Obieg dokumentu
Delegacja
rozliczenie delegacji służbowej - krajowej i zagranicznej
Stan zastany
- Delegacja krajowa lub zagraniczna wypełniana jest przy wykorzystaniu standardowego druku w formie papierowej.
- Pracownik musi uzyskać akceptację swojego przełożonego.
- Pracownik musi odrębnie zawnioskować o samochód służbowy oraz zaliczkę na pokrycie kosztów delegacji.
- Rozliczenie delegacji służbowej następuje w formie papierowej.
- Sprawozdanie pracownika z delegacji stanowi osobny dokument.
- Zwrot poniesionych kosztów i wypłata diety następuje dopiero po uzyskaniu wszelkich podpisów i akceptacji na druku delegacji.
- Czas planowania delegacji: 1 dzień.
- Czas rozliczenia delegacji: do kilku dni.
Wdrożenie
- Opracowano elektroniczny formularz „DELEGACJA”.
- Oprogramowano procedurę workflow sterującą obiegiem DELEGACJI.
- Nadano statusy DELEGACJI, w zależności od etapu procedury.
- Wprowadzono jednolity rejestr i numerację DELEGACJI dla całego zakładu.
- System „podpowiada” podstawowe dane w trakcie uzupełniania formularza.
- System automatycznie pyta o środek transportu, nocleg i wysokość zaliczki.
- Umożliwiono podpięcie skanów faktur do DELEGACJI.
- Umożliwiono sporządzanie sprawozdania w module DELEGACJA.
- Zintegrowano system obiegu dokumentów z istniejącym już systemem kadrowo-płacowym, w celu wymiany danych.
- Stworzono moduł zestawień raportujący dane dotyczące delegacji.
pełna
kontrola
bezpieczeństwo
i pewność
oszczędność
czasu
czysty
zysk
wzrost
efektywności
gwarantowany
sukces
Korzyści
- Załączniki do DELEGACJI przechowywane są w formie elektronicznej.
- Każdy upoważniony użytkownik ma dostęp do DELEGACJI.
- Jednolita numeracja formularzy delegacji.
- Możliwość generowania zestawień i raportów w szerokim zakresie.
- Opis kosztowy delegacji dokonany przez pracownika eliminuje powielanie tej czynności przez dział księgowości.
- Szybki dostęp do historii dekretacji delegacji.
- Łatwy eksport zestawień do arkusza kalkulacyjnego Excel.
- Wyeliminowanie możliwości zagubienia lub zniszczenia druku delegacji.
- Pracownik ma dostęp do pełnej informacji związanej z delegacją.
- Czas planowania i akceptacji delegacji: do kilku godzin.
- Czas rozliczenia delegacji: do kilku godzin.
