Może odpowiedź nie jest całkiem oczywista, ponieważ dbanie o naszą planetę kojarzy się przede wszystkim z obniżeniem emisji spalin, przeciwdziałaniem globalnemu ociepleniu, ograniczaniem skażenia środowiska oraz eksploatacji ziemskich zasobów naturalnych. Powyższe przykłady dotyczą skali makro. W przypadku jednostki, zwykłego Kowalskiego, na myśl przychodzi segregowanie śmieci, zmniejszenie zużycia plastiku, oszczędzanie energii elektrycznej i bardziej świadome wybory zakupowe.

Systemy informatyczne dotyczą jednak przede wszystkim sfery zarobkowej, obecne są w biurach, halach produkcyjnych i magazynach. Tam łączą skale mikro i makro, ponieważ zmieniają styl pracy jednostki, która wchodzi w skład całej sieci stanowisk. Większe firmy skupiają setki pracowników w różnych oddziałach, a więc każda zmiana zostaje wielokrotnie pomnożona i zaczyna być znacząca, wywiera realny wpływ. Z kolei mniejsze firmy podejmują działania w swoich środowiskach pracowniczych, ale także dają przykład konkurencji i kontrahentom, że zmiany są możliwe. Nie ma zatem znaczenia wielkość firmy, tylko ilość kolejnych przedsiębiorstw, które pociągnie ona do zmian na rzecz naszej planety. Jakie konkretnie są to zmiany?

Ograniczenie zużytego papieru

Mówi się, że więcej drzew od wszystkich ekologów świata uratował człowiek, który wynalazł pendrive’a. Hasło może nieco przesadzone, ale oddaje prawdę o nas wszystkich: łatwiej nam pomagać, jeżeli ta pomoc nie stanowi dla nas dodatkowego obciążenia. Pamięć przenośna (również w postaci starszej od pendrive'a dyskietki) nie wymagała od ludzi zmniejszenia ilości produkowanych dokumentów, a jedynie ułatwiła ich przekazywanie, bez konieczności wydruku. Szybko uświadomiono sobie, że to wspaniały wynalazek, ponieważ wszelkie kopie i nanoszone na nich poprawki przenosi się z urządzenia na urządzenie w błyskawicznym tempie. Co więcej, było to też bardzo opłacalne ze względu na obniżenie zużycia papieru. Wprawdzie jedna kartka to niezauważalny koszt, jednak w skali miesiąca lub roku, przy zatrudnieniu kilku, kilkudziesięciu czy kilkuset pracowników, wzrasta on znacząco.

Systemy informatyczne to swego rodzaju następca wymienionych wyżej wynalazków. Nie wymagają jednak fizycznego przenoszenia nośnika pamięci pomiędzy urządzeniami – wszystkie dane krążą po wewnętrznej sieci przedsiębiorstwa. Wystarczy zapisać je w odpowiednim miejscu i odpowiedni, uprawnieni pracownicy będą mieli do nich natychmiastowy dostęp. Wszystko szybko, wygodnie i ekologicznie, ponieważ do wydruku trafiają tylko dokumenty, dla których papierowa wersja jest absolutnie niezbędna.

Redukcja papieru i wzrost bezpieczeństwa

Oprócz niewątpliwych wartości ekologicznych, brak papieru to także zwiększone bezpieczeństwo informacji. Kartki łatwo ulegają zagubieniu lub nawet kradzieży, można je też przez przypadek wynieść z miejsca pracy, a stąd już o krok do wycieku danych. Wówczas firma cierpi z powodu problemów prawnych w związku z RODO lub po prostu doświadcza skutków wykradnięcia tajemnic handlowych. Konsekwencją nie jest już kilkanaście złotych wydane na ryzę papieru i kilkadziesiąt na toner, a straty lub kary liczone w tysiącach. Poza tym, niebezpieczeństwem dla dokumentów w formie wydruku są również tak prozaiczne wypadki jak wylana kawa, plamy po jedzeniu, podarcie lub omyłkowe umieszczenie w niszczarce. W przypadku, gdy firma posiada również wersję elektroniczną, dokument może zostać łatwo odzyskany. Wciąż jednak istnieją przedsiębiorstwa, w których operuje się tylko przy użyciu pism papierowych i to one są narażone na największe straty w przypadku zniszczeń. Co więcej, dokument elektroniczny łatwiej zutylizować w momencie, gdy nie wymaga już archiwizacji. Tradycyjne pisma, których obowiązkowy czas przechowywania już upłynął, stanowią niejednokrotnie spory problem w kwestii niszczenia. Większe archiwa oznaczają godziny spędzone przy niszczarce lub wymagają kosztownych sposobów utylizacji. Nieświadome zagrożeń firmy decydują się więc zwyczajnie wyrzucić dokumenty na śmietnik i wówczas nietrudno znaleźć na nim poufne informacje - sytuacja kuriozalna, a jednak jak najbardziej możliwa. Systemy informatyczne umożliwiają usuwanie dużych ilości pism za pomocą kilku kliknięć - szybko i bezkosztowo, a przede wszystkim bezpiecznie.

