Spis treści
- Czym jest KSeF i dlaczego sprawia firmom problemy?
- Gdzie pojawiają się największe trudności?
- KSeF – problemy które niweluje integracja systemów i obieg dokumentów
- Pomoc KORSOL
- Czy KSeF to tylko nieprzyjemny obowiązek?
- KSeF – problemy które niweluje integracja systemów i obieg dokumentów - Podsumowanie
.
Brak jasnych procesów, niepewność po stronie pracowników oraz trudności w obsłudze e-faktur. To wszystko sprawia, że KSeF staje się dla wielu przedsiębiorstw źródłem frustracji, a nie realnego usprawnienia.
W wielu przypadkach kluczowe znaczenie ma nie sam KSeF, lecz sposób, w jaki firma organizuje obieg dokumentów i integruje go z istniejącymi systemami IT. Czy zatem wspomaga firmy mierzące się z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur?
Czym jest KSeF i dlaczego sprawia firmom problemy?
KSeF to centralna, rządowa platforma służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Wraz z wprowadzeniem obowiązku korzystania z systemu przedsiębiorcy zostali zobligowani do zmiany dotychczasowych procesów fakturowania i archiwizacji dokumentów.
Użytkownicy skarżą się jednak na wiele niedociągnięć oraz brak gotowości systemu na obsługę tak ogromnej ilości kont. Najczęściej wskazywane problemy to:
- brak czytelnego obiegu faktur po ich pojawieniu się w KSeF,
- trudności z przypisaniem dokumentów do właściwych osób i procesów,
- opóźnienia w akceptacji i księgowaniu faktur,
- obciążenie pracowników koniecznością ręcznej kontroli statusów dokumentów,
- niepewność, jak reagować w przypadku błędów lub niedostępności systemu.
Należy jednak pamiętać, że KSeF sam w sobie nie zarządza procesami wewnętrznymi w firmie. Nie odpowiada za akceptacje, opisywanie kosztów, dekretację czy kontrolę terminów. Te elementy nadal pozostają po stronie organizacji, ponieważ każda firma ma inną specyfikę i inne zasady działania.
Przedsiębiorcy w wielu przypadkach nie zdają sobie sprawy, iż problemy z KSeF to często tylko objaw i dodatkowa niedogodność, a źródło chaosu leży tak naprawdę gdzie indziej.
.
.
.
.
Gdzie pojawiają się największe trudności?
W wielu przedsiębiorstwach problemem nie jest brak systemów informatycznych, lecz ich niespójność. Firmy korzystają z:
- systemów ERP lub finansowo-księgowych,
- narzędzi do fakturowania,
- poczty e-mail,
- arkuszy kalkulacyjnych,
- ręcznych procedur akceptacji
- odmiennych narzędzi w każdym dziale.
Wprowadzenie KSeF do takiego środowiska często powoduje dodatkowe komplikacje. Faktura pojawia się w systemie rządowym, ale:
- nie trafia automatycznie do odpowiedniego procesu,
- nie jest widoczna dla osób decyzyjnych,
- wymaga ręcznego pobrania i dalszego przetwarzania.
Efektem jest chaos informacyjny, wydłużenie czasu obsługi dokumentów oraz zwiększone ryzyko błędów.
KSeF – problemy które niweluje integracja systemów i obieg dokumentów
Kluczowym elementem skutecznego wdrożenia KSeF jest elektroniczny obieg dokumentów, który stanowi warstwę organizacyjną pomiędzy KSeF a systemami księgowymi lub ERP.
Systemy nie zastępują systemów księgowych, ale integrują się z nimi, porządkując procesy związane z dokumentami.
.
.
.
.
.
.
KSeF – problemy które niweluje integracja systemów i obieg dokumentów – pomoc KORSOL
W obliczu aktualnych problemów związanych z funkcjonowaniem KSeF coraz więcej firm zwraca się o pomoc w uporządkowaniu procesów. Klienci masowo sygnalizują trudności związane nie tyle z samą integracją techniczną, co z organizacją pracy po stronie użytkowników.
W takich sytuacjach KORSOL:
- wspiera klientów w analizie istniejących procesów,
- pomaga dostosować obieg dokumentów do wymagań KSeF,
- doradza, jak zorganizować role i odpowiedzialności w firmie,
- integruje system obiegu dokumentów z używanymi systemami ERP i finansowo-księgowymi.
Dla wielu organizacji jest to pierwszy moment, w którym porządkują swoje procesy dokumentowe w sposób kompleksowy i długofalowy. Choć nie posiada jednego, uniwersalnego narzędzia integracji z KSeF, tworzy tego typu customowe rozwiązanie, które odpowiada na konkretne problemy Klienta. Dzięki temu firmy zyskują efekt realnego usprawnienia pracy.
KSeF – problemy które niweluje integracja systemów i obieg dokumentów – Czy KSeF to tylko nieprzyjemny obowiązek?
Choć KSeF został wprowadzony jako wymóg prawny, w praktyce może stać się impulsem do poprawy efektywności pracy. Warunkiem jest jednak odpowiednie zaplecze systemowe. Firmy, które traktują KSeF wyłącznie jako kolejne narzędzie narzucone z zewnątrz, często dostrzegają tylko problemy.
Można jednak potraktować całą sytuację jako okazję do uporządkowania obiegu dokumentów i integracji systemów IT, zyskują:
- lepszą kontrolę nad kosztami,
- szybsze procesy decyzyjne,
- większe bezpieczeństwo formalne,
- mniejsze obciążenie działów księgowych.
.
..
.
.
.
KSeF – problemy które niweluje integracja systemów i obieg dokumentów - Podsumowanie
Brak spójnego obiegu dokumentów, niejasne procedury i rozproszone systemy stają się dziś bardziej odczuwalne niż kiedykolwiek wcześniej. Według nas, nie trudno będzie o jedno, ogólnokrajowe rozwiązanie, które wspomoże każde przedsiębiorstwo w pracy z KSeF. Potrzebna jest za to świadoma integracja istniejących narzędzi.
Systemy obiegu dokumentów KORSOL, współpracujące z systemami ERP i księgowymi, pozwalają firmom przejść przez zmiany związane z KSeF w sposób uporządkowany i bezpieczny. I to nawet w sytuacji, gdy Krajowy System e-Faktur nie działa idealnie.
Po więcej informacji skontaktuj się z doświadczonymi programistami i wdrożeniowcami KORSOL! Napisz na Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub zadzwoń pod numer 662 242 409!
.
.# #system #IT #KSeF #efaktura #krajowysystem #krajowy #efaktur #obieg #dokumenty #integracja #procesy #księgowość #firma
