Monitoring
Elektroniczny list przewozowy
zdalna kontrola towarów sypkich w transporcie
Stan zastany
- Każdy list przewozowy (LP) drukowany jest w wielu papierowych kopiach, np. dla: nadawcy, wagowego nadawcy, przewoźnika, wagowego odbiorcy i odbiorcy.
- Podczas przygotowywania towaru do transportu pracownik odpowiedzialny za ważenie ręcznie wypełnia na druku LP wszystkie wymagane pola: Numer LP, Data, Dostawca, Odbiorca, Miejsce Wydania i Odbioru, Towar, Nr rejestracyjny, Nazwisko Kierowcy, Nr Ewidencyjny Kierowcy, Nr tel. Kierowcy, Ilość, Waga.
- Po przyjeździe do siedziby odbiorcy towar jest ponownie ważony, powtarza się procedura wypisywania dokumentu odbioru.
- Podczas ręcznego wpisywania danych istnieje ryzyko popełnienia błędu oraz późniejszych niezgodności w wagach i informacjach o kontrahentach.
- Kopia dokumentu wraz z potwierdzeniem zostaje przekazana do odbiorcy. W przypadku niezgodności wag, tworzona jest odrębna dokumentacja papierowa konieczna do złożenia reklamacji.
- Przewoźnik transportuje i przekazuje potwierdzony oryginał LP z powrotem do wystawcy. Istnieje ryzyko zniszczenia lub zagubienia dokumentu papierowego.
- Przewoźnik w trakcie transportu towaru wielokrotnie zatrzymuje się u swoich odbiorców. U każdego z nich powtarza się procedura ważenia, przyjęcia towaru oraz potwierdzenia jego zgodności z LP.
- Nadawca towaru niejednokrotnie z dużym opóźnieniem otrzymuje potwierdzenie przyjęcia towaru przez odbiorcę. Średni czas obiegu dokumentu pomiędzy dostawcą a odbiorcą od momentu wystawienia do momentu otrzymania potwierdzenia: ok. tydzień.
- Firmy gromadzą papierowe LP wraz z kopiami, które zajmują sporo miejsca.
- W każdej z firm prowadzone są odrębne papierowe rejestry LP.
- Osobom odpowiedzialnym za archiwizację dokumentów w firmach brakuje narzędzi do sprawnego katalogowania oraz przeszukiwania LP.
Wdrożenie
- Stworzono elektroniczny rejestr listów przewozowych (ELP).
- Wprowadzono jednolitą numerację ELP.
- Stworzono elektroniczny system akceptacji ELP na różnych poziomach organizacyjnych.
- Stworzono możliwość ustawienia alertu sygnalizującego różnice w tonażach lub błędne wpisanie wagi.
- Nadano pracownikom loginy i hasła do systemu, dzięki czemu mają oni dostęp do rejestru ELP zgodnie z zajmowanym stanowiskiem w firmie.
- Nadano statusy ELP w zależności od tego, na jakim etapie się znajdują.
- Umożliwiono zdalne wydanie polecenia przez przełożonych w formie komentarza do ELP.
- Stworzono moduł rejestrów/zestawień raportujący informacje na temat ELP.
pełna
kontrola
bezpieczeństwo
i pewność
oszczędność
czasu
czysty
zysk
wzrost
efektywności
gwarantowany
sukces
Korzyści
- ELP wraca do nadawcy w momencie potwierdzenia przyjęcia towaru przez odbiorcę.
- Nadawca może na bieżąco sprawdzać informacje o przyjęciu towaru przez odbiorcę, bez potrzeby oczekiwania na powrót przewoźnika zwracającego zatwierdzony LP. Szybki dostęp do rejestru ELP.
- Wygodne przeszukiwanie katalogów ELP i zdalna kontrola nad nimi.
- Wyeliminowanie możliwości zagubienia lub zniszczenia druku LP.
- Wyeliminowanie konieczności prowadzenia papierowego rejestru LP zarówno u nadawcy jak i u odbiorcy.
- Możliwość automatycznego wypełniania danych o kontrahentach z list zapisanych w bazie.
- Możliwość automatycznego sprawdzania poprawności wagi (według tolerancji przyjętej przez dostawcę).
- Możliwość uzgodnienia tonażu między dostawcą a odbiorcą natychmiast po przyjęciu towaru.
- Obniżenie kosztów związanych z tworzeniem dokumentacji papierowej.
- Możliwość generowania zestawień i raportów w szerokim zakresie.
- Łatwy eksport zestawień do arkusza kalkulacyjnego Excel.
- Usługa stworzona według modelu SAAS – dane przechowywane są na serwerze usługodawcy.
- Skrócono proces wystawiania listu przewozowego do 15 minut.
