Opór pracowników przeciwko innowacjom
Strach przed nowym i niechęć do zmian uważamy za naturalne. Lepiej czujemy się w znanym środowisku, przywiązujemy się do rytuałów i traktujemy rutynę jako gwarancję spokoju. Jednak współczesny człowiek musi pogodzić się z ciągłymi zmianami. Podobnie firmy: brak inwestycji w nowości oznacza nieuchronny niemal kryzys w dobie innowacji i gwałtownych przetasowań trendów na rynkach.
Wspomniane wcześniej obawy to także często problem pracodawców, którzy chcąc wprowadzić nowości organizacyjne i sprzętowe, napotykają na silny opór ze strony zatrudnionych. Jak przekonać pracowników do zmian? Jak uspokoić ich i rozwiać wątpliwości? Jak uniknąć konfliktów w firmie? Przede wszystkim przedstawiając racjonalne argumenty oraz szczegółowo tłumacząc charakter zaplanowanych zmian, tak by uniknąć domysłów i strachu przed zwolnieniem. To właśnie ten strach jest bowiem największym hamulcem dla proponowanych usprawnień. Ukazanie nowości takich jak np. system informatyczny w pozytywnym świetle pomoże uzyskać odpowiednie nastawienie pracowników, które w późniejszym czasie okazuje się kluczowe dla powodzenia projektu. Wystraszony i niezadowolony zespół sabotuje (czasem nawet podświadomie) działanie innowacji i w efekcie osiągane są gorsze wyniki. W przypadku produktów informatycznych problem szczególnie się nasila, gdyż panuje przeświadczenie o wypieraniu ludzi z rynku pracy przez roboty.
Jak wdrożyć system bez oporu pracowników?
Inwestujący zauważa mierny efekt, jednak zwykle wiąże go z niewydolnością lub brakiem przejrzystości samego rozwiązania, co prowadzi do porzucenia całego innowacyjnego przedsięwzięcia. Warto zatem już „na zapas” odpowiednio doinformować i mentalnie przygotować przyszłych użytkowników produktu, tak by uzyskać ich pomoc w trakcie wdrożenia i nie ryzykować strat finansowych spowodowanych oporem ludzkim.
Wdrożenie oznacza między innymi wysłuchanie wątpliwości i potrzeb zainteresowanych działów. Najważniejsze jest wszakże przyspieszenie pewnych procesów poprzez digitalizację – z zachowaniem obowiązujących już metod i technologii. Jeśli natomiast konieczne okazują się pewne zmiany w działaniu firmy – czy to organizacyjne czy to sprzętowe – chętnie pomożemy poprzez stworzenie analizy i zastosowanie elementów leanowania procesów. To jednak zawsze opiera się na informacjach pozyskanych od samych pracowników, czyli użytkowników końcowych. Właściciel firmy musi się liczyć także z ich zdaniem, ponieważ to oni mają codzienny, bezpośredni kontakt ze zgłaszanymi problemami i to oni będą na co dzień używać nowego systemu/programu.
Jeśli natomiast narzędzie skierowane zostało stricte do kierownictwa, a pracowników poddaje się w ten sposób zwiększonej kontroli, sama kadra zarządzająca musi zyskać odpowiednie nastawienie. Oznacza to także przygotowanie się na potencjalne próby obejścia nowych procedur oraz punktów kontrolnych. Takie sytuacje naprawdę się zdarzają i bywają nawet podstawą do weryfikacji płac. Niniejszy artykuł nie dotyczy jednak ochrony etatów nieuczciwych pracowników. Ci sumienni zostaną odciążeni od rutynowych czynności i zyskają znaczne ułatwienia. Jeśli natomiast następuje próba oszukania systemu, kierownictwu o wiele łatwiej taki proceder zdemaskować.
Zalety narzędzi BI, DMS, CRM, ECM, workflow
Najważniejszą informacją, która powinna zostać już na wstępie przekazana zatrudnionym, to nasze dążenie do ułatwienia i przyspieszenia pracy. Nie tworzymy nieomylnych automatów, które zastąpią człowieka w każdym procesie myślowym i decyzyjnym. Mogą one jednak w dużej mierze zniwelować żmudne i powtarzalne czynności. W efekcie dany pracownik może skupić się na istotnych dla jego stanowiska działaniach i zwiększa tym samym swoją efektywność. W trakcie swojej zmiany załatwia więcej spraw i skuteczniej komunikuje się z innymi osobami uczestniczącymi w obsługiwanych procesach. To ułatwia wyrabianie norm oraz zwiększa możliwości produkcyjne i procesowe przedsiębiorstwa, zatem oznacza większe zyski, większą pewność przyszłości firmy.