Oszczędność paliwa to ochrona środowiska

Ważne dla ekologii jest dzisiaj obniżenie do minimum codziennego zużycia paliw oraz emisji dwutlenku węgla i spalin. W 2016 Parlament Europejski donosił o znacznym udziale samochodów osobowych w emisji CO2 w transporcie: było to aż 60,7%! W związku z tym każda konieczność podróży służbowej, to kolejna „cegiełka” dołączona przez firmę do dalszej degradacji środowiska. Najlepszym zatem sposobem na wprowadzenie eko-przyjaznych zmian jest ograniczenie przemieszczania się pracowników pomiędzy filiami, kontrahentami lub niepotrzebnych przyjazdów do miejsca pracy podczas obowiązującego home office.

Jak tego dokonać? Wystarczy zdigitalizować przepływ dokumentów, procedur i informacji w firmie. Systemy informatyczne umożliwiają wypełnianie, zatwierdzanie i katalogowanie różnego rodzaju pism w sposób zdalny, bez zbędnego kontaktu pomiędzy osobami za nie odpowiedzialnymi. Każdy uprawniony użytkownik, który został oznaczony jako uczestnik procedury obiegu dokumentu, zostaje powiadomiony o konieczności wykonania na nim zadania. Gdy już to zrobi, sprawa automatycznie przypisana zostaje kolejnej osobie, aż do skompletowania wszystkich koniecznych informacji, potwierdzeń, materiałów i zezwoleń. Taka elektroniczna procedura workflow stale pilnuje kolejności wykonywanych akcji i utrzymuje porządek w dokumentacji. Firmy często podchodzą do tej innowacji ze sporą dawką wątpliwości i strachu o zachowanie właściwej wewnętrznej organizacji i bezpieczeństwa. Szybko okazuje się jednak, że wiele spraw można załatwić bez wstawania od biurka lub nawet bez wychodzenia z domu.

Automatyzacja prac biurowych podczas pandemii

W trakcie lockdown’u oraz pandemicznych obostrzeń opcja pracy zdalnej wydaje się najlepszym wyjściem dla pracowników biurowych. Systemy informatyczne są w stanie przyczyniać się także do wzrostu bezpieczeństwa w firmach. Oprócz bezsprzecznych korzyści dla środowiska wynikających z obniżonej produkcji spalin, pozostawanie w domu jest po prostu wskazane ze względów sanitarnych. Dla wielu pracodawców reorganizacja pracy i przeniesienie pracowników na home office były ogromnym wyzwaniem, zarówno technicznym, zarządczym jak i mentalnym. Nie każdy dostrzegał wcześniej możliwości systemów i drogi, które otwierają w związku z pracą zdalną. Wystarczy prześledzić rozmaite Moduły na www.KORSOL.pl, aby przekonać się, iż niemal każdy aspekt pracy biurowej może zostać skutecznie wdrożony w jednym, wygodnym systemie.

Jak obniżyć straty i marnotrawstwo?

Jedną z największych bolączek współczesnego świata jest ogromna skala marnotrawstwa. Głównie objawia się ono w produkcji żywności, jednak nie tylko. Mnóstwo towaru wyrzucane jest na śmietniska, ponieważ nastąpiła usterka, ważny detal został źle wykonany, wyrób okazał się niezgodny z normami lub po prostu uległ zniszczeniu lub zepsuciu. W efekcie mamy ogromne obciążenie dla środowiska, ponieważ zużywa się kolejne surowce, produkuje i wykorzystuje energię potrzebną do produkcji, a to wszystko na marne. Co więcej, zmarnotrawione wyroby nie zawsze rozkładają się tak łatwo jak żywność, a więc powstaje ogromny odpad, choć same produkty nikomu ani niczemu nie posłużyły, a na ich miejsce trzeba było wytworzyć kolejne partie.

