Z tego artykułu dowiesz się:
- Jak odciążyć dział IT poprzez elektroniczny obieg dokumentów w firmie
- W jaki sposób wspomóc koordynację prac zespołowych dzięki EOD
- Jak elektroniczny obieg dokumentów w firmie pomaga zorganizować i kontrolować home office
- Jakie korzyści daje EOD w zakresie pracy zdalnej
Poprzednie okresy zamknięcia większości instytucji odczuliśmy dość boleśnie, jednak w 2020 roku były dla nas zaskoczeniem. Teraz, po dwóch latach pandemicznych zmagań mamy już pewne doświadczenie. Firmy miały czas, by wprowadzić szereg ulepszeń i zmian. Zmian przede wszystkim wiążących się z organizacją całej kadry (nie tylko menadżerskiej, ale także zajmującej się bezpośrednią produkcją i obrotem). Przeobrażeniu uległy też sposoby kontaktowania się z klientami oraz obsługa zapytań, konieczne było przeniesienie na poziom zdalny wszelkich prac zespołowych. Te wszystkie zmiany nie mogłyby mieć jednak miejsca bez pomocy technologii i właściwego systemu obiegu dokumentów w firmie, gdyż dotychczas używane rozwiązania okazały się niewydolne w obliczu wszechobecnego home office.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie - zamiast działu IT
Oczywistym jest, że nie każda firma będzie w stanie od razu wypracować w ramach swoich zasobów nowe systemy informatyczne, które zdadzą egzamin podczas Covidu. Nie wszystkie przedsiębiorstwa w ogóle posiadają tylu wyspecjalizowanych pracowników IT ażeby można było im zlecić tego typu zadanie.
Na szczęście istnieją zewnętrzne rozwiązania, do których nie jest potrzebne instalowanie jakiegokolwiek oprogramowania. Produkty firmy KORSOL powstały właśnie z myślą o przedsiębiorstwach szukających ułatwień. Łatwy dostęp poprzez przeglądarkę; wystarczy, że użytkownik zaloguje się na chronione hasłem konto i otrzymuje dostęp do systemu obiegu dokumentów oraz zdalnej pracy zespołowej. Jak taka praca może wyglądać? Przede wszystkim nie jest ograniczona dla pracowników biurowych. Również osoby zatrudnione w celu monitorowania parametrów produkcji są w stanie skutecznie porozumiewać się poprzez platformę.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie - Koordynacja prac zespołowych
Specjalnie w tym celu został stworzony moduł dedykowany do koordynacji prac zespołowych. Głównym założeniem tego modułu jest możliwość pracy i wymiany informacji i danych, wśród osób bezpośrednio zaangażowanych w dany temat lub projekt. Dany projekt widoczny jest tylko dla jego uczestników lub osób uprawnionych do kontrolowania zespołu. Zdarza się, że z projektem związane są liczne prace mające na celu dostosowanie ustawień, zmian parametrów i testowanie rozwiązań. Wyniki wyżej wymienionych prac wyświetlają się zaraz po wejściu do systemu, a ich interpretacja możliwa jest na dedykowanej tablicy wymiany informacji. To na niej odbywa się dyskusja i powstają nowe ustalenia, przy czym uczestnicy projektu stale widzą aktualne parametry/dane, do których dyskusja akurat się odnosi. To znaczne ułatwienie, szczególnie w firmach, w których nad daną sprawą pracuje kilka zespołów lub zmian.
W podobny sposób ułatwione zostaje koordynowanie projektów w pracy typowo biurowej. Menadżer otwiera temat, rozpoczyna się burza mózgów i do głównego założenia dopisywane są wybrane pomysły. Dyskusja trwa dalej, jednak omawia się już nie tylko pomysł wyjściowy, a aktualną jego wersję. Wszyscy pracownicy są na bieżąco ze zmianami, nawet ci, którzy dołączyli do projektu w jego późniejszych fazach. Można jednocześnie podglądnąć historię update’ów, tak by pomysły się nie powtarzały i nie nakładały.
Jak się chronić przed skutkami izolacji?
