Poniżej przedstawiamy 5 przyczyn problemów związanych z obiegiem dokumentów.

1. Wiele źródeł / wejść

Zwykle dokumenty nie docierają do firmy jednym kanałem: przychodzą pocztą tradycyjną, przesyłane są mailem, dostarczane są przez pracowników, do różnych działów. Zupełnie osobno przemieszczają się pisma przeznaczone do bezpośredniego wglądu zarządu. Duży procent dokumentów krążących po firmie tworzonych jest wewnątrz przedsiębiorstwa. To zupełnie normalne, jednak im więcej źródeł wytwarzania lub wpływu dokumentów, tym trudniej zachować nad nimi kontrolę. Często trafiają w nieodpowiednie miejsce, następuje przekazywanie pism pomiędzy działami, a to rodzi ryzyko zagubienia lub tworzenia się niepotrzebnych przestojów w załatwianiu spraw.
A wystarczy nałożyć na pracowników obowiązek skanowania każdego dokumentu w momencie jego wpłynięcia do firmy i natychmiastowego zapisywania w firmowym systemie informatycznym. Dane uzyskiwane za pomocą poczty elektronicznej mogą wtedy pominąć etap drukowania, co ma same zalety z punktu widzenia oszczędności i ekologii. System od razu nada dokumentom odpowiednią pozycję w rejestrze oraz unikalny numer, a pracownik zdecyduje o umieszczeniu go w odpowiedniej kategorii spraw. To znacznie ułatwi odnalezienie żądanych informacji, a dokumenty elektroniczne będą przechowywane w jednym miejscu.

2. Brak narzędzia do zbierania i przesyłania danych

Nawet najbardziej zdyscyplinowany pracownik utonie w papierach, jeśli nie potrafi odpowiednio komunikować się z resztą działów. Właściwy obieg dokumentów w firmie, zapewni przede wszystkim szybką wymianę informacji. Wiele przedsiębiorstw posiada znakomicie rozwinięte środowisko informatyczne, np. różnego rodzaju firmowe komunikatory, jednak nie korzysta z nich w celu racjonalizacji i usprawnienia pracy z dokumentami.

W firmie musi istnieć system, poprzez który można jasno wskazać:
- kiedy, gdzie i jaki dokument wpłynął,
- który dział jest za niego odpowiedzialny,
- jaka jest data rozpoczęcia danej procedury oraz deadline,
- komu należy przedłożyć dokument do akceptacji,
- jak wygląda cała droga obiegu dokumentu.

Dzięki takim rozwiązaniom unikamy niepotrzebnej fizycznej wędrówki dokumentów pomiędzy działami, a jeżeli taka jest konieczna – mamy jasno wytyczone etapy realizacji danej sprawy i zlokalizowanie dokumentu staje się bardzo proste. Ustalona procedura workflow znacznie przyspiesza również realizację danych zadań, gdyż nie następuje zrzucanie odpowiedzialności z działu na dział.
Ważne jest również, aby nie został zakupiony ERP dedykowany wyłącznie dla jednego departamentu, a wszechstronny system, który zapewni jednolite środowisko dla tworzenia i załatwiania bieżących spraw. Taki, który nie tylko umożliwi dodawanie załączników i komentarzy, ale także zapewni opcję opracowania odpowiedniej procedury workflow, powiadamiania konkretnych osób o danej sprawie, wyznaczania zadań lub przekazywania treści poprzez systemową pocztę elektroniczną. Wszystko w jednym miejscu.

3. Znikające dokumenty

To zmora każdej firmy. Bez względu na to, jak uważnie prowadzona jest dokumentacja, jej nadmiar zawsze generuje niebezpieczeństwo zagubienia. Co więcej, jeżeli pismo czeka długa wędrówka po działach, a do tego wymaga ono akceptacji kilku przełożonych, ryzyko „zawieruszenia się” drastycznie wzrasta. Wynikające ze zguby nerwowe poszukiwania rzadko wyłaniają właściwego winowajcę i zwykle odpowiedzialność spada na Bogu ducha winnego posłańca. Co, koniec końców, i tak nie rekompensuje straty czasu i nie chroni przed podobnymi wypadkami w przyszłości.
Posiadanie sprawnego kanału obiegu dokumentów to istotne zabezpieczenie dla firmy. Jeżeli każdy dokument papierowy posiada swój elektroniczny duplikat (lub w ogóle nie został wydrukowany), zagubienie staje się mało prawdopodobne. Firma Korsol stworzyła swoiste traceability dla dokumentów – w dowolnym momencie użytkownik jest w stanie wyszukać odpowiednie pismo po nazwie lub nadanym numerze, prześledzić jego drogę oraz zidentyfikować dział, w którym nastąpiło fizyczne zagubienie lub przestój.