Kolejnym ułatwieniem dla pracownika są procedury workflow, które oferują rozwiązania firmy KORSOL. Utrzymują one porządek oraz pilnują kolejnych etapów wraz z terminami i osobami odpowiedzialnymi. Pracownik, który musi wykonać akcję na danym dokumencie lub sprawie otrzymuje powiadomienie i po wykonaniu swojego zadania (co system może również sprawdzić) przekazuje dalej. System dba o to, by dana osoba jak najmniej czasu poświęcała na zastanowienie się, do kogo dokument musi trafić w kolejnej części procedury. W zależności od ścieżki klika po prostu „Dalej” lub wybiera jedną z kilku dostępnych opcji, odmiennych dla różnych rodzajów pism. Zatem jak najmniej zdarzeń pozostawionych jest przypadkowi i spada ryzyko popełnienia błędu ludzkiego. Łatwo z kolei sprawdzić, gdzie nastąpiły niezgodności w przeprowadzaniu procedury, ponieważ wszystkie akcje użytkowników zostają zapisane w systemie.
Stosowanie procedur pozwala także uniknąć rozproszenia odpowiedzialności w momencie, gdy w firmie pracuje kilka osób o podobnych funkcjach. Pewne etapy workflow można na stałe przypisać do konkretnych użytkowników, lub przydzielać im sprawy na przemian. Wtedy wiadomo, kto dokładnie ma wykonać konkretne zadanie, a podział obowiązków jest sprawiedliwy.
Narzędzia typu DMS, ECM zapobiegają zagubieniu pism, faktur i korespondencji oraz usprawniają ich przepływ pomiędzy odpowiednimi stanowiskami w firmie. Łatwiej je także rejestrować na wejściu. Elementy OCR, czyli optycznego rozpoznawania tekstu automatyzują klasyfikację faktur oraz są w stanie wypełnić część pól za pracownika. Księgowość zwykle bardzo intensywnie korzysta z powyższych rozwiązań, ponieważ są w stanie procesować faktury online, przy czym często można poddać automatyzacji takie pola jak numer faktury, kontrahent, tytuł faktury itp.
Przyjazny, przejrzysty interfejs
Bardzo trudnym do pokonania problemem jest strach przed przystosowaniem się do nowego narzędzia. Pracownicy, szczególnie starsi mają niemałe trudności z zaznajomieniem się i obsługą nieznanych im systemów. Po prostu zabiera im to więcej czasu, a przywiązanie do rutyny daje poczucie bezpieczeństwa. Nowy system wszystko zaburza i wprowadza niepokój a w konsekwencji opór. Tacy pracownicy najczęściej właśnie boją się zwolnień ze względu na swój wiek i brak biegłości w obsłudze nowoczesnych narzędzi i im rzeczywiście informatyzacja może jawić się jako proces „odbierania pracy”. Można spotkać się z sytuacją (szczególnie w działach księgowości), w której wybierane jest bardzo toporne, mało funkcjonalne narzędzie tylko dlatego, że pracownikom wydaje się podobne do wcześniej używanego. Pracodawca chce przyspieszyć i ułatwić pracę danemu działowi, a sami potencjalni użytkownicy walczą z innowacją, bojąc się zmian. Wówczas zakupiony program tak naprawdę niczego nie wnosi.
W przypadku wprowadzania nowych systemów w firmach jedynym sposobem jest tworzenie przyjaznego interfejsu, którego łatwo się nauczyć. Customizacja pozwala z kolei dopasować funkcjonalności do problemów, z którymi spotykają się użytkownicy, do ich zwyczajów i schematów zaczerpniętych z innych programów. Ważna wtedy jest także bezpośrednia konsultacja z osobami, które będą obsługiwać system. Czasem nawet 30 minut rozmowy pozwoli ułatwić komunikację oraz zniwelować obawy przed nieznanym. Pracownicy bardzo szybko przekonują się, że wdrożeniowiec ma pojęcie o ich obowiązkach i codziennych problemach. Wówczas podchodzą do całego przedsięwzięcia z większym zaufaniem i chętniej werbalizują swoje potrzeby, sugerują nowe ułatwienia, a potem wracają z kolejnymi pomysłami. Zatem w interesie kierownictwa leży pozwolenie na jak najliczniejsze konsultacje pracowników z firmą informatyczną, ponieważ tylko ich bezpośredni kontakt gwarantuje stworzenie rozwiązania rzeczywiście stworzonego „na miarę” i wspierającego know-how doświadczonej kadry.