Pomimo faktu, iż zjawisko dotyczy wszystkich sektorów produkcji, najwięcej wagi przypisuje się wytwórstwu żywności i to ten aspekt został najlepiej zbadany pod względem statystycznym. Organizacja Narodów Zjednoczonych ds. Wyżywienia i Rolnictwa (FAO) alarmuje, że na naszym globie wyrzuca się około 1,3 mld ton nadającej się do spożycia żywności.[1] To aż 1/3 całej produkcji! Z kolei PROM (program racjonalizacji strat i ograniczania marnotrawstwa żywności) donosi, iż w Polsce rocznie marnotrawstwu ulega niemal 5 milionów ton produktów spożywczych. Za prawie 40% tych strat odpowiadają segmenty produkcyjne, przetwórcze, transportowe, magazynowe i handlowe całego łańcucha produkcji.[2]

Zdalna kontrola nad zniszczeniami

Co należy więc zrobić, by jednocześnie uniknąć strat i zadbać o środowisko? Przede wszystkim zwiększyć kontrolę nad przedsiębiorstwem. Dostępne na rynku rozwiązania informatyczne znacząco ułatwiają zarządzanie firmą oraz szybką reakcję na nieprawidłowości. Wystarczy zainwestować w urządzenia kontrolne, a z nich systemy z łatwością odczytają konieczne informacje i przedstawią w czytelnych tabelach oraz wykresach. Ze stałym dostępem online do aktualnych danych o firmie oraz z ustawionymi powiadomieniami o nieprawidłowościach (także w formie alarmu SMS), szef oraz kadra zarządcza minimalizuje straty lub nawet całkowicie im zapobiega. To prawdopodobnie najlepszy sposób na bycie eko w firmie: zapobiegamy marnotrawieniu produktów i jednocześnie oszczędzamy pieniądze.

Za kontrolę nad procesami produkcji odpowiada system TraceON, produkt firmy KORSOL.

Marnotrawstwo pod kontrolą prawa

Co więcej, rozwiązanie problemu marnotrawstwa staje się coraz bardziej palącą kwestią, także w sferze prawnej. Unia Europejska nakłada obowiązek minimalizacji strat i marnotrawstwa żywności o 50% do roku 2030. Należy się zatem przygotować na większe ograniczenia oraz możliwe kary, zatem za kilka lat tego typu polityka będzie udziałem każdego przedsiębiorstwa rolnego i spożywczego. Warto zadbać o obniżenie strat już wcześniej, tym bardziej że leży to w interesie każdego producenta.[3] Coraz więcej dystrybutorów wymaga od swoich dostawców stosowania form najściślejszej kontroli produkcji poprzez wdrożenie traceability w całym łańcuchu dostaw. Jest to zatem kolejny argument, by wprowadzić je do firmy.

IT jest eko

Prowadzenie firmy w sposób przyjazny środowisku to już nie tylko kwestia wewnętrznej potrzeby, odpowiedzialności lub mody. Coraz częściej jest obowiązkiem wynikającym z wciąż aktualizowanych zapisów prawnych. Na straży ekologii stoi niezmiennie Unia Europejska wprowadzająca coraz to nowe normy i wymogi dla Państw Członkowskich. Aby się do nich dostosować, należy stale trzymać rękę na pulsie i inwestować w nowe rozwiązania, czemu również służą produkty IT. Firma KORSOL oferuje szereg modułów, które można wygodnie dobierać i łączyć w zależności od potrzeb konkretnych działów. Elektroniczny obieg faktur, wniosków zakupowych oraz urlopowych, zdalna koordynacja prac zespołowych, załączanie dokumentacji zdjęciowej i wystawianie poleceń wykonania pracy… to tylko kilka przykładów z szerokiego wachlarza usprawnień. Z KORSOL bycie eko przychodzi bardzo łatwo, ponieważ użytkownik niczego nie poświęca i nie utrudnia sobie pracy. Wręcz przeciwnie – poprzez digitalizację czynności biurowych zyskuje zwiększone bezpieczeństwo danych w firmie, sprawniejszy przepływ informacji oraz stałą kontrolę nad różnego rodzaju procesami. Ekologia jest w tym przypadku wartością dodaną, wdrażaną przy okazji. Usprawnia codzienną pracę, a więc z dużym prawdopodobieństwem pozostanie w firmie na lata i stanie się dobrym nawykiem.

Zapraszamy do zapoznania się ze wszystkimi modułami KORSOL, które usprawniają codzienną pracę firm. To jednak tylko kilka przykładów naszych realizacji - wsłuchujemy się w potrzeby Klienta i tworzymy rozwiązania szyte na miarę, maksymalnie dopasowane do specyfiki danego przedsiębiorstwa.

Źródła:

[1] http://www.fao.org/home/en/

[2] https://www.teraz-srodowisko.pl/aktualnosci/PROM-badania-marnowanie-zywnosci-w-Polsce-wyniki-9624.html

[3] https://www.teraz-srodowisko.pl/aktualnosci/PROM-badania-marnowanie-zywnosci-w-Polsce-wyniki-9624.html