Brak komunikacji między działami w firmie – co robić?

Spis treści

• Brak komunikacji między działami w firmie – co robić? Źródła problemu
• Co się dzieje w firmie bez integracji systemów?
• Brak komunikacji między działami w firmie – co robić? Koszty
• Brak komunikacji między działami w firmie – co robić? Zastoje
• Brak komunikacji między działami w firmie – co robić? Jak działa uporządkowany workflow?
• Jak pomaga KORSOL
• Brak komunikacji między działami w firmie – co robić? Integracja i workflow

W wielu firmach codziennością jest taki obrazek: informacje krążą w mailach, plikach Excel, papierowych wydrukach i rozmowach, które nie zostają nigdzie zapisane. Każdy dział pracuje na własnych danych, w związku z czym decyzje podejmowane są na podstawie niepełnych informacji. Rośnie liczba błędów, opóźnień i niepotrzebnych kosztów. Nawet jeśli wdrożono już odpowiednie programy, komunikacja nadal pozostawia wiele do życzenia. Dlaczego?

Brak komunikacji między działami w firmie – co robić? Źródła problemu

Najczęściej problem nie wynika z ludzi, tylko z narzędzi. Działy korzystają z różnych systemów, które nie są ze sobą połączone. Produkcja widzi jedno, księgowość drugie, a magazyn jeszcze coś innego. Informacja nie ma jednego źródła prawdy, więc łatwo o rozjazdy.

Do tego dochodzi ręczne przekazywanie dokumentów. Faktura trafia mailem, potem jest drukowana, akceptowana, skanowana i wysyłana dalej. Każdy etap to ryzyko opóźnienia lub błędu.

Co się dzieje w firmie bez integracji systemów?

Brak integracji systemów powoduje, że dane są rozproszone. ERP działa osobno, magazyn osobno, CRM osobno. Jeśli ktoś chce sprawdzić status zamówienia, musi dopytywać kilka osób albo przeszukiwać różne narzędzia.

Oto główne problemy nawarstwiające się w powyższej sytuacji:

• powielanie danych w kilku miejscach
• różne wersje tych samych dokumentów
• brak aktualnych informacji w czasie rzeczywistym
• trudność w kontrolowaniu procesów

Z czasem firma przestaje planować i zajmować się rozwojem, a zamiast tego stale gasi pożary i wyjaśnia nieporozumienia.

.

.

Brak komunikacji między działami w firmie – co robić? Koszty

Największy koszt to czas. Pracownicy wykonują te same czynności kilka razy, bo brakuje jednego źródła danych. Do tego dochodzą błędy wynikające z nieaktualnych informacji.

W konsekwencji firma traci pieniądze ze względu na:

• opóźnienia w realizacji zamówień
• błędne faktury i korekty
• nieefektywne wykorzystanie pracy ludzi
• brak kontroli nad procesami zakupowymi

Do tego dochodzi dodatkowy, ukryty koszt, czyli decyzje podejmowane na podstawie niepełnych danych. To często najdroższy element całego systemu, ponieważ zła strategia długofalowo blokuje rozwój i obniża zyski.

Brak komunikacji między działami w firmie – co robić? Zastoje

W wielu firmach dokument nadal wędruje między działami poprzez fizyczne przekazywanie z rąk do rąk. Wystarczy jedna osoba na urlopie czy zwolnieniu lekarskim i cały proces może utknąć na jej biurku. A nie tylko zastoje są tu problemem, ponieważ brak elektronicznego obiegu dokumentów powoduje też brak kontroli nad statusem dokumentu, brak historii zmian, trudności w audycie i opóźnienia.

Niestety, to wszystko bezpośrednio wpływa na płynność finansową firmy.

Brak komunikacji między działami w firmie – co robić? Jak działa uporządkowany workflow?

Workflow to nic innego jak zaplanowana ścieżka dokumentu lub zadania w firmie. Dokument nie krąży dowolnie po różnych działach, tylko przechodzi z punktu A do B według ustalonego scenariusza.

W dobrze zaprojektowanym workflow wiadomo kto i kiedy ma podjąć decyzję a każdy krok jest rejestrowany. System sam pilnuje terminów i nie pozwala na pomyłki takie jak nieprawidłowa kolejność czynności czy braki w dokumentach. Sam także przypomina o zbliżającym się deadline wykonania danej czynności.

.

.

.

.

Jak pomaga KORSOL

Firma KORSOL wdraża zintegrowane systemy informatyczne, które łączą różne obszary działania firmy w jedno środowisko. Kluczowe jest tu połączenie systemów oraz automatyzacja przepływu informacji.

Zgodnie z ich podejściem, systemy są dopasowywane do firmy, a nie odwrotnie. Możliwa jest integracja istniejących rozwiązań ERP, systemów magazynowych czy księgowych, tak aby dane były spójne i dostępne w jednym miejscu.

W rozwiązaniach KORSOL workflow opiera się na modelowaniu procesów biznesowych. Dokumenty, takie jak faktury, wnioski czy zamówienia, są przypisywane do konkretnych ścieżek akceptacji.

Narzędzia KORSOL umożliwiają:

• automatyczne kierowanie dokumentu do odpowiedniej osoby

• kontrolę nad każdym etapem procesu

• pełną historię obiegu informacji

• możliwość tworzenia własnych procedur dla różnych działów

Dodatkowo system wspiera OCR, czyli automatyczne odczytywanie danych z dokumentów, co eliminuje ręczne wprowadzanie informacji. Zatem obieg dokumentów zostaje maksymalnie zautomatyzowany już od momentu wpłynięcia do firmy załącznika w wiadomości e-mail lub skanu.

Brak komunikacji między działami w firmie – co robić? Integracja i workflow

Najważniejszym elementem jest integracja. Bez niej nawet najlepszy system działa tylko częściowo. KORSOL skupia się na łączeniu danych z różnych obszarów firmy, dzięki czemu informacja nie jest rozproszona.

Po wdrożeniu:

• magazyn, księgowość i produkcja pracują na tych samych danych
• zarząd widzi pełny obraz sytuacji w firmie
• decyzje są szybsze i bardziej precyzyjne

Dzięki integracji pracownicy mają pewność, iż widzą dokładnie to samo co inne działy. Pojawia się mniej nieporozumień i niepotrzebnego szukania dokumentów, które powinny być zawsze pod ręką.

Firmy po uporządkowaniu komunikacji i wdrożeniu workflow zauważają przede wszystkim skrócenie czasu procesów. Dokumenty nie czekają na akceptację, dane nie są przepisywane ręcznie, a błędy są szybciej wykrywane. To z kolei oznacza niższe koszty operacyjne, lepszą kontrolę nad procesami i szybsze (ale nie lekkomyślne) podejmowanie decyzji.

Źródła:

https://korsol.pl
https://www.researchgate.net/publication/351738365_The_Influence_of_Integrated_Systems_on_Company_Performance_and_Sustainability

Po więcej informacji skontaktuj się z doświadczonymi programistami i wdrożeniowcami KORSOL! Napisz na Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub zadzwoń pod numer 662 242 409!

.

.# KORSOL #system #IT #firma #narzedzia #dane #intergacja #ERP #CRM #komunikacja #działy #workflow #procedura #obieg #dokumenty