne tygodnie. Do tego dyrekcja zdecydowała się na oklejenie wszystkich szkolnych sprzętów kodami kreskowymi. Pomimo zastosowania laminowanych etykiet, część z nich uległa zniszczeniu już w pierwszych miesiącach roku szkolnego. Okazało się, że kody (nawet naklejone w dość trudno dostępnych miejscach) stanowią świetną zabawę dla zniecierpliwionych lekcjami uczniów. W efekcie wydano sporo pieniędzy na znakowanie inwentarza, które w żadnym stopniu nie wspomogło utrzymania kontroli nad nim.
.
.
.
.
Przedsiębiorstwo usługowe
W średniej wielkości firmie usługowej problem pojawił się podczas inwentaryzacji sprzętu wykorzystywanego przez kilkudziesięciu pracowników. Poszczególne stanowiska rozłożone były w odległych lokalizacjach, ponieważ firma miała siedzibę w kilku sąsiadujących ze sobą budynkach. Brak elektronicznych narzędzi sprawił, że każdy budynek i dział sporządzał spisy we własnym zakresie, co prowadziło do niezgodności między działem magazynowym a księgowością. Trudno było dociec, kto dokonał błędnych zapisów i prześledzić drogę zaginionych przedmiotów. W efekcie przedsiębiorstwo musiało zlecić audyt zewnętrzny, którego koszt przewyższył wartość braków. W dodatku dyrektor finansowy otrzymał od organu nadzorczego pisemne upomnienie za brak rzetelności w dokumentacji.
Jak uniknąć takich problemów
Przykłady te pokazują, że brak przygotowania i odpowiednich narzędzi skutkuje stratą czasu, dodatkowymi kosztami i ryzykiem odpowiedzialności prawnej. Aby temu zapobiec, warto opracować plan inwentaryzacji z wyprzedzeniem i zadbać o wsparcie technologiczne, które pozwala uniknąć błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych.
.
..
.
.
Narzędzie Inwentaryzator od KORSOL
Rozwiązaniem, które odpowiada na realne potrzeby szkół i firm, jest Inwentaryzator stworzony przez firmę KORSOL. To narzędzie dostępne na stronie inwentaryzacja.korsol.pl, które pozwala przeprowadzić spis szybciej, dokładniej i bez zbędnej papierologii. Inwentaryzator umożliwia między innymi:
- wprowadzanie danych do elektronicznej bazy,
- zestawianie i filtrowanie list środków trwałych,
- ograniczanie dostępu do spisu tylko do osób posiadających login i hasło,
- wygodne przemieszczanie dóbr pomiędzy spisami na konkretnych lokalizacjach w firmie/placówce
- generowanie gotowych raportów i protokołów.
Eliminuje to ryzyko duplikatów, błędnych zapisów czy zagubienia dokumentów. Dzięki temu cały proces inwentaryzacji w szkole lub firmie staje się krótszy, bardziej przejrzysty i zgodny z wymogami prawa. Inwentaryzator dodatkowo lepiej chroni informacje zawarte w spisie niż tradycyjna, papierowa wersja. Trudniej dostać się do zawartości oraz niezauważalnie dokonać zmian. Elektroniczna wersja nie jest również podatna na kradzież, zalanie czy zagubienie. Zachęcamy do zapoznania się z wizualizacjami systemu Inwentaryzator oraz filmami instruktażowymi, które prezentują możliwości narzędzia.
Inwentaryzacja - problemy i potrzeby - Podsumowanie
Inwentaryzacji nie należy traktować jako zwykłą formalność lub uciążliwą niedogodność. To proces wymagający odpowiedzialności i dobrego przygotowania, na co wskazują historie przytaczane przez pracowników, organy zarządcze, dyrektorów oraz organy kontrolne. Jednostki oświatowe i menedżerowie firm coraz częściej szukają rozwiązań, które przyspieszają i usprawniają spis z natury. Narzędzie Inwentaryzator od KORSOL to propozycja, która realnie odpowiada na te potrzeby i pomaga przejść przez inwentaryzację bez zbędnych komplikacji.
.
Sprawdź, co jeszcze możesz zyskać dzięki narzędziu Inwentaryzator!
Po więcej informacji napisz na Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub zadzwoń pod numer 662 242 409!
.
.# #system #dane #pracownicy #szkoła #dyrektor #plan #inwentaryzacja #spisznatury #majątek #edukacja #problemy #casestudy #rozwiązania #
