Rozszerzenie do modułu obieg faktur.
Transport
Rozliczanie samochodu służbowego w firmie
faktura zbiorcza za paliwo - nowelizacja z 2019
Stan zastany
- Do firmy wpływa faktura zbiorcza ze stacji paliw zawierająca nawet kilkadziesiąt pozycji.
- Następuje ręczne rozpisanie każdej pozycji umieszczonej na fakturze zbiorczej, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Czas trwania tej czynności: około tygodnia.
- Dział finansowo-księgowy dokonuje ręcznego wprowadzenia danych z faktur zbiorczych do systemu ERP.
- Następuje czasochłonne przeliczenie każdej pozycji na fakturze w rozbiciu na kwotę netto, VAT, koszty podatkowe i niepodatkowe.
- Dopiero na tym etapie możliwe jest rozliczenie kosztów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Całkowity czas operacji: około tygodnia.
Wdrożenie
- Stworzono kartoteki dla poszczególnych samochodów wykorzystywanych przez firmę.
- Kartoteka zawiera informacje na temat pojazdu.
- Pracownik wpisuje do systemu dane z faktury zbiorczej, korzystając z gotowego szablonu.
- Wprowadzone dane rozpisują się na poszczególne kartoteki i konta księgowe na podstawie numeru rejestracyjnego samochodu (lub karty).
- Po kliknięciu jednego przycisku następuje automatyczne przeliczenie kwot netto, VAT, kosztów podatkowych i niepodatkowych.
- Rola działu księgowości została ograniczona do kontroli sparowanych danych z faktury i kartotek.
- Oprogramowano procedurę workflow sterującą obiegiem faktury zakupu.
- Stworzono moduł zestawień faktur raportujący dane pomocne w zarządzaniu finansami firmy na różnych poziomach organizacyjnych.
pełna
kontrola
bezpieczeństwo
i pewność
oszczędność
czasu
czysty
zysk
wzrost
efektywności
gwarantowany
sukces
Korzyści
- Ułatwiono spełnienie wymogów przepisów podatkowych dotyczących rozliczania kosztów paliwa.
- Skrócono i uproszczono proces rozpisywania faktury zbiorczej za paliwo.
- Wyeliminowano ręczne przeliczanie kwot netto, VAT, kosztów podatkowych i niepodatkowych z faktur zbiorczych.
- Ułatwiono wyszukiwanie informacji dotyczących zużycia paliwa przez flotę samochodów oraz kosztów z nimi związanych.
- Rozpisywanie faktury przez pracownika eliminuje powielanie tej czynności przez dział księgowości.
- Stworzono możliwość stałego monitorowania dokumentu faktury.
- Stworzono możliwość generowania zestawień i raportów w szerokim zakresie.
- Cały proces rozpisania i rozliczenia faktury zbiorczej skrócono do ok. 3 godzin.