Dlaczego to rozwiązanie jest tak ważne w czasie pandemii? Otóż maksymalizuje łatwość przepływu informacji i ich aktualność przy zminimalizowaniu bezpośredniego kontaktu pracowników. Pracodawca może zwiększyć zmianowość, zarządzić pracę zdalną u części lub całości zespołów i nadal cieszyć się stabilną sytuacją w firmie. Parametry maszyn ustawiane są na bieżąco, a ich wyniki stale analizowane, przez co nie spada wydajność – ktoś zawsze trzyma rękę na pulsie. Z kolei projekty też nie padają ofiarą zastoju, ponieważ do omówienia nowej kwestii nie trzeba od razu zwoływać kolejnej wideorozmowy ani walczyć z niedogodnościami technicznymi. Dyskusja toczy się naturalnie, zawsze na aktualny temat. Dodatkowo, aktywność uczestników jest widoczna i może zostać w każdym momencie zweryfikowana przez menadżera lub innego zwierzchnika, zatem pracownicy czują się zobowiązani do szybkiej reakcji. Co więcej, nie muszą wychodzić z platformy ani się przelogowywać. Dyskutują na tablicy, mając wciąż na oku sprawy, co stanowi spory atut w zestawieniu z komunikatorami zewnętrznymi.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie - Narzędzia do home office
Oczywiście Moduł do koordynacji prac zespołowych to nie jedyne narzędzie odpowiadające na potrzeby pracy zdalnej. Świetnym dopełnieniem będą podstawowe funkcjonalności, takie jak obieg dokumentów, ułatwienia dla kadr i księgowości, koordynacja procesów produkcji, analiza i kontrola budżetów. W ten sposób nawet te przedsiębiorstwa, które posiadają już rozwinięty system pracy zdalnej, mogą rozszerzyć swoje działania w tej kwestii i skorzystać z nowych rozwiązań. Pracownicy są w stanie sprawnie wykonywać obowiązki i załatwiać firmowe sprawy czasem nawet bez konieczności łączenia się przez telefon (np. z działem księgowości). Odpowiednie procedury workflow pilnują kolejności wykonywania czynności w procesach dotyczących wielu działów i wielu decydentów. Kadra menadżerska z łatwością kontroluje przepływ informacji oraz stan wykonania poszczególnych zadań. Elektroniczny obieg dokumentów dba zatem o większość aspektów pracy firmy i umożliwia jej funkcjonowanie nawet podczas izolacji pracowników.
Praca w domu - jak ją przekuć w sukces?
Ostatnie dwa lata były czasem ciągłych zmian: strach i niepewność na początku pandemii, zamknięcie szkół, lockdown, chwilowa odwilż, powrót do szkół, koniec pracy zdalnej i tak w koło. Obecnie, by załagodzić skutki tych zawirowań, nastąpił bardzo szybki rozwój zdalnej organizacji pracy i warto skupić się na wykorzystaniu tej sytuacji oraz przekuć covidowe utrudnienia w sukces. Jedynym sposobem, by nie zostać w tyle, jest pójść śladem firm inwestujących w wirtualne zarządzanie. Brak działań w celu wprowadzenia odpowiednich systemów informatycznych i platform oznacza w praktyce zgodę na straty. Tracą firmy, których pracownicy mozolnie, miesiącami wypracowują nowe metody komunikacji i organizacji. Upadają przedsiębiorstwa, które nie mają sprawnego obiegu informacji i doświadczają wewnętrznego chaosu. Tracą wreszcie firmy, które wcale nie decydują się na maksymalne ograniczenie bezpośredniego kontaktu między pracownikami i odnotowują kolejne zarażenia. Tylko elektroniczny obieg dokumentów może obecnie utrzymać organizację i sprawne wykonywanie zadań na poziomie sprzed ery home office, zatem tak ważna jest inwestycja w tego typu rozwiązanie.
Podsumowując, jakie korzyści daje elektroniczny obieg dokumentów dla zdalnej pracy zespołów?
- Bezpieczeństwo pracowników w dobie pandemii
- Pełna kontrola nad procesami i projektami
- Wygoda komunikacji
- Brak konieczności posiadania dużego działu IT
- Brak konieczności instalacji dodatkowego oprogramowania
- Stały wgląd uczestników projektu w aktualne parametry i ustalenia
- Możliwość prowadzenia dyskusji i dodawania komentarzy w ramach projektu
Po więcej informacji zapraszamy na stronę internetową KORSOL: www.korsol.pl
Polecamy także wspomniane w artykule moduły wspomagające pracę kadr i księgowości, możliwe do zintegrowania z firmowymi ERP-ami:
#homeoffice #eod #ezd #elektronicznyobiegdokumentów #dms #BI #IT #business
.