Bezrobocie w Polsce podczas pandemii
Co można zrobić, by znaleźć pracę w trudnych czasach Covid-19? Ludzie masowo tracą pracę i obecnie trwa surowa selekcja pomiędzy tym, jakich pracowników zostawić na stanowiskach, a jakich zwolnić. Czasem różnice pomiędzy nimi są niewielkie, acz znaczące w obliczu cięć budżetowych. Co zatem decyduje o etatowym „być albo nie być”? Na rynku coraz częściej wymagana jest podstawowa wiedza informatyczna i to ona może okazać się ostatecznym kryterium. Chociaż dana osoba nie zawsze ma do tego predyspozycje, powinna rozważyć udział w jakimkolwiek kursie, ponieważ znacznie rozszerzy to opcje zatrudnienia. Nawet pracownicy typowo techniczni obecnie coraz rzadziej operują własnymi rękami, a raczej sterują urządzeniami do obróbki. Ważne jest doświadczenie, a jeśli w parze z nim idzie umiejętność obsługi danego interfejsu, to znacznie wzrasta wartość rynkowa danego specjalisty. To samo tyczy się na przykład kadr i księgowości. Zwykle u takich osób ceni się najbardziej wiedzę z zakresu prawa oraz umiejętności sprawnego załatwiania trudności i bieżących spraw. Jeżeli natomiast wykażą się choć minimalną wolą nauki w zakresie obsługi systemów, ich szanse na dobry etat znacznie wzrastają. Firmy takie jak w taki sposób projektują swoje rozwiązania, by czynności wykonywane w systemie były jak najprostsze, a cała obsługa zupełnie intuicyjna. Co więcej, w ofercie dostępne są szkolenia kadry, tak by każdy miał równy start i by jakiekolwiek wątpliwości zostały rozwiane.
Choć nie zawsze tego chcemy, podnosić swoje kwalifikacje należy zawsze i zwykle wystarczy niewielki wysiłek, by uchronić się przed bezrobociem. Już kilka najprostszych czynności wykonywanych na komputerze pozwala radzić sobie ze skomplikowanymi procesami firmowymi, ponieważ narzędzia projektowane są tak, by skracać i ułatwiać zadania.
Pandemia, kryzys, rozwój? Nowoczesne systemy to lepsza praca od zaraz
Wszyscy czasem boimy się zmian. Obecnie, w czasie pandemii i w kryzysie, który dotknął wszystkie branże, nowości kojarzą się jeszcze bardziej negatywnie. Do wprowadzanych w firmie ulepszeń należy jednak podchodzić z lepszym nastawieniem, ponieważ ich wprowadzanie oznacza troskę kierownictwa o komfort pracowników. Nie jest to pretekst do zwolnień, ponieważ zatrudnieni nie tracą swoich obowiązków, a jedynie wykonują je bez niepotrzebnych przestojów. Skupiają się na tym, co najważniejsze w ich pracy bez potrzeby poświęcania czasu na żmudne, powtarzalne czynności. Najlepiej zatem zamiast się obawiać, aktywnie uczestniczyć we wdrożeniu danego rozwiązania, tak by jego działanie jak najkorzystniej wpłynęło na dalszą pracę. To zaangażowanie dotyczy zarówno samego docelowego użytkownika jak i jego przełożonych oraz całego kierownictwa. Tylko wówczas nastąpi odpowiednia komunikacja pomiędzy firmą a wdrożeniowcem, a zabraknie pola na zbędne domysły i obawy.
Sprawdź pełną ofertę KORSOL dla księgowości, kadr, transportu, koordynacji procesów.
#korsol #IT #BusinessIntelligence #process #company #bezrobocie #job #lookingforjob #covid19 #pandemic #interface #informatyzacja #kryzys #rozwój #uneployed #solution #utratapracy
.
