fbpx
Serwis
Rejestry/dzienniki

Serwis

sprawna obsługa usług serwisowych

Stan zastany

  • Firma prowadzi serwis oferowanych sprzętów.
  • Firma posiada papierową listę wykonanych usług serwisowych lub prowadzi ich elektroniczny rejestr w Excelu. To samo dotyczy listy klientów.
  • Wyznaczony pracownik codziennie odbiera telefoniczne zgłoszenia usterek i ręcznie wpisuje zamówienia usług serwisowych.
  • Wyznaczony pracownik ręcznie przygotowuje i wysyła duże ilości maili z potwierdzeniem przyjęcia/wykonania usługi. Robi to często w oparciu o pisemny zapis wykonanych usług.
  • W rejestrze papierowym lub sporządzonym w Excelu brakuje odpowiedniego grupowania poszczególnych wpisów pod względem statusu usługi serwisu i ochrony gwarancyjnej.
  • Dział księgowości przygotowuje faktury w oparciu o listę wykonanych usług wypełnioną ręcznie lub w Excelu. Pracownicy każdorazowo muszą sprawdzać kluczowe informacje o kliencie (np. stan gwarancji, dane do faktury) w oddzielnych programach księgowych.
  • Brak zbiorczego zestawienia sprzedanych produktów wraz z ilością zgłaszanych usterek dla konkretnych modeli.
  • Obsługa procesu kontrolowania zgłoszeń serwisowych, przygotowywanie i wysyłanie maili oraz przepisywanie danych zajmuje średnio 4-5h dziennie.

Wdrożenie

  • Utworzono elektroniczną bazę klientów oraz sprzedanych modeli.
  • Nadano loginy i hasła dostępu do systemu uprawnionym pracownikom.
  • Utworzono moduł serwisowy dla rejestrowania zgłoszeń i wykonanych usług.
  • Umożliwiono tworzenie i definiowanie cenników usług i produktów.
  • Umożliwiono definiowanie warunków serwisu na podstawie zawartej umowy SLA.
  • Stworzono procedurę workflow w celu usprawnienia obsługi zgłoszeń.
  • Nadano odpowiednie statusy poszczególnym zgłoszeniom w zależności od etapu procedury serwisowej, na jakiej się znajdują.
  • Umożliwiono filtrowanie i grupowanie wpisów w rejestrze w szerokim zakresie.
  • Stworzono możliwość zdefiniowania usług poprzez nadanie im odpowiednich cech (np. data zgłoszenia, data przyjęcia, termin realizacji, ważność gwarancji, rodzaj zgłoszonych usterek, model produktu).
  • Umożliwiono automatyczne nadawanie terminu realizacji usługi serwisowej w zależności od warunków zawartej umowy (usługi z przekroczonym terminem wykonania podświetlają się na czerwono).
  • Stworzono wizualizację statusu ważności gwarancji (gwarancje po upływie ważności podświetlone na czerwono).
  • Stworzono możliwość przesłania powiadomienia do działu księgowości o możliwości wystawienia faktury po zakończeniu procedury serwisowej.
  • Stworzono możliwość dodawania zadań, komentarzy i załączników do poszczególnych wpisów w rejestrze usług serwisowych.
  • Umożliwiono przekazywanie powiadomień do pracowników różnych działów związanych z serwisem.
  • Umożliwiono tworzenie customowych treści maili automatycznie wysyłanych do klientów.
  • Pracownikom działu handlowego oraz działu marketingu umożliwiono dostęp do modułu usług serwisowych zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
  • Klientom umożliwiono dostęp do modułu usług serwisowych (podgląd statusu zgłoszenia) zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
icons
pełna
kontrola
icons
bezpieczeństwo
i pewność
icons
oszczędność
czasu
icons
czysty
zysk
icons
wzrost
efektywności
icons
gwarantowany
sukces

Korzyści

  • Zbiorczy moduł serwisowy zbierający w sobie dane o klientach, towarach, gwarancji oraz stanie realizacji zgłoszeń.
  • Automatyczne wysyłanie maili do klientów z powiadomieniem o zmianie statusu zgłoszenia.
  • Wyeliminowano konieczność ręcznego filtrowania bazy w poszukiwaniu opóźnień w wykonaniu usług serwisowych i upływającej ważności gwarancji.
  • Umożliwiono szybkie wyszukiwanie szczegółowych informacji o kliencie, gwarancji, rodzaju towaru oraz stanie realizacji zgłoszenia.
  • Ułatwiono komunikację na linii klient – serwis poprzez wygodne dodawanie komentarzy, powiadomień i załączników.
  • Ułatwiono analizę jakości oferowanych towarów dzięki przejrzystym i łatwym do filtrowania tabelom.
  • Dział handlowy i dział marketingu mogą skuteczniej planować strategię dzięki danym o zgłoszeniach serwisowych i ich realizacji.
  • Umożliwiono łatwy eksport zestawień do arkusza kalkulacyjnego Excel.
  • Możliwość generowania zestawień i raportów w szerokim zakresie.
  • Skrócono czas obsługi procesu kontrolowania usług serwisowych oraz tworzenia i wysyłania maili do 30 minut dziennie.

Kontakt

KORSOL” Sp. z o.o.

ul. Wolności 94/314, 41-800 Zabrze

Korsol wspiera:

Kornel Grzywocz

W sprawie biznesowej
skontaktuj się ze mną.

Kornel Grzywocz

+48 601 501 386
kornel.grzywocz@korsol.pl

Natalia Jakubiec

Chcesz wdrożyć produkt w swojej firmie?
Skontaktuj się ze mną.

Natalia Jakubiec

+48 32 494 50 50
natalia.jakubiec@korsol.pl