4. Brak podpisu elektronicznego

Digitalizacja dokumentów niewiele da, jeśli ich wersje elektroniczne nie będą miały takiej samej wagi jak papierowe. Jeżeli na dokumencie musi widnieć odpowiednia pieczęć lub podpisy osób odpowiedzialnych, procedura ich zdobywania jest tak samo długa. Wówczas użytkownicy często kwestionują pożyteczność systemów informatycznych do zarządzania zasobami firmy, gdyż nie są one nigdy w stanie w pełni zastąpić tradycyjnych metod kancelaryjnych.
Tu z pomocą przychodzi podpis elektroniczny. Coraz silniej szturmuje urzędy, biura a nawet prywatne domostwa, gdyż obywatele są teraz w stanie zdalnie załatwiać dużą ilość spraw. Właściciel firmy nie musi jednak załatwiać urzędowych certyfikatów dla każdego pracownika z osobna, aby ich elektroniczne podpisy mogły funkcjonować bezpiecznie w firmowym środowisku. Systemy informatyczne zapewniają odpowiedni poziom zabezpieczeń certyfikatów, którymi decydenci podpisują przeróżne pisma. Sygnatura pracownika oznacza blokadę edycji danego dokumentu, co stanowi dodatkowe zabezpieczenie i wzmaga wiarygodność. Co więcej, taki podpis może być również zaprojektowany na wzór odręcznej parafki wraz z osobistą pieczątką – dzięki temu dokument można później wydrukować (o ile twórca na to zezwolił) i traktować jako pismo podpisane fizycznie.
Tak więc dzięki nowoczesnym rozwiązaniom dla firmowego podpisu elektronicznego zachowana zostaje wiarygodność i bezpieczeństwo dokumentu oraz jego ważność z punktu widzenia administracji. Z drugiej strony cała procedura podpisywania zostaje maksymalnie skrócona, ponieważ nawet w przypadku braku akceptacji zarządu, dokument błyskawicznie wraca do osoby, która go akurat zatwierdziła/przygotowała.

5. Brak odpowiedniej komunikacji pomiędzy działami

Każdy dział odpowiedzialny jest za pewien wycinek firmowej dokumentacji oraz prowadzi własną korespondencję. Jeżeli nie istnieje odpowiednia koordynacja działów i nie jest utrzymana odpowiednia komunikacja pomiędzy nimi, dokumentacja trafia w nieodpowiednie miejsca i praca zostaje zaburzona. O ile korespondencja reklamowa może czasem przeleżeć kilka dni w dziale, do którego nie była skierowana w intencji nadawcy, o tyle faktury wymagają już bardzo szybkiej reakcji. Dodatkowo, właśnie przykład faktur jest w tym momencie ważny, gdyż droga ich obiegu w firmie może być bardzo długa. Taki dokument musi zostać na wstępie opisany merytorycznie, a w dalszej kolejności wędruje do każdego działu, który dokonał w jego ramach zakupu. I tutaj istnieją dwie możliwe dalsze drogi działania:

• Faktura przekazywana jest po kolei do każdego zainteresowanego działu, co znacznie wydłuża czas załatwienia sprawy,
• Fakturę powiela się dla każdego działu, który dokonał zakupu, co skraca czas załatwienia sprawy, jednak generuje wiele kopii jednego dokumentu i możliwość zagubienia dodatkowo wzrasta. Wreszcie ponowne zebranie wszystkich opisanych kopii wymaga wyznaczenia osoby odpowiedzialnej, która dodatkowo poświęca na to swój czas.

Wygląda na to, iż kwestia faktur bywa w firmach problematyczna, szczególnie gdy na jeden dokument składają się zakupy różnych działów. Odpowiednio skonstruowany system jest w stanie zebrać wszystkie działania wykonywane na fakturze w jedną sprawę, którą działy mogą niezależnie od siebie edytować. System wskazuje osoby odpowiedzialne, rejestruje czynności wraz z wykonawcami, kompiluje załączniki, zbiera podpisy. Wszystko widoczne i możliwe do edycji w jednym miejscu, do którego dostęp mają upoważnieni użytkownicy. Ważna jest też możliwość dodawania komentarzy i przesyłania powiadomień, tak by jeszcze bardziej poprawić komunikację w firmie.

Customizacja

Obieg dokumentów w firmie, to z pewnością jedna z ważniejszych kwestii organizacyjnych. Należy zwrócić szczególną uwagę na ten aspekt pracy, gdyż znacznie wpływa on na wydajność, prędkość, a przez to na wizerunek przedsiębiorstwa i wreszcie na dochody. Inwestowanie w systemy informatyczne niewiele jednak zmieni, jeśli firma nie postawi na dopasowane rozwiązania oraz customizację narzędzi. Środowisko IT musi być bezpieczne i jednocześnie łatwe w użytkowaniu. Powinno zostać stworzone na podstawie analizy potrzeb i specyfiki pracy danej firmy. W końcu powinny powstać moduły skierowane dla konkretnych działów z odpowiednio dopasowaną strukturą i procedurą workflow, a także z dokumentami customowymi.
W kwestii usprawnienia obiegu dokumentacji ważne jest zatem staranne dobranie systemu, tak, by zamiast uniwersalnego ale i mało efektywnego rozwiązania, zaspokoił konkretne potrzeby. Tylko wtedy inwestycja przyniesie zamierzone efekty i rzeczywiście ułatwi pracownikom wykonywanie ich obowiązków.

Zapraszamy do zapoznania się z modułami firmy Korsol, która specjalizuje się w tworzeniu dopasowanych do Klienta zintegrowanych systemów informatycznych, włącznie z tymi odpowiadającymi za documentation flow oraz usprawnianie komunikacji pomiędzy funkcjonującymi już w firmach ERP-ami.

Polecamy zapoznanie się z ofertą Korsol